Wie Sie den Finance-Bereich Ihres Bauunternehmens beim Generationswechsel optimieren können
Ihr kaufmännischer Leiter geht in Rente und Sie denken nun über eine Restrukturierung nach? Wie Sie den Finance-Bereich Ihres Bauunternehmens beim Generationswechsel optimieren können und den Zeitpunkt als Chance nutzen können, weiß Thorsten Wenzel, Director Sales bei NEVARIS. Er begleitet Unternehmen regelmäßig bei Umstrukturierungen.
Geht ein leitender Angestellter in den wohlverdienten Ruhestand, ist dies in vielen mittelständischen Unternehmen der Zeitpunkt für Restrukturierungen. Je gründlicher die Nachfolge geregelt wird, desto strukturierter kann der scheidende Mitarbeiter sein Know-how an den Nachfolger weitergeben. Im Idealfall können alter und neuer Mitarbeiter dann gemeinsam den Übergang planen. Unternehmen sollten die Übergabe deshalb gut durchdenken.
Der Idealfall für die Übergabe: der alte Mitarbeiter ist noch da, und der neue ist schon da.
Beim Generationenwechsel kommt alles auf den Prüfstand – wirklich alles
Kürzlich ging der noch amtierende kaufmännische Leiter eines unserer Kunden in den Ruhestand. Er schlug vor, sich gemeinsam mit seinem Nachfolger um die Übergabe an die nächste Generation zu kümmern. Die Umstrukturierung wurde so durch ihn begleitet und mitinitiiert. Dafür gab es viele Gespräche, in denen der scheidende kaufmännische Leiter sein über viele Jahre aufgebautes Know-how an seinen Nachfolger weitergab. Es gab auf beiden Seiten den Willen zu modernisieren, neu zu strukturieren, zu optimieren und dafür alle Prozesse kritisch zu prüfen.
Zusammen schauten die Mitarbeiter: Sind wir überhaupt noch up to date oder arbeiten wir mit veralteten, verkrusteten Prozessen? Würde man heute etwas anders machen, etwa weil sich Technologien oder die Menschen dahinter geändert haben? Alles wurde „auf links gedreht” und überprüft. Letztendlich kam das Unternehmen zu der Erkenntnis, dass die beste Übergabe darin besteht, ein neues System einzuführen. So suchten sie nach einer neuen Software. Ein kluger Schachzug: Bauunternehmen, die den Übergang entsprechend planen, sichern so ihre Wettbewerbsfähigkeit auch für die Zukunft.
Bei einer Nachfolge wischt man sozusagen einmal die Tafel und fängt neu an zu denken.
WICHTIGE ALTDATEN SOLLTEN SIE BEI DER RESTRUKTURIERUNG DES UNTERNEHMENS ÜBERNEHMEN
Wenn alte und neue Mitarbeiter die Übergabe gemeinsam gestalten und an etwas Neuem mitwirken, hat dies einen großen Vorteil: Sie können gemeinsam einschätzen, welche Altdaten sie bei der Restrukturierung berücksichtigen sollten. Außerdem gibt es in der Regel Workflows, die sich wirklich bewährt haben. Diese sollten sie dann übernehmen. Ideal ist es, wenn auch der scheidende Mitarbeiter immer noch mal sagen kann: „Passt mal auf. Das haben wir aus dem und dem Grund so gemacht. Wenn wir jetzt etwas verändern, müssen wir das und das bedenken …“
Die Übergabe sollte so strukturiert wie möglich ablaufen.
Nicht jeder Mitarbeiter, der in Rente geht, möchte an einer Umstrukturierung mitwirken. Manche sind froh, ihre Arbeit hinter sich zu lassen, und überlassen dem Nachfolger das Feld. Außerdem haben Unternehmen oft einen über Jahrzehnte gewachsenen Kostenrahmen – und Gewohnheiten. Denken Mitarbeiter über eine neue, moderne Lösung nach, dann steht die Frage im Mittelpunkt: „Wie können wir unsere Prozesse smarter, einfacher, transparenter und aussagekräftiger gestalten?“ Das sind Veränderungen, die nicht mehr den Gewohnheiten entsprechen, sondern bei denen Mitarbeiter sich auf etwas komplett Neues einlassen müssen. Da kann es Vorbehalte geben.
