Neue Bausoftware implementieren: 8 Tipps, wie der Systemwechsel gelingt

HEUTE INSTALLIERT, MORGEN DAS ERSTE PROJEKT GESTARTET? WARUM DAS NIEMALS FUNKTIONIERT UND PLANUNG DAS A UND O IST.

Auch wenn die Software-Installation schnell geschafft ist: Je nach Größe eines Unternehmens dauert es unterschiedlich lange, eine neue Bausoftware einzuführen. Damit der Umstieg reibungslos klappt, sollten Bauunternehmer gründlich planen. Tipps für die Einführung einer neuen Bausoftware und was Sie bei der Vorbereitung und Begleitungen des Systemwechsels bedenken sollten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

 

Bei einer Firma mit nur einem Standort und wenigen Mitarbeitenden kann die Implementierung der neuen Bausoftware tatsächlich in sehr kurzer Zeit erfolgen. Bei größeren Bauunternehmen oder Bauunternehmen mit mehreren Standorten lohnt sich eine umfassende Planung. Wie die Umstellung auf die neue Software klappt, hängt entscheidend davon ab. Beachten Sie deshalb die folgenden acht Punkte.

1.   DEFINIEREN SIE IHR ZIEL: WAS WOLLEN SIE MIT NEUER SOFTWARE ERREICHEN?

Die meisten Unternehmen wechseln eine Software aus einem bestimmten Grund. Der Wechsel kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn die bestehende Software vom Hersteller nicht mehr gewartet wird. Oder sie die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt. Möglich ist auch, dass mehrere Systeme zusammengelegt werden sollen. Vielleicht geht es auch um eine Unternehmenskonsolidierung oder Sie möchten die Mitarbeiter mehrerer Standorte mit einer einheitlichen Bausoftware arbeiten lassen? Die Digitalisierung und die daraus resultierenden Vorteile für Bauunternehmen sind ebenfalls ein Grund, den Softwareanbieter zu wechseln.

Wichtig ist aber auch: Allein mit einem neuen Programm ist es nicht getan. Die Arbeit steckt vor allem in der Vorbereitung, wenn Sie Ihr Ziel erreichen möchten.

2.   AN WELCHER STELLE SOLL DIE SOFTWARE IHR BAUUNTERNEHMEN UNTERSTÜTZEN?

Die Frage, die Sie sich als Nächstes stellen sollten: Welche Bereiche Ihres Unternehmens soll die neue Software unterstützen?

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3.   BEREITEN SIE DEN WECHSEL AUF DIE NEUE BAUSOFTWARE VOR

Auch die Einzeletappen beim Umstieg auf ein neues Programm sollten gut geplant werden.

Statt eines harten Schnitts wählen viele Bauunternehmen einen schrittweisen Übergang.

Dafür bringen sie Bestandsprojekte in der bisherigen Software zum Abschluss und beginnen gleichzeitig neue Projekte mit der neuen Software. Unser Tipp: Wechseln Sie nicht innerhalb eines Projektes die Software. Das ist ein fehleranfälliges Vorgehen. Planen Sie mit einer realistischen Umsetzungszeit. Am besten klappt es, wenn Sie die grundlegende IT-Planung, die eigentliche Software-Implementierung bis hin zur Datenaufbereitung, mit Experten planen, die viel Erfahrung haben und auch Best Cases aus anderen Projekten kennen. So profitieren Sie vom speziellen Know-how.

5.   SICHTEN SIE ALTDATEN UND ENTSCHEIDEN SIE, WAS SIE ÜBERNEHMEN UND WIE SIE DIE DATEN STRUKTURIEREN

Wie die Übernahme unterschiedlicher Daten abläuft, hängt auch von der Größe des Unternehmens ab. Ihr Softwarepartner sollte gemeinsam mit Ihnen entscheiden, welche Systeme Sie ablösen und welche Daten Sie daraus übernehmen. Es ist sinnvoll, die Stammdaten zu übernehmen sowie Informationen aus Projekten, die Ihr geistiges Eigentum sind.

