E-Rechnung im Bauwesen: Alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnung

Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht – auch im Bauwesen. Hier erfahren Sie, was jetzt gilt, welche Übergangsregelungen Sie kennen sollten und wie Sie die Chancen der digitalen Rechnungsstellung optimal nutzen.

Was interessiert Sie besonders?

1. E-Rechnung im Bauwesen: Das Wichtigste in Kürze
2. Was ist eine E-Rechnung?
3. E-Rechnungspflicht im Bauwesen: Fristen und Ausnahmen
4. Das Ziel der E-Rechnungspflicht
5. Wie funktioniert die E-Rechnung im Bauwesen?
6. Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für die Baubranche?
7. Wie NEVARIS Sie bei der E-Rechnungspflicht unterstützt

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die vollständig in digitaler Form erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien enthält sie strukturierte Datenformate wie XML (Extensible Markup Language). E-Rechnungen sind außerdem maschinell lesbar und entsprechen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Das Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ist die X-Rechnung.

E-Rechnungspflicht im Bauwesen: Fristen und Ausnahmen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen im Bauwesen vor tiefgreifenden Veränderungen. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber klare Fristen, Ausnahmen und Sonderregelungen festgelegt.

E-Rechnungspflicht seit 2025

Seit Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend. Grundlage dafür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung, die mit dem Wachstumschancengesetz in nationales Recht umgesetzt wurde.

Übergangsregelungen im Detail

Um die Einführung der E-Rechnung im Bauwesen praktikabel zu gestalten, sieht der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsregelungen vor:

• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und alternative elektronische Formate (z.B. PDF) sind weiterhin erlaubt, jedoch nur mit Einwilligung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden; kleinere Unternehmen können weiterhin andere Formate nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen auf E-Rechnungen umstellen. Das EDI-Verfahren bleibt für Unternehmen bestehen, sofern ein korrekter und vollständiger Meldedatensatz extrahiert werden kann.

E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Ausnahmen & Sonderfälle

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden (B2C), steuerfreie Umsätze, Fahrtausweise sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Für öffentliche Aufträge gelten zudem Sonderregeln, etwa bei Direktvergaben unterhalb bestimmter Schwellenwerte. Auch Rechnungen ins EU- oder Nicht-EU-Ausland fallen aktuell nicht unter die nationale E-Rechnungspflicht.

Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten

E-Rechnungen unterliegen denselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: Sie müssen nach § 14b UstG acht Jahre lang aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen betrifft dies vor allem den strukturierten Teil der Rechnung, der in seiner ursprünglichen Form unverändert und unversehrt gespeichert werden muss.

Maßstab sind hier die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie schreiben vor, dass E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden müssen. Sprich unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar und mit einer lückenlosen Protokollierung von Änderungen.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten geeignete Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme einsetzen, die Manipulationen ausschließen und eine rechtssichere Aufbewahrung gewährleisten. Kleinere Unternehmen, die unter die Umsatzgrenzen des § 19 UStG fallen, haben hier etwas mehr Spielraum. Dennoch ist auch für sie eine strukturierte und sichere Ablage der E-Rechnungen dringend zu empfehlen.

Das Ziel der E-Rechnungspflicht

Das Ziel der E-Rechnung in der EU ist es, Transparenz zu fördern, manuelle Fehler zu minimieren und die Effizienz durch strukturierte Datenformate zu steigern. Eine E-Rechnung stellt sicher, dass alle relevanten Daten maschinell lesbar und vollständig übermittelt werden.

So profitieren Sie von der E-Rechnung im Bauwesen:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert den administrativen Aufwand erheblich, beschleunigt Freigabeprozesse und sorgt für eine deutlich schnellere Übermittlung von Rechnungen.
• Fehlervermeidung: Weniger manuelle Eingriffe führen zu einer deutlich niedrigeren Fehlerquote. Daten werden direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen, wodurch Übertragungsfehler und doppelte Erfassungen vermieden werden.
• Transparenz: Eine klare und strukturierte Dokumentation erleichtert die Nachverfolgung und Prüfung von Transaktionen. Gleichzeitig sind Rechnungen jederzeit digital auffindbar, was die Ablage und Archivierung wesentlich vereinfacht.

Wie funktioniert die
E-Rechnung im Bauwesen?

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im Bauwesen wirft viele Fragen auf. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, worauf es ankommt und wie Sie die neuen Vorgaben Schritt für Schritt sicher umsetzen.

Zulässige E-Rechnungs-Formate

Für die E-Rechnungspflicht sind in erster Linie die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant. Beide erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gewährleisten damit, dass Rechnungen maschinenlesbar und gesetzeskonform verarbeitet werden können.

Während die XRechnung ausschließlich im XML-Format vorliegt, bietet die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zusätzlich eine PDF-Darstellung und verbindet so maschinelle Verarbeitung mit einer für Menschen lesbaren Version.

