ZUGFeRD vereinfacht den digitalen Rechnungsprozess im Bauwesen und schafft mehr Übersicht im Projektalltag. Erfahren Sie, wie das hybride ZUGFeRD-Format funktioniert, welche Vorteile es bietet und warum es für die Erfüllung der E-Rechnungspflicht so wichtig ist.
Was interessiert Sie besonders?
- ZUGFeRD-Rechnung im Bauwesen: Das Wichtigste in Kürze
- Was ist ZUGFeRD? Eine kurze Definition
- Wie funktioniert ZUGFeRD am Bau?
- Ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?
- Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
- Welche Vorteile bietet ZUGFeRD am Bau?
- Zugferd am Bau: Ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung
ZUGFeRD-Rechnung im Bauwesen: Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD ist neben der XRechnung eines der beiden zentralen E-Rechnungsformate, die in deutschen Unternehmen eingesetzt werden.
- Ab Version 2.0 entspricht ZUGFeRD der europäischen Norm EN 16931 und ist damit für die E-Rechnungspflicht geeignet. Für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ist allerdings die XRechnung verpflichtend.
- ZUGFeRD am Bau unterstützt eine klare und einheitliche Datenbasis, sodass Baurechnungen schneller geprüft, sauber dokumentiert und direkt mit Projekten oder Kostenstellen verknüpft werden können.
Was ist ZUGFeRD? Eine kurze Definition
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und beschreibt ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Entwickelt wurde das ZUGFeRD-Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, einem Zusammenschluss aus Wirtschaftsverbänden, Ministerien und Unternehmen. Die erste Version von ZUGFeRD wurde 2014 veröffentlicht und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt.
Ziel des ZUGFeRD-Standards ist es, den Austausch digitaler Rechnungen zu vereinheitlichen und Prozesse zwischen Unternehmen reibungsloser zu gestalten. Dafür nutzt ZUGFeRD die Syntax CII (Cross Industry Invoice), ein international standardisiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Diese CII-Struktur sorgt dafür, dass Rechnungsdaten branchenübergreifend einheitlich und maschinenlesbar aufgebaut sind. Das ist ein entscheidender Vorteil für automatisierte Prozesse im B2B-Bereich, in dem die ZUGFeRD-Rechnung besonders häufig zum Einsatz kommt.
ZUGFeRD am Bau ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen als PDF zu versenden und gleichzeitig alle relevanten Daten strukturiert bereitzustellen. Das gelingt, weil ZUGFeRD ein hybrides Format ist: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, in der alle Rechnungsinformationen zusätzlich in maschinenlesbarer Form hinterlegt sind. Softwarelösungen können diese XML-Daten automatisch auslesen und weiterverarbeiten, während der Mensch weiterhin ein gewohntes PDF-Dokument vor sich hat.
Möchten Bauunternehmen eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, brauchen sie dafür zunächst ein Online-Tool oder eine Software, die dieses Format unterstützt.
NEVARIS Bausoftware GmbH
Nevaris Finance bietet die Möglichkeit, ankommende ZUGFeRD-Rechnungen direkt und ohne weitere Umwandlungen zu importieren und so die Rechnungsdaten automatisch zu übernehmen. Durch die automatische Archivierung der PDF/A ist gleichzeitig eine rechtssichere Ablage gewährleistet.
Boris Mintenbeck
Product Manager
Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung wiederum bei Ihnen an, können Sie sie wie ein normales PDF öffnen und prüfen. Gleichzeitig liest die vorhandene Software die eingebetteten Daten automatisch aus und übernimmt Positionen, Beträge oder Projektzuordnungen ohne manuelle Eingaben in die digitale Buchhaltung.
Aus der Praxis: Beispielverlauf eines Imports des ZUGFeRD-Formates in NEVARIS Finance
Ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?
Nein, die Verwendung der ZUGFeRD-Rechnung ist in Deutschland nicht verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2025 gilt jedoch die allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet, Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten XML-Format zu erstellen und zu empfangen. Zulässig sind allerdings nur E-Rechnungen, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen und damit maschinell auslesbar sind.
