NEVARIS Insights: Über die Herausforderungen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorschriften

„Wir stehen für marktführende Lösungen, die sich durch ein Maximum an Anwenderfreundlichkeit und einen hohen Spezialisierungsgrad abheben. Unsere Motivation ist der Erfolg unserer Kunden. Wir ermöglichen es unseren Kunden, komplexe Prozesse effizient zu steuern und schon heute mit der Arbeitsweise von morgen zu arbeiten.“ Falls Sie diesen Text nicht kennen finden Sie ihn auf unserer Website unter dem Menüpunkt „Über uns“.

Dass wir von NEVARIS alles tun, damit unsere Kunden mit zeitgemäßen und vor allem gesetzes- und regelkonformen Anwendungen arbeiten, auf die Sie sich voll und ganz verlassen können, ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

„Klar“, denken Sie sich jetzt vielleicht. „Habe ich schon auf diversen Blogs und Websites gelesen. Schreibt doch jeder (Software-) Hersteller.“ Und fragen Sie sich vielleicht auch, was wirklich dran ist, an diesen augenscheinlichen Marketing-Botschaften?

Wir nehmen Sie mit hinter unsere Kulissen und geben Ihnen einen Einblick, was bei uns passiert, damit Sie gut und auf aktuellem Stand mit unseren Anwendungen arbeiten können. Machen Sie sich selbst ein Bild davon, ob wir unser Versprechen einhalten.

Klaus-Peter Schrodt, Fachberater Product Management, und Walter Zehm, Product Manager, wirken bei NEVARIS an der Entwicklung unserer Software mit und geben in einem Interview einen Einblick in einen spannenden, aber auch von Herausforderungen geprägten Arbeitsalltag in der Bausoftwareentwicklung.

Beispiel: Verpflichtende Einführung der Elektronischen Rechnung (XRechnung)

Zum Hintergrund: Gemäß einer EU-Richtlinie müssen die Behörden der EU-Staaten in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Seit dem 27.11.2018 sind in Deutschland die Bundesministerien und Verfassungsorgane zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Sukzessive wurde diese Annahmepflicht ausgeweitet auf alle weiteren öffentlichen Auftraggeber und Bundesstellen. Seit dem 27.11.2020 sind auch die Lieferanten mit einbezogen. Sie müssen Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR in elektronischer Form bei ihren öffentlichen Auftraggebern einreichen.

Klaus-Peter Schrodt

Der Bund muss im Zuge der Digitalisierung alle Eingangsrechnungen von seinen Auftragnehmern digital bekommen. Digital heißt in diesem Zusammenhang allerdings, anders als z.B. in der Schweiz, wo ein PDF-Dokument ausreicht, dass strukturiert Informationen übermittelt werden müssen, die EDV-seitig ausgelesen, interpretiert und validiert werden können. Der Gesetzgeber hat einen klaren Terminplan vorgegeben, zu wann die Anforderungen auch von den Rechnungstellern erfüllt werden müssen.

Man hat sich angelehnt an die europäische Norm EN 16931, die den Rechnungsaustausch schon länger vorgesehen hat. Weil die europäische Norm eine allgemeine Norm ist, wurde für die Ausarbeitung der deutschen Belange die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) eingesetzt. Die KoSIT soll die europäische Norm eingrenzen auf die deutschen Regularien, also darauf, was von den deutschen Behörden vorgegeben wird.

Das Ergebnis war eine Liste mit Anforderungen, was mit einer elektronischen Rechnung übermittelt werden soll. Diese Vorgaben aus der Norm haben wir abgeglichen mit unseren Daten aus der Anwendung. Welche Daten haben wir im System, welche müssen wir neu bauen? Und wir mussten das eine oder andere auch erweitern.

Mengeneinheiten ist dabei ein großer Punkt, der noch schlecht gelöst ist. Da gibt es eine Codeliste mit über 2.000 Mengeneinheiten der Europäischen Norm. Leider aber nicht die, die wir immer brauchen bei uns im Bau, sondern aus dem Raum Großbritannien und USA. Das ist für uns schwierig und auch für den Kunden, weil er Probleme hat die Dinge umzusetzen.

Die XRechnung und Bauspezifika

Gab es neben den technischen auch noch andere Herausforderungen?

Klaus-Peter Schrodt

Bei der ganzen Aufbereitung haben wir festgestellt, dass die XRechnung in Summe nicht baukompatibel ist. Bauabrechnungen laufen im Regelfall über Leistungsverzeichnisse, über Leistungsverzeichnispositionen, die ich mit Mengen abrechne. Und dafür gibt es in Deutschland verschiedene Vorgaben, wie z.B. den GAEB, der vorgibt, was ich alles mit dem Leistungsverzeichnis machen kann, z.B. pauschale Titel. In der XRechnung kann man aber nur einzelne Positionen abbilden. Wachsende Abrechnungen mit Auflistung der geleisteten Abschlagsanforderungen resp. erhaltenen Abschlagszahlungen können mit der XRechnung nicht abgebildet werden.