Unter bestimmten Bedingungen sind auch alternative Formate zulässig, sofern sich Rechnungsaussteller und -empfänger darüber einig sind und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie ein System, das die Rechnungsdaten in das vorgeschriebene XML-Format überträgt. Am komfortabelsten ist es, wenn Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software bereits über eine Exportfunktion für XRechnung oder ZUGFeRD verfügt. Falls Sie keine entsprechende Software nutzen, können Sie auf kostenfreie Online-Portale der öffentlichen Verwaltung oder spezialisierte Cloud-Dienste zurückgreifen.

Damit eine E-Rechnung rechtsgültig ist, müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Steuerbeträge vollständig erfasst sein. Diese Daten werden im strukturierten Datensatz gespeichert, sodass sie automatisch von den Systemen des Empfängers verarbeitet werden können.

E-Rechnung Beispiel

Inhaltlich unterscheidet sich eine E-Rechnung kaum von einer herkömmlichen Rechnung. Der Unterschied liegt in der Darstellung: Während eine normale Rechnung als PDF oder Papierdokument leicht lesbar ist, erscheint die E-Rechnung im XML-Format. Dieses wirkt auf den ersten Blick technisch und unübersichtlich, ermöglicht jedoch die automatische Verarbeitung durch Software-Systeme.

Wie versende ich eine elektronische Rechnung?

Für den Versand elektronischer Rechnungen gibt es keinen gesetzlich vorgeschriebenen Weg. Geschäftspartner können sich daher grundsätzlich auf den Übertragungsweg einigen. Am weitesten verbreitet ist die Übermittlung per E-Mail. Allerdings birgt dieser Weg Sicherheitsrisiken, da weder die Zustellung garantiert ist noch Manipulationen auf dem Übertragungsweg ausgeschlossen sind.

Eine sichere Alternative sind spezialisierte Netzwerke wie PEPPOL oder TRAFFIQX. Dabei handelt es sich um digitale Austauschplattformen, die Rechnungen standardisiert und verschlüsselt übertragen.

Wenn Sie eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber senden möchten, müssen Sie dafür spezielle Plattformen nutzen. Auf Bundesebene ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Für weitere Behören und Länder steht zusätzlich die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform zur Verfügung.

E-Rechnung empfangen und öffnen

Wenn Sie eine E-Rechnung empfangen, erhalten Sie diese meist per E-Mail, über ein Rechnungsportal oder über eine zentrale E-Rechnungsplattform der öffentlichen Verwaltung.

E-Rechnungen liegen in der Regel im XML-Format vor, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Solche Dateien können Sie nicht einfach per Doppelklick wie ein PDF lesen, da sie primär für die maschinelle Verarbeitung gedacht sind.

Um eine E-Rechnung zu öffnen, benötigen Sie:

• Einen E-Rechnungs-Viewer (kostenlos im Internet verfügbar), der die XML-Datei in ein lesbares Layout umwandelt.
• Buchhaltungs- oder ERP-Software, die das Format unterstützt und die Inhalte direkt verständlich darstellt.

Wenn es sich um das hybride ZUGFeRD-Format handelt, liegt oft zusätzlich eine PDF-Version bei. die Sie sofort öffnen können. In allen anderen Fällen sorgt ein Viewer oder Ihre Buchhaltungssoftware dafür, dass Sie die Daten der Rechnung in klarer, tabellarischer Form sehen.

Was bedeutet die E-Rechnungs-pflicht für die Baubranche?

Das Baugewerbe ist durch komplexe Projektstrukturen, lange Lieferketten und zahlreiche Partner bzw. Nachunternehmer gekennzeichnet. Die Herausforderung besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Branche mit den neuen gesetzlichen Anforderungen zu vereinbaren. Genau hier setzt die E-Rechnungspflicht an: Sie ermöglicht eine klarere Dokumentation und eine automatisierte Prüfung der Rechnungen.

Für Entscheider in Bauunternehmen heißt das: jetzt aktiv werden. Wer den digitalen Wandel nur als Pflicht versteht, reagiert zu spät. Besser ist es, die Umstellung bewusst zu gestalten und Chancen zu nutzen. Besonders wichtig ist dabei die klare Unterscheidung zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Eingangsrechnungen müssen sorgfältig geprüft und validiert werden. Ausgangsrechnungen hingegen sind so zu erstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, maschinenlesbar und vollständig korrekt sind.

Wie NEVARIS Sie bei der E-Rechnungspflicht unterstützt 

Mit NEVARIS erfüllen Bauunternehmen die E-Rechnungspflicht nicht nur zuverlässig, sondern auch effizient. Unsere Bausoftware nimmt Ihnen viele manuelle Schritte ab, sorgt für klare Prozesse und schafft Sicherheit im digitalen Rechnungswesen.

Bildnachweis:  Titelbild: stock.adobe.com/Liubomir; Bild 1: NEVARIS Bausoftware GmbH