Ein Glücksfall ist es, wenn der ausscheidende Mitarbeiter Spaß an der Übergabe hat und seine Verantwortung spürt. Bei unserem Kunden sagte der kaufmännische Leiter ganz klar: Ich war lange Jahre in der Firma und habe von ihr profitiert – jetzt gebe ich noch mal etwas zurück.
RESTRUKTURIERUNG BEI DER KURT MOTZ BAUBETRIEBSGESELLSCHAFT
Unser Kunde Kurt Motz hat die Umstellung der kaufmännischen Software genutzt, um ein Fundament zu legen, auf das weitere moderne Technologien aufsetzen können. Der kaufmännische Bereich mit klassischer Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie dem Controlling ist die Basis. Daran knüpfen dann moderne Themen an, die auf die Digitalisierung der Baustelle zielen, wie beispielsweise die Materialwirtschaft. Eine entsprechende Software kann die gesamte Flotte, also alle Geräte, Fahrzeuge und Baumaterialien, disponieren – von der Zentrale oder dem Büro und direkt von der Baustelle aus. Der Projektleiter kann per Handy oder Tablet seine Materialien und Gerätschaften im sogenannten Baushop disponieren, also quasi bestellen. Damit das funktioniert, braucht es natürlich einen gewissen technologischen und auch einen fachlichen Unterbau. Unser Kunde hat auf der neuen wie der alten Seite intensiv gearbeitet, damit in Zukunft alles möglich sein wird – und das ist natürlich ein ungeheurer Wettbewerbsvorteil.
DAS SAGT DER NEUE KAUFMÄNNISCHE LEITER ROMAN KOPP ZUR RESTRUKTURIERUNG:
„Bei der Fa. Kurt Motz wurde die Nachfolge des kaufmännischen Leiters frühzeitig geregelt. Der bisherige kaufmännische Leiter hat sehr weitsichtig gehandelt und bereits mit 61 Jahren seine Nachfolge mit mir als zukünftigen kaufmännischen Leiter eingeleitet. So konnten wir in den letzten drei bis vier Jahren die verschiedenen und zum Teil sehr komplexen Themenbereiche schrittweise und gezielt übergeben. Die Erfahrungen und das Know-How, das sich der bisherige kaufmännische Leiter über Jahrzehnte im Unternehmen aufgebaut hat, können nicht von heute auf morgen an einen Nachfolger weitergegeben werden. Das braucht Zeit und ist ein stetiger Prozess über einen längeren Zeitraum.
Nicht zu vergessen ist auch die Weitergabe der Firmenhistorie, da manche Themen nur verständlich werden, wenn man die Entwicklung der letzten Jahre kennt und auch nachvollziehen kann. Die Herausforderung bestand sicherlich darin, das Gute zu bewahren, aber auch offen für neue Themen und Prozessänderungen zu sein, natürlich mit Blick auf eine in dieser Zeit zunehmende Digitalisierung. Uns war klar, dass wir im Bereich der Digitalisierung einen starken Nachholbedarf haben und dass die Einführung neuer Softwarelösungen sowie die Anpassung und Änderung von diversen Prozessabläufen bei der Fa. Kurt Motz unumgänglich sein werden.
SCHRITT FÜR SCHRITT DIE PROZESSE OPTIMIEREN UND DIGITALISIEREN
Für die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens war es sehr wichtig, dass die Themen gemeinsam angepackt werden und an einem Strang gezogen wird, was im Zuge eines Generationenwechsels nicht immer selbstverständlich ist.
Der erste Schritt war dann der Ausbau und die Erneuerung unserer IT-Infrastruktur mit entsprechend starker Ausweitung der IT-Leistungskapazitäten, um eine gute und sichere Grundlage für die Intensivierung und Forcierung der Digitalisierung gewährleisten zu können. Im Weiteren wurde dann die elektronische Rechnungseingangsprüfung mit einem digitalen Workflow über JobRouter und die digitale Archivierung der Eingangsrechnungen über DocuWare eingeführt. In diesem Zuge wurde auch die zentrale Archivierung der bisher papierhaft geführten Bauakte über DocuWare angestoßen. Das Projekt „Digitale Bauakte“ befindet sich derzeit in einer intensiven Testphase durch die späteren Nutzer und wird voraussichtlich im Frühjahr des kommenden Jahres final umgesetzt werden.