Solche Punkte haben aber nicht nur wir erkannt. Dafür gibt es jetzt bei der KoSIT eine Anlaufstelle für Fragen, Probleme und Erweiterungswünsche. Die reagieren auch zügig, müssen diese Dinge aber bei der europäischen Normungsstelle vortragen.

„Wir haben einige Probleme erkannt und dafür gibt es jetzt eine Anlaufstelle, die zügig reagiert.“

Walter Zehm

Walter Zehm

Die KoSIT gibt uns ja den Rahmen vor, indem sie sagt, es gibt gewisse Pflichtfelder, von denen sie sagen, das muss gefüllt sein. Die öffentlichen Auftraggeber können aber auch Wahlfelder für sich als Pflichtfelder deklarieren, wo sie sagen, du musst mir in diesem Feld zu diesem Code etwas liefern. Da gab es auch viele Anpassungen und da wird noch mehr kommen.

Klaus-Peter Schrodt

Die öffentlichen Auftraggeber sind ja nicht nur die vom Bund sondern auch die von den Ländern. Und die sind angehalten, aber nicht gezwungen, dieses XRechnung-Verfahren einzuführen. Jetzt gibt es gegebenenfalls bei jeder Kommune andere Vorgaben wie man die Rechnungsinformationen übermitteln darf. Z.B. die Positionsnummer einer Rechnung, da gibt es Vorgaben, wo es nur dreistellige Positionsnummern geben darf. Wir haben aber in unseren Anwendungen LV-Positionsnummern, die 20-stellig sind. Das sind Punkte, von denen wir jetzt noch nicht wissen, wie auf Änderungs- und Erweiterungswünsche reagiert wird. Es ist wirklich schade, dass man bei der XRechnung nicht die Baubelange berücksichtigt hat. Das ist doch ein großer Punkt in Deutschland.

„Es gibt noch einige Dinge, bei denen wir nicht wissen, was die Zukunft noch bringt.“

Klaus-Peter Schrodt

Die XRechnung ist also eigentlich ein Standardformat, aber letztlich kann es für jeden öffentlichen Auftraggeber eine Variante geben?

Klaus-Peter Schrodt

Genau. Einige große öffentliche Auftraggeber nehmen die Rechnung aber nur an, wenn als Anlage eine Excel-Datei beigefügt ist, in der der Auftragnehmer vorgeschriebene Werte manuell eintragen muss, damit die Rechnung angenommen wird.

Damit wälzt man Dinge auf den Ausführenden ab, die eigentlich von der Normungsstelle her schon hätten abgeklärt sein können mit der XRechnung.

Walter Zehm

Und das besondere Merkmal daran ist ja, dass das Embedded Files sind, d.h. in dem XML eingebunden Files, PDF-Dateien, Excel-Dateien…. Es gibt z.B. auch Vorgaben, dass nur bestimmte Dateien drin sein dürfen. Und die Dateigröße ist auch noch limitiert, das ist unterschiedlich gehandhabt. Dafür haben wir bei uns noch einen Assistenten, damit der Anwender dann sieht, wenn er der Rahmen sprengt und die Rechnung nicht verschicken kann.

Klaus-Peter Schrodt

Wir würden uns wünschen, dass das über die Arbeitskreise der Verbände, wie z.B. dem BVBS, kommen würde. Das ist aber leider nicht immer so, ich hoffe aber, dass das künftig so ist. Sonst informieren wir uns über Gesetzesblätter und Verordnungen vom Bund. Die XRechnung z.B. war ja ein allgemeines Thema, über das vom Bund informiert wurde.

Diese und ähnliche Herausforderungen gehören zu unserem Alltag in der Softwareentwicklung. Die Baubranche entwickelt sich weiter und Änderungen in Gesetzen, Normen und Richtlinien müssen in unseren Anwendungen umgesetzt werden. Und manchmal passiert es, dass diese noch nicht voll ausgereift oder 1:1 auf die Baubranche adaptierbar sind, und somit weitere sukzessive Anpassungen erforderlich werden. Dafür entwickeln Walter Zehm, Klaus-Peter Schrodt und viele weitere Kolleginnen und Kollegen mit anderen Fachschwerpunkten dann Lösungen, damit Sie als Kunde davon gar nichts merken und die Änderungen automatisch in Ihre Workflows integriert sind. Dafür setzt sich unser Team gerne ein.

So konnte die XRechnung trotz der schwierigen Rahmenbedingungen für NEVARIS Build, NEVARIS Finance und Bau für Windows implementiert werden, damit Sie nun einfach und gesetzeskonform mit elektronischen Rechnungen arbeiten können.

Sie möchten mehr über unsere Produkte erfahren, haben Fragen oder wollen Wünsche für zukünftige Verbesserungen äußern? Dann kontaktieren Sie uns!