Was Sie Zum neuen Standard in der BAUBRANCHE wissen müssen
Ab Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht zur neuen Norm im Baugewerbe. Diese rechtliche Änderung erfordert strategische Weichenstellungen und eröffnet gleichzeitig Chancen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, können einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erzielen.
Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfassenden europäischen Plans zur Modernisierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen.
Mit der Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU (Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung) und der Umsetzung durch das Wachstumschancengesetz wird die digitale Rechnungsstellung in Deutschland ab 2025 verpflichtend.
Das Ziel der E-Rechnungspflicht
Das Ziel dieser Maßnahme ist es, Transparenz zu fördern, manuelle Fehler zu minimieren und die Effizienz durch strukturierte Datenformate wie XML (Extensible Markup Language, ein maschinenlesbares Format zur Übertragung strukturierter Daten) zu steigern. Eine E-Rechnung, zum Beispiel im Format X-Rechnung (Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland), stellt sicher, dass alle relevanten Daten maschinell lesbar und vollständig übermittelt werden.
- Effizienzsteigerung
Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
- Fehlervermeidung
Weniger manuelle Eingriffe führen zu einer deutlich niedrigeren Fehlerquote.
- Transparenz
Eine klare und strukturierte Dokumentation erleichtert die Nachverfolgung und Prüfung von Transaktionen.
Was bedeutet das für die Baubranche?
Für das Baugewerbe, das durch komplexe Projektstrukturen, lange Lieferketten und zahlreiche Partner bzw. Nachunternehmern gekennzeichnet ist, besteht die Herausforderung darin, die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Branche mit den neuen gesetzlichen Anforderungen zu vereinbaren. Genau hier setzt die E-Rechnungspflicht an: Sie ermöglicht eine klarere Dokumentation und automatisierte Prüfung der Rechnungen.
Für Entscheider in Bauunternehmen ist es elementar, die notwendigen Schritte einzuleiten, um den digitalen Wandel proaktiv zu gestalten und nicht nur als Reaktion auf gesetzliche Vorgaben umzusetzen. Grundsätzlich wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen der Handhabung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Eingangsrechnungen müssen geprüft und validiert werden, während Ausgangsrechnungen gesetzeskonform und maschinenlesbar erstellt werden müssen.
Rechnungsprozesse im Bauwesen sind wegen der Vielzahl an Projekten und den komplexen Lieferketten anspruchsvoll. Bauleiter und Einkaufsteams müssen viele Positionen prüfen, die sich projektabhängig ändern. Mit der E-Rechnungspflicht muss dies strukturierter ablaufen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Stefan Nußbaum
Experte für Rechnungslösungen bei NEVARIS
Wie NEVARIS Sie bei der E-Rechnungspflicht unterstützt
In dem dynamischen Umfeld des Baugewerbes erfordert die Umstellung auf die E-Rechnung zuverlässige und branchenspezifische Lösungen. NEVARIS bietet mit seinen Softwarelösungen optimale Unterstützung, sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen gesetzeskonform zu verarbeiten.
Einfache Umstellung auf E-Rechnung und nahtlose Integration
NEVARIS stellt sicher, dass Eingangsrechnungen maschinell geprüft und validiert werden können, ohne den Einsatz von OCR-Software (Software zur Texterkennung in Dokumenten). Stattdessen werden Rechnungen im XML-Format verarbeitet und in prüfbare PDF-Versionen umgewandelt, damit Bauleiter und Einkaufsteams die Dokumente effizient prüfen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen können. Für Ausgangsrechnungen bietet NEVARIS eine vollständige Unterstützung bei der Erstellung von E-Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen wie XRechnung entsprechen.
Vorteile der NEVARIS-Lösungen für die E-Rechnungspflicht
1
Prozessautomatisierung: Die Software ermöglicht die automatische Prüfung und Validierung von Eingangsrechnungen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
2
Benutzerfreundlichkeit: Bauleiter und Einkaufsteams profitieren von einer intuitiven Oberfläche, die es ermöglicht, Rechnungen in PDF-Form zu prüfen und zu korrigieren, bevor sie zur finalen Buchhaltung gehen.
3
Rechtskonformität: Mit NEVARIS können ausgehende Rechnungen den Vorgaben der E-Rechnungspflicht über die von uns vertriebenen Partnerlösungen wie JobRouter und DocuWare (Software für digitale Prozesse und Dokumentenmanagement) erstellt werden.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 markiert für das Baugewerbe nicht nur eine regulatorische Veränderung, sondern eine strategische Chance. Die verbleibende Zeit bis zur Frist sollte genutzt werden, um interne Abläufe zu analysieren, Mitarbeitende zu schulen und schrittweise Implementierungen vorzunehmen. Unternehmen, die jetzt die richtigen Maßnahmen ergreifen, werden nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern positionieren sich auch als Vorreiter in der digitalen Transformation der Bauwirtschaft.