In Deutschland haben sich zwei Dateiformate durchgesetzt, die diese Anforderungen erfüllen: Die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. Beachten Sie, dass ältere Versionen des Formats wie etwa ZUGFeRD 1.0 nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und somit nicht als zulässige E-Rechnung gelten. Auch beim Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber ist aktuell ausschließlich die XRechnung vorgeschrieben. Im B2B-Bereich können Unternehmen jedoch flexibel zwischen den beiden Dateiformaten wählen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Um die beiden gängigen E-Rechnungsformate besser einordnen zu können, lohnt sich ein Blick auf ihre Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Die folgende Tabelle zeigt übersichtlich, wie sich ZUGFeRD und XRechnung technisch unterscheiden und in welchen Fällen welches Format zum Einsatz kommt:
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Formattyp | Hybrides Format: PDF/A-3 + eingebettete XML-Datei | Reines XML-Format |
| Lesbarkeit | PDF ist sofort visuell lesbar; XML maschinenlesbar | Nur maschinenlesbar; erfordert Viewer oder Software |
| EU-Norm EN 16931 | Ab Version 2.0 vollständig konform | Vollständig konform |
| Unterstützte Syntaxen | ausschließlich CII | CII und UBL |
| Einsatzgebiet | B2B weit verbreitet | B2B weit verbreitet & Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber |
| Versand | per E-Mail als PDF mit eingebettetem XML möglich | meist über Portale (ZRE, OZG-RE) oder PEPPOL |
So unterscheiden sich die beiden E-Rechnungsformate in Aufbau, Einsatz und Handhabung.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD am Bau?
Mit ZUGFeRD machen Sie den Rechnungsprozess im Baualltag spürbar einfacher. Das Format passt perfekt zu den typischen Abläufen auf der Baustelle und im Büro und verbindet praktische Handhabung mit effizienter Datenverarbeitung. Die drei wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen:
- PDF-Ansicht für den Baustellenalltag: Das Hybridformat bietet ein maschinenlesbares XML und gleichzeitig ein normales PDF. Dadurch können Bauleitung, Einkauf und Projektteams Rechnungen wie gewohnt als PDF öffnen und visuell prüfen. Im Hintergrund verarbeitet die Buchhaltungssoftware dieselben Daten automatisiert weiter.
- Einfacher Versand: ZUGFeRD-Rechnungen können per E-Mail, Upload, Download oder Datenaustausch verschickt werden. Der Versand ist dadurch unkomplizierter als bei der XRechnung, die oft spezielle Portale oder Übertragungswege erfordert.
- Schnellere Verarbeitung: Die strukturierten XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung werden automatisch in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen. Bauunternehmen sparen dadurch Zeit bei der Prüfung von Baurechnungen. Außerdem vermeiden Sie Übertragungsfehler und beschleunigen interne Freigabeprozesse, etwa bei Abschlags- oder Schlussrechnungen.
ZUGFeRD am Bau: Ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung
Die Einführung von ZUGFeRD ist weit mehr als nur eine technische Anpassung. Sie ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur digitalen Transformation im Bauwesen. Digitale Rechnungsformate wie ZUGFeRD schaffen die Grundlage für effizientere Abläufe, transparente Dokumentation und eine zuverlässige Datenbasis – sowohl auf Baustellen als auch im Büro. Damit Rechnungsprozesse in Bauunternehmen wirklich durchgängig digital laufen, braucht es allerdings mehr als nur ein modernes Dateiformat.
Unsere Bausoftware verarbeitet Rechnungsdaten automatisch, verknüpft diese mit Projekten und bildet sie in übersichtlichen Workflows ab. Besonders wertvoll ist die enge Verbindung zu Funktionen wie der Baukostenkontrolle, die Ihnen jederzeit einen präzisen Überblick über Ihre Projektbudgets verschafft. Unsere Softwarelösungen unterstützen Sie jedoch nicht nur bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung, sondern auch bei zentralen Aufgaben wie der Kostenplanung, Projektsteuerung und Dokumentation. Mit NEVARIS profitieren Sie von durchgängig digitalen Prozessen, die den gesamten Baualltag effizienter und transparenter machen.