Weiterhin implementierten wir die mobile Zeiterfassung auf den Baustellen mit der Software 123erfasst, mit der die Arbeiter und Poliere ihre Arbeitszeit auf den Baustellen bequem und schnell über eine App auf Ihrem Smartphone erfassen und auch eine mobile Baustellendokumentation durchführen können. Ganz aktuell befinden wir uns in der Projektendphase zur flächendeckenden Einführung von NEVARIS Finance, einer ganzheitlichen und integrierten Softwarelösung auf ERP-Basis mit einheitlicher Datengrundlage, für das gesamte Unternehmen. Die Migration in der Finanzbuchhaltung wird zum 01.01.2022 erfolgen. Die Umstellung der kaufmännischen Abteilung ist dabei die Voraussetzung, dass NEVARIS Finance um weitere Module ergänzt und erweitert werden kann, um die Software dann auch in andere Unternehmensbereiche einzusetzen und nutzen zu können. Hier ist als nächstes der Anschluss unseres Bauhofs/Lagers an NEVARIS Finance vorgesehen mit der Installation von weiteren NEVARIS-Modulen wie z.B. die Geräte- und Materialwirtschaft, BauShop und Disposition sowie die Zentralisierung unseres gesamten Einkaufs mit den Modulen „Einkauf“ und „Nachunternehmervertrag“. Über kurz oder lang werden wir uns dann auch mit dem Thema Kalkulation beschäftigen und die Projektsoftware NEVARIS Build auf den Prüfstand stellen.
NEVARIS ALS PARTNER AN UNSERER SEITE
Die Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit NEVARIS zeigten, dass sich die Prozesse nicht immer nach der neuen Software richten müssen, sondern dass die Software zum Teil auch die notwendige Flexibilität aufweist, um auf spezielle Gegebenheiten im Unternehmen Rücksicht zu nehmen und die Software sich an einem bestehenden Prozess im Unternehmen orientieren und ausrichten kann.
Bei all den Softwareeinführungen in den letzten Jahren und auch bei der aktuellen Umstellung auf NEVARIS Finance war und ist für uns die NEVARIS Bausoftware GmbH ein zuverlässiger und kompetenter Partner. Die Einführung der Softwarelösungen und die sich hieraus ergebenden Prozessänderungen werden immer proaktiv und weitsichtig mitbegleitet und unterstützt.“
PLANEN SIE DIE RESTRUKTURIERUNG LANGFRISTIG
Unternehmen sollten auf jeden Fall rechtzeitig beginnen, die Nachfolge des Abteilungsleiters vorzubereiten. Ideal sind etwa zwei Jahre.
Die Stelle neu zu besetzen und nach und nach den Übergang einzuleiten, ist die sicherste und beste Variante.
Oft ist das IT-System nämlich sozusagen „verbastelt“ und gar nicht mehr beherrschbar. Individuelle Erweiterungen sind im Laufe der Zeit dazugekommen. Die Frage ist dann zum Beispiel: Was passiert damit bei einem wichtigen oder notwendigen Update? In veralteten Systemen „bauen“ sich die Anwender oft eigene Lösungswege, die die Software selbst gar nicht mehr bedienen kann. Diese sogenannten Workarounds sollten aber keine Dauerlösung sein. In beiden Fällen ist eine Weiterentwicklung meistens wenig sinnvoll. Dann gilt es grundlegende Entscheidungen zu treffen.
ES LOHNT SICH, BEI EINER RESTRUKTURIERUNG EXPERTISE VON AUßEN ZU HOLEN
Es ist für die Umsetzung sinnvoll, sich Fachwissen von extern dazu zu holen. Greifen Sie auf Berater zurück, die über eine wirkliche Bau-Expertise verfügen. Das kann auch ein auf die Baubranche spezialisiertes Softwareunternehmen sein, denn diese beraten Unternehmen regelmäßig zum Thema Umstrukturierung.
Nicht vergessen: Förderung für die Digitalisierung beantragen.
Einige Digitalisierungsmaßnahmen werden gefördert. Durch die Förderungen werden Gelder für Unternehmen bereitgestellt. Auch dafür sollten sich Bauunternehmen beraten lassen. Prüfen Sie unbedingt, ob das Softwareunternehmen einen Experten für Fördermittel hat, der Sie zum Antrag beraten kann.
Sie wollen mehr Informationen, wie Sie die ersten Schritte zur Digitalisierung Ihres Unternehmens angehen können? Wir beraten Sie gerne!
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