E-Rechnungspflicht in der Praxis – Wir bereiten Sie vor

KEIN GRUND FÜR WOLKEN ÜBER IHRER BAUSTELLE -Praxistipps und meilensteine ZUR E-RECHNUNG

Ab Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht zur neuen Norm im Baugewerbe. Diese rechtliche Änderung erfordert strategische Weichenstellungen und eröffnet gleichzeitig Chancen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, können einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erzielen. 

Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfassenden europäischen Plans zur Modernisierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen.

Um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, wie NEVARIS Bauunternehmen bei der Einführung der E-Rechnung unterstützt, haben wir mit Stefan Nußbaum, Key-Account-Manager bei NEVARIS und Experte für Rechnungslösungen, gesprochen. Er erklärt, wie die Softwarelösungen den Übergang zur E-Rechnungspflicht erleichtern und welche Vorteile sie in der Praxis bieten. 

Herr Nußbaum, warum ist die Einführung der E-Rechnungspflicht für das Baugewerbe eine so große Herausforderung? 

 

Die Rechnungsprozesse im Bauwesen sind wegen der Vielzahl an Projekten und den komplexen Lieferketten besonders anspruchsvoll. Bauleiter und Einkaufsteams müssen viele Positionen prüfen, die sich projektabhängig ändern. Mit der E-Rechnungspflicht müssen diese Prüfungen strukturierter ablaufen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Hier sind maschinenlesbare Formate wie XRechnung entscheidend, da sie eine automatisierte und fehlerfreie Prüfung ermöglichen. 

 

Wie unterstützt NEVARIS Bauunternehmen bei der Einhaltung dieser neuen Anforderungen? 

 

Unsere Softwarelösungen wie NEVARIS Build, Finance und DMS sind so entwickelt, dass sie den gesamten Rechnungsprozess abdecken. Eingangsrechnungen werden im XML-Format verarbeitet und können von unseren Systemen in PDF umgewandelt werden, damit Bauleiter und Einkäufer die Prüfung und Korrektur digital vornehmen können. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote. 

Korrekturen sind im Bauwesen sehr häufig, besonders bei Nachunternehmer-Positionen. In der Praxis sehen wir Korrekturquoten von etwa 75 bis 80 Prozent. Mit NEVARIS können diese Korrekturen direkt digital vorgenommen werden, was manuelle Nacharbeiten und Berechnungen überflüssig macht.

Stefan Nussbaum

Stefan Nußbaum

Experte für Rechnungslösungen, NEVARIS

Wie unterstützt NEVARIS Bauunternehmen konkret bei der Erstellung und dem Versand von Ausgangsrechnungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht? 

 

NEVARIS ermöglicht es Bauunternehmen, Ausgangsrechnungen vollständig gesetzeskonform im Format X-Rechnung zu erstellen. Die Software NEVARIS BUILD sorgt dafür, dass alle relevanten Daten automatisch erfasst und strukturiert in das XML-Format übertragen werden. Darüber hinaus können Rechnungen auch über die von uns vertriebenen und integrierten Partnerlösungen wie JobRouter oder DocuWare erstellt und versendet werden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass die Ausgangsrechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne dass umfangreiche manuelle Anpassungen nötig sind. 

 

Was empfehlen Sie Bauunternehmen, die sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten möchten? 

 

Unternehmen, die bereits NEVARIS Lösungen nutzen, sind auf der sicheren Seite und vorbereitet. Alle anderen Unternehmen sollten sich jetzt schnell vorbereiten und sich für eine Softwarelösung entscheiden, die speziell für die Anforderungen des Baugewerbes entwickelt wurde. Mit NEVARIS haben die Kunden einen Partner an ihrer Seite, der nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch flexible, skalierbare und praxisorientierte Lösungen bietet. So wird die Einführung der E-Rechnung nicht nur zur Pflicht, sondern zur Chance, die internen Prozesse zu modernisieren und langfristig zu profitieren. 

Wichtige Milestones zur E-Rechnungspflicht 

  • Die verpflichtende E-Rechnung gilt für steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze (Business-to-Business-Umsätze innerhalb Deutschlands). 
  • Rechnungen müssen maschinell lesbar sein und den internationalen Standards der CEN-Norm EN 16931 entsprechen (eine europäische Norm für elektronische Rechnungen). 
  • Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x erfüllen die Anforderungen der EN 16931 und können zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht verwendet werden. 
  • Individuelle Vereinbarungen über alternative Formate sind zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger unter bestimmten Bedingungen zulässig. 
  • Ab dem 1. Januar 2025 soll auf Papierrechnungen verzichtet werden, E-Rechnungen werden bevorzugt. 
  • Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und alternative elektronische Formate (z.B. PDF) sind weiterhin erlaubt, jedoch nur mit Einwilligung des Empfängers. 
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden; kleinere Unternehmen können weiterhin andere Formate nutzen. 
  • Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen auf E-Rechnungen umstellen. Das EDI-Verfahren bleibt für Unternehmen bestehen, sofern ein korrekter und vollständiger Meldedatensatz extrahiert werden kann. 

Der nächste Schritt: Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht 

Die Frist für die Einführung der E-Rechnungspflicht rückt näher, und Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre internen Abläufe entsprechend anzupassen. Die Umstellung kann in mehreren Schritten erfolgen. 

 

  • Analyse der bestehenden Prozesse: Eine Bestandsaufnahme hilft dabei, festzustellen, welche Prozesse bereits digital sind und wo Anpassungen notwendig sind. 
  • Einführung einer geeigneten Softwarelösung: Die Wahl einer zuverlässigen Software wie NEVARIS ist entscheidend, um den Übergang reibungslos zu gestalten. 
  • Schulung und Einbindung der Mitarbeiter: Eine frühzeitige Einbindung der beteiligten Teams – insbesondere Bauleiter, Einkäufer und Buchhaltung – sichert eine hohe Akzeptanz und einen effektiven Einsatz der neuen Prozesse. 
  • Integration und Testläufe: Ein schrittweises Roll-out und Tests in realen Szenarien sorgen dafür, dass mögliche Hindernisse frühzeitig identifiziert und behoben werden. 

E-Rechnung triebfeder für ihr unternehmen

Die E-Rechnungspflicht ist also ein Sprungbrett, nicht nur für die Compliance, sondern für nachhaltige betriebliche Exzellenz. Mit einem strategischen Partner wie NEVARIS an der Seite wird aus einer gesetzlichen Notwendigkeit eine unternehmerische Stärke.