Die Baubranche macht reinen Tisch: In 3 Schritten zum papierlosen Büro

In vielen Bauunternehmen und Planerbüros sind Papierberge und Zettelwirtschaft noch immer Alltag. Hier verspricht das „papierlose Büro“ effizientere Workflows, weniger Fehler, und nicht zuletzt wunderbar freie Flächen, wo früher Regale standen und sich Papierstapel türmten. Auch in der Baubranche schreitet das digitale Dokumentenmanagement zügig voran. Sollten also auch Sie den Januar nutzen wollen, um „reinen Tisch“ zu machen: Wir verraten Ihnen die 3 wichtigsten Schritte, wie Sie mit dem papierlosen Büro nachhaltig Aufwand und Kosten minimieren können.

 

Schritt 1: Dokumente digitalisieren

 

Ein guter Dokumentenscanner ist die Basis des papierlosen Büros. Denn als erstes sollten Sie alle wichtigen Dokumente digitalisieren. Sicherlich fragen Sie sich, wo Sie da anfangen sollen. Ein Tipp: Gerade die digitale Rechnungsstellung und -prüfung birgt ein riesiges Potenzial zur Optimierung Ihrer betrieblichen Vorgänge – und reduziert Kosten. Laut eines Berichts der Europäischen Kommission liegt das Einsparpotenzial von elektronischen Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro! Denn schon eine einfache Rechnungssoftware kann zahlreiche Dokumente sichten und somit auch komplexe Rechnungen intelligent auswerten. Viel Zeit und Aufwand sparen Sie schon allein, weil händisch geänderte Originalbelege nicht mehr zurückgesendet und neu ausgestellt werden müssen. Der Empfänger erhält die korrigierte Rechnung im Handumdrehen als PDF.

 

Auch für Urlaubsplanung und Zeiterfassung gibt es eine entsprechende Software. Mit ihr können Sie sich jederzeit einen Überblick über Ihre Projekte und die Personalplanung verschaffen. Indem die Daten nahtlos an die Buchhaltung übermittelt werden, beseitigen Sie typische Fehlerquellen, die in der Regel für beträchtliche Reibungsverluste sorgen.

 

Sollten Sie nicht die zeitlichen oder personellen Ressourcen haben, um Berge von Stundennachweisen, Rechnungen und Vertragsunterlagen einzuscannen: Gerade beim Start ins papierlose Büro empfiehlt sich die Auslagerung an einen professionellen Scandienst. Sie möchten ja nicht schon am Anfang die Lust über stupider Fleißarbeit verlieren.

 

Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden

Sie haben es geschafft: Die wichtigen Dokumente liegen Ihnen in digitaler Form vor, die papiernen Originale sind in den Schredder gewandert. Uralte Kontoauszüge, Rechnungen etc., die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überschritten haben, sind entsorgt. Als nächstes stellt sich die Frage nach der Ablage von eingescannten und digitalen Dokumente. Die meisten Unternehmen schieben ihre an Mac oder PC erstellten Dokumente in digitale Ordner. Da hier die einzelnen Abteilungen oft ihr eigenes System entwickelt haben, sind diese Dokumente aber nicht so leicht wiederauffindbar – keine gute Basis für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement.

 

Hier hilft der sogenannte digitale Aktenschrank – oder die „digitale Bauakte“, wie er in der Bauwirtschaft genannt wird. Die digitale Bauakte ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das speziell auf die Arbeitsabläufe von Baufirmen ausgerichtet ist. Es ordnet alle wichtigen Dokumente in ein vorkonfiguriertes Archiv ein. So lassen sich Angebote, Pläne, E-Mails, Schriftverkehr, Baustelleninformationen, Auftragsbestätigungen und natürlich auch Rechnungseingänge und Lieferscheine transparent ablegen. Mit der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von schweren Ordnern entfällt. Alle berechtigten Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung können sie jederzeit sichten – sogar mit mobilen Endgeräten direkt auf der Baustelle.

 

Schritt 3: Eingehende Papiere reduzieren bzw. konsequent entsorgen

 

Wenn Sie Schritt 1 und 2 gefolgt sind, werden Sie jetzt staunen, wieviel größer Ihr Büro plötzlich ohne Papier- und Aktenordnerwust wirkt. Wie aber dafür sorgen, dass das so bleibt und sich nicht ganz schnell ein neuer Papierberg bildet? Ganz wichtig: Bitten Sie Geschäftspartner bzw. Banken, Krankenkassen und Rentenversicherungen, Ihnen in Zukunft Post nur noch in digitaler Form zu schicken. Viele Behörden und Organisationen werden Ihnen in dieser Hinsicht gerne entgegenkommen, da sie die Digitalisierung ihrer Abläufe selber vorantreiben. Trotzdem werden aber nach wie vor Papierdokumente bei Ihnen eingehen, die Sie in einem Ablagefach sammeln. An einem regelmäßigen Termin – etwa jeden Freitag – scannen Sie dann die wichtige Post ein und legen sie in Ihrem digitalen Aktenschrank ab. Natürlich sollten Sie die Originaldokumente danach entsorgen.

 

Sicher werden Sie kein gänzlich papierloses Büro durchsetzen können, aber das ist auch gar nicht nötig. Schon die hier vorgestellten 3 Schritte bringen viel. Man kann Dokumente viel schneller und einfacher weiterleiten und austauschen; man findet sie besser und kann sie transparent be- und verarbeiten. Betriebliche Prozesse können automatisiert und damit fehlerfreier gestaltet werden. Mit der entsprechenden Soft- und Hardware werden Ihre Workflows transparenter und produktiver.

Fortgeschrittene statten ihre Mitarbeiter sogar mit einem Tablet aus, mit dem sie Notizen festhalten, Mängel auf der Baustelle fotografisch dokumentieren und alles direkt in der digitalen Bauakte ablegen können.

 

Konsequent betrieben, reduziert das Dokumentenmanagement im papierlosen Büro Aufwand und Kosten in einem Maße, dass sich die dafür nötigen Investitionen in nicht allzu langer Zeit amortisieren. Und noch ein Tipp: Entfernen Sie alle Papierkörbe aus Ihrem Büro. Wenn der Weg zum nächsten Mülleimer zu weit ist, werden sich Ihre Mitarