Bye bye Entlastungsprämie
Die geplante Entlastungsprämie für 2026 der deutschen Bundesregierung hat im Vorfeld für viel Aufmerksamkeit gesorgt. Umso größer ist nun die Ernüchterung gerade bei Mitarbeitern: Die steuerfreie Einmalzahlung ist vom Tisch.
Für viele Unternehmen stellt sich damit ganz konkret die Frage, wie Mitarbeitende dennoch wirksam, steueroptimiert und nachhaltig unterstützt werden können.
Eine besonders attraktive Alternative rückt dabei immer wieder stärker in den Fokus: der steuerfreie Sachbezug.
Vom Einmaleffekt der Prämie zur nachhaltigen Entlastung
Während eine Einmalzahlung kurzfristig wirkt, bietet der Sachbezug einen entscheidenden Vorteil: Kontinuität. Statt eines einmaligen Betrags profitieren Mitarbeitende Monat für Monat von bis zu 50 Euro – steuer- und sozialabgabenfrei.
Das bedeutet konkret: Bis zu 600 Euro pro Jahr zusätzlich zum Gehalt, ohne dass davon Abzüge entstehen. Für Arbeitgeber bleibt der Mitteleinsatz kalkulierbar, während Mitarbeitende eine spürbare und dauerhafte Entlastung erfahren.
Ein einfaches Beispiel: Ein monatlicher Tank- oder Einkaufsgutschein in Höhe von 50 Euro erhöht effektiv die Kaufkraft – ohne die üblichen Abzüge, die bei einer Gehaltserhöhung anfallen würden.
Sachbezug: Gesetzliche Grundlage und Rahmenbedingungen
Die rechtliche Basis bildet § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Demnach können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatliche Sachbezüge bis zu einer Freigrenze von 50 Euro gewähren, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Zentral ist dabei: Der Sachbezug muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von Gehalt ist ausdrücklich nicht zulässig.
Seit den gesetzlichen Anpassungen durch die Jahressteuergesetze 2019 und 2020 sowie das BMF-Schreiben vom 13.04.2021 gelten zudem klar definierte Anforderungen an Gutscheinlösungen. Diese müssen insbesondere die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
Freigrenze statt Freibetrag – ein entscheidender Unterschied
Ein häufiger Fehler in der Praxis liegt im Verständnis der 50-Euro-Grenze. Es handelt sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze.
Das bedeutet: Bereits bei einer Überschreitung von nur einem Cent wird der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Eine sorgfältige Steuerung und Kontrolle ist daher essenziell.
Ebenso wichtig: Nicht genutzte Beträge können weder übertragen noch angespart werden. Jeder Monat wird isoliert betrachtet.
Welche Sachbezugsmodelle sind sinnvoll?
Der klassische Tankgutschein ist nach wie vor weit verbreitet, bringt jedoch einige Nachteile mit sich. Er ist oft unflexibel, an bestimmte Anbieter gebunden und für Mitarbeitende ohne Fahrzeug wenig attraktiv.
Alternativen bieten deutlich mehr Flexibilität:
Flexible Gutschein- oder Prepaidkarten ermöglichen eine breite Nutzung innerhalb definierter Rahmenbedingungen und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen. Sie reduzieren zudem den administrativen Aufwand erheblich.
Zuflussprinzip und Abrechnung
Für die steuerliche Bewertung ist nicht der Zeitpunkt der Nutzung entscheidend, sondern der Zeitpunkt der Gewährung. Maßgeblich ist das sogenannte Zuflussprinzip gemäß R 38.2 LStR.
In der Entgeltabrechnung muss der Sachbezug als eigener Gehaltsbestandteil ausgewiesen werden. Gleichzeitig erfolgt eine Neutralisierung im Nettobereich, da keine Auszahlung in Geld erfolgt.
NEVARIS Finance Baulohn bietet dafür entsprechende Musterlohnarten. Durch die universelle Schnittstelle zum Import von Berichtsdaten können hier auch die verschiedensten Anbieter von Mitarbeiter-Benefits und insbesondere von Gutschein- und Sachbezugslösungen unterstützt werden.
Dokumentation und Prüfungssicherheit
Die Gewährung von Sachbezügen ist dokumentationspflichtig. Arbeitgeber müssen jederzeit nachweisen können, wann und in welcher Form die Leistungen gewährt wurden.
Erforderlich sind insbesondere:
1
Nachweise über die Gewährung (z. B. Abrechnungsdaten)
2
Belege oder Rechnungen der eingesetzten Gutscheinlösungen
Fehler in der Umsetzung können bei Betriebsprüfungen schnell zu Nachforderungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung führen. Eine saubere Prozessgestaltung ist daher unerlässlich.
Fazit: Strategischer Benefit statt kurzfristiger Lösung
Der steuerfreie Sachbezug bietet eine rechtssichere, flexible und nachhaltige Möglichkeit, Mitarbeitende zu unterstützen und gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität zu steigern.
Oder anders gesagt: Aus einer einmaligen Entlastung wird ein dauerhafter Mehrwert.
Und nicht zuletzt gilt: Wer solche Benefits bietet, sollte auch darüber sprechen – intern wie extern.
Bildnachweis: Adobe Firefly, NEVARIS
