Die HERING Gruppe ist seit über 130 Jahren unter anderem auf den Schienen in ganz Europa unterwegs und steht für ein breites Spektrum an hochwertigen Systemlösungen beim Bauen, für deren Umsetzung sie auf Bausoftware von NEVARIS und 123erfasst setzt. Wie uns Oliver Krüger, Nachtragsmanager im Bahnbau Gleismanagement, bereits in einer unserer Kundenstorys berichtete, sind solitäre Einzellösungen für das Unternehmen nicht zielführend. Ganz im Gegenteil. HERING setzt auf digitale, schnelle Prozesse, die Hand in Hand und soweit möglich automatisiert laufen. Das spart Zeit und schenkt der gesellschaftsübergreifenden Kommunikation klare und nachvollziehbare Strukturen.
Integration ist das Stichwort
Für Christian Winkler, Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement der HERING Gruppe, stand nach der Kontaktaufnahme unseres Partners CATHAGO von Beginn an fest, ihre innovative App hat großes Potenzial, die für HERING aber nur funktioniert, wenn sie sich an die bereits genutzte ERP-Softwarelösung NEVARIS Finance andocken lässt.
Die direkte Kopplung von CATHAGO an NEVARIS Finance bewertet Christian Winkler als echten Gamechanger
Alles auf Null
2023 – vor Beginn der Entwicklungsphase und dem Pilotprojekt – startete HERING zunächst eine IST-Analyse, um einen ganzheitlichen Überblick zu den Bedarfen an die digitale Materialbeschaffung zu erhalten. Dazu wurden die bisherigen Prozesse zunächst analysiert und sich den zentralen Fragen gestellt:
1
Wo stehen wir eigentlich?
2
Wie sehen die bisherigen Prozesse aus?
3
Was wollen wir ändern?
4
Welche Daten brauchen wir?
5
Was ist das Ziel?
Da wurde uns erstmal bewusst, wie unübersichtlich und komplex sich unsere Materialbeschaffung darstellt.
Christian Winkler
Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement HERING Gruppe
Täglich wird Material sowohl bei externen Lieferanten als auch im HERING Zentrallager für unzählige Projekte bestellt. Unleserliche Lieferscheine, fehlendes Gefühl für Artikelpreise, teils unklare Anforderungen ans Zentrallager prägen den Alltag. Unklare Bestellvorgänge (extern) erschweren den digitalen Prozess des Rechnungsprüflaufes im Jobrouter. Christian Winkler war klar, mit einer zusätzlichen App ohne Datenaustausch mit der genutzten ERP-Software, ist HERING langfristig nicht geholfen — es braucht eine Anbindung an NEVARIS Finance. Die Aufgabe für CATHAGO lautete: Projekte, Kostenstellen inkl. Kostenstellen-Verantwortlichem, Projektadresse der Kostenstelle und der Artikelkatalog des Zentrallagers müssen aus dem ERP-System gezogen und aktualisiert werden.
Nach der Erkenntnis folgte dann die Umsetzung: HERING startete sein Pilotprojekt und es begann 1 Jahr der intensiven Entwicklung, um am Ende das optimale Ergebnis der Materialbeschaffung in Einklang mit der ERP-Software NEVARIS Finance zu erlangen.
„Es muss einem klar sein, dass die Implementierung nicht in einer Woche funktioniert! Man muss wissen, was man davon erwartet! Jedes Unternehmen sollte sich im Klaren darüber sein, dass es nicht das eine Ergebnis für alle gibt, sondern hier erst eine eigene Bedarfs- und Prozessanalyse individuell zum Ergebnis führt. Wie jede andere Anbindung auch, erfordert es eine einheitliche Systematik und gute Qualität seiner Stammdaten im gebenden ERP-System.“
CATHAGO Co-Founder & Geschäftsführer Emil Buxmann bestätigt: „Es war ein Lernprozess für beide Seiten. Die Implementierung war auch für CATHAGO ein Pilotprojekt. Durch die Anbindung an NEVARIS haben wir dazugelernt, wie wir weitere Anbindungen deutlich schneller umsetzen können!“
Mehrwert für HERING
Christian Winkler ist trotz der Aufwendungen zu Beginn der Pilotphase überzeugt, dass der Schritt der Richtige war. Die anwenderfreundliche Oberfläche der CATHAGO-App und des Web-Zugangs, im Zusammenspiel mit der direkten Kopplung an NEVARIS Finance ist ein echter Gamechanger in der Materialbeschaffung. Daten müssen nur einmal eingegeben werden und trotzdem profitiert man von sämtlich angebundenen Systemen. Weiterer Pluspunkt: HERING verwendet das eigene Zentrallager als Lieferanten im CATHAGO System und hat sich somit eine Art Shop-Übersicht für die interne Materialbeschaffung konzipiert.
Die Übersicht der einzelnen Projekte, zu denen jede Rechnung, jeder Lieferant direkt zugeordnet wird, strukturiert und begeistert. Rechnungen können durch eine ordentliche Bestellung im System sofort der entsprechenden Kostenstelle zugewiesen werden. Eine Preisübersicht sowie Produktbilder vereinfachen den Bestellprozess und machen es greifbarer. Kein Rätselraten mehr über eingescannte handschriftlich verfasste Bestellzettel von der Baustelle, dafür eine klare und nachvollziehbare Darstellung von Bestellung bis Lieferung und Rechnung.
Dabei hebt Christian Winkler noch einmal das Dashboard der Analytics-Funktion des CATHAGO-Web Zugangs hervor: „Die Auswertungsmöglichkeiten sind einfach sensationell! Wir können den Zeitraum vorgeben und unsere Lieferanten analysieren oder die Anzahl der Bestellungen nach Projekten auswerten. „Die Bedienung“, schwärmt Christian Winkler, „ist einfach und verständlich.“
Fazit „Wir würden diesen Schritt immer wieder gehen!“
„Für uns stand gleich zu Beginn fest, dass wir die App von CATHAGO als Bestandteil unserer ERP-Software NEVARIS Finance integrieren möchten. Diese Vereinbarkeit hat unsere digitale Materialbeschaffung völlig neu strukturiert und eine durchgängige Dokumentation ermöglicht, die sensationell ist. Die Zusammenarbeit mit NEVARIS und CATHAGO während der Implementierung war für uns durchweg zielführend und fruchtbar. Wir würden diesen Schritt immer wieder gehen“, bestätigt Christian Winkler.
Fotos: Adobe Stock, HERING