NORMDATENAUSTAUSCH ODER DATENIMPORT AUS ALT-PROGRAMMEN (GILT FÜR DIE BAUTECHNIK)

Dafür gibt es mehrere Wege: In Österreich und Deutschland gibt es für den Datenaustausch in der Bautechnik Regelungen und Normen. In Deutschland ist der klassische Weg der Austausch über GAEB, in Österreich ist es die ÖNORM. Wenn das nicht reicht, dann kann man noch sehr viel über EXCEL managen.

Zum Glück haben viele Alt-Programme einen Excel-Export und NEVARIS-Produkte haben andererseits einen Excel-Import. Reicht auch das nicht aus, dann sollte Ihr Softwarepartner prüfen, welche anderen Daten zu übernehmen sind. Bei NEVARIS kümmert sich der Professional Service um solche Aufgaben. Wir raten zum Normdatenaustausch, mit dem Unternehmen schon sehr viel übernehmen können, in der Bautechnik mit der Übernahme aus Excel gepaart. Auf diese Weise bekommen Sie sehr schnell Ihre Daten von A nach B.

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6.   WAS SIE BEI DER INSTALLATION DER NEUEN BAUSOFTWARE BEACHTEN SOLLTEN

Wenn Sie diese Schritte alle hinter sich haben, kommt irgendwann der Tag, an dem die neue Bausoftware eingespielt wird. Wie reibungslos dies abläuft, hängt auch von der Hardware in Ihrem Unternehmen ab. Die Systemvoraussetzungen sollten Sie deshalb schon vorab prüfen. Auch bei der Hardware up to date zu bleiben, lohnt sich: Programme laufen fehlerfrei und schnell, System-Updates sind deutlich länger möglich und gewährleisten damit auch eine wesentlich höhere Datensicherheit.

Außerdem führt moderne Hardware dazu, dass Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten können und dadurch zufriedener sind. Denn:

Gute Werkzeuge erleichtern die Arbeit und ermöglichen bessere Ergebnisse – das gilt auch im digitalen Bereich.

7.   IHRE MITARBEITER NEHMEN AN EINER UMFASSENDEN SCHULUNG TEIL

Damit Ihre Mitarbeiter optimal mit dem neuen Programm umgehen können und schnell Tricks und Kniffe kennen, sollten sie eine umfassende Schulung erhalten. Planen Sie deshalb die entsprechende Zeit ein, die die Mitarbeiter für Schulungen benötigen.

Für Nevaris-Kunden gibt es zwei Wege: Als Standard bieten wir umfassende Schulungen an. Dafür kommen Kunden für Seminare zu uns oder wir führen die Schulung online durch. Daneben haben wir die Möglichkeit, individuelle Schulungen vor Ort oder online anzubieten, welche von Kunden zu speziellen Themen gewünscht werden.

Nach unserer Erfahrung sind viele später auftretende Probleme mit der Software auf unvollständige Schulungen zurückzuführen. Unternehmen sollten nicht an der Mitarbeiterschulung oder am initialen Seminar sparen. Viele Kunden melden sich bei Problemen, die sie mit der Software haben, bei unserem Support – das wäre durch eine Schulung oft zu vermeiden gewesen.

8.   BLEIBEN SIE AUF DEM LAUFENDEN

Auch nach der Einrichtung der neuen Software möchten Sie auf dem Laufenden bleiben. Deshalb bieten wir zum Beispiel regelmäßige Seminare an. Unsere Experten informieren dabei über Neuerungen unserer Software und geben Tipps, wie Sie in der Anwendung noch mehr rausholen. Wir stellen Ihnen Gesetzesänderungen beispielsweise im Lohnbereich vor und weisen Sie in neue Module oder Produktbereiche ein. Und natürlich haben Sie Gelegenheit, Ihre Fragen zu stellen.

Sie haben noch Fragen zur Einführung einer neuen Bausoftware? Wir beraten Sie gern.

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Bildnachweise: sabthai/iStock via Getty Images; shapecharge/E+ via Getty Images.