SCANNEN, SPEICHERN, SEHEN, SICHER SEIN - DOKUMENTENARCHIV

Jedes Dokument archiviert und grriffbereit

ÜBERSICHTLICH, ÜBERALL EINZUSEHEN: „IHR“ DOKUMENTENARCHIV

Täglich erhalten Sie Dokumente, die archiviert werden müssen – von der einfachen, projektrelevanten E-Mail über Dateianhänge bis zur postalisch erhaltenen Rechnung. All diese Dokumente müssen so abgelegt werden, dass Ihre Kollegen und Sie jederzeit schnell und sicher darauf zurückgreifen können, am besten von überall. Mit unserer Dokumentenarchivierung DocuWare bieten wir Ihnen das moderne System für professionelles Enterprise Content Management. Die Lösung archiviert Dokumente automatisch und unabhängig von Quelle und Format genau nach Ihren Wünschen. Das bedeutet, dass elektronische und Papierdokumente wie Briefverkehr, Datensätze (z.B. aus NEVARIS Finance oder Bau für Windows gedruckte oder übernommene Belege), E-Mails, CAD-, Spool-Dateien, usw. mühelos und sicher in einem zentralen Dokumenten-Pool gespeichert, jederzeit weitergeleitet und verwaltet werden können.

Das Grundprinzip unserer Archivierungslösung basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt – Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente dann in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Er ist von jedem von NEVARIS freigegebenen Windows-PC, über Intra-/Internet und Terminalserver erreichbar. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert.

DocuWare erfüllt die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen wie AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes-Oxley. Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Dateien sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt.

DOKUMENTIMPORT

Briefe, Rechnungen, Berichte, Zeichnungen, Notizen und andere ausgedruckte oder handgeschriebene Dokumente können über beinahe alle Arten von Scannern importiert werden. nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.
Natürlich lassen sich auch Dateien wie z.B. MS Office-Dokumente oder CAD-Dateien archivieren. Das Programm stellt mehrere Möglichkeiten zum Import von Dateien zur Verfügung. Durch Verschieben mit Drag & Drop oder über das Import-Menü gelangen sie in die Briefkörbe. Die Lösung kann auch Ordner im Dateiverzeichnis überwachen, um große Datenmengen automatisch in Briefkörbe oder direkt in Archive zu importieren.
Nicht zuletzt enthält die Dokumentation eines Geschäftsvorgangs auch die Dokumentation von E-Mails. Unsere Archivierungslösung kann E-Mails aus MS Outlook/Exchange und IMAP-E-Mail-Anbietern wie Gmail entweder automatisch oder nach Bestätigung bzw. Korrektur des Anwenders importieren und ablegen. E-Mails lassen sich gemeinsam mit anderen Dokumenten zum gleichen Thema und nach den gleichen Kriterien sortiert archivieren. Dokumentenmanagement leicht gemacht.

Aufrufen von Dokumenten
Unsere Lösung macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe lassen sich als Ganzes, als Teil und in Kombination eingeben oder in Auswahllisten selektieren. Kategorie- und Volltextsuche (auch aus gescannten Dokumenten) können kombiniert werden – in jedem Fall steht das Ergebnis in wenigen Sekunden als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Der Umgang mit den Daten ist denkbar einfach und komfortabel: Abhängig von der Zugangsberechtigung hat jeder Mitarbeiter direkt von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf das elektronische Archiv, sogar mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf dasselbe Dokument.

BEARBEITUNG VON DOKUMENTEN

Bei der Arbeit mit „Live-Dokumenten“, also Dateien, die regelmäßig bearbeitet und aktualisiert werden, bietet DocuWare umfassende Bearbeitungsoptionen an. So können darin abgelegte Dokumente mit dem jeweils zur Erstellung verwendeten Programm bearbeitet werden. Je nach Profileinstellung geschieht dies direkt im Archiv oder nach vorherigem Check-Out des Dokuments. Bei einem Check-Out wird die genutzte Version im Archiv für die Bearbeitung durch andere gesperrt und bei der Wiederablage in das Archiv eine neue Version angelegt. Die alten Versionen bleiben zur Prüfung und Nachverfolgung erhalten.

Markup, Kommentierung und Stempel
Der universelle DocuWare-Viewer stellt zahlreiche leistungsfähige Tools für die Bearbeitung von Dokumenten bereit. Textnotizen und Kommentare, Textmarker-Highlights und Stempel können auf nahezu allen Dokumentformaten angebracht werden. Dabei werden die Dokumente nicht selbst verändert, sondern alle Elemente werden als „Overlay“ gedruckt und separat gespeichert. Stempel lassen sich zur Fixierung und Freigabe von Dokumenten verwenden und dabei elektronische Signaturen integrieren.

DMS ist ein weites Feld. Erfahren Sie mehr über Workflows, Freiformerkennung sowie über unser vorkonfiguriertes Einsteigerpaket.

Diese Unternehmen setzen auf NEVARIS Dokumentenmanagementsystem

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Wer ist NEVARIS?

Wir entwickeln und vertreiben ganzheitliche Software für die Bereiche BIM, Build (techn. Baubetrieb sowie AVA) und Finance (kaufmännischer Bereich). Unser Kernprodukt NEVARIS deckt den kompletten Bedarf einer leistungsfähigen Software für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe ab. Lösungen für die digitale Baustelle, umfassende Software für Planer und Architekten sowie bewährte Lösungen wie AUER Success und Bau für Windows ergänzen unser Portfolio. Mit acht Standorten bieten wir unsere Leistungen im gesamten D|A|CH-Raum an.

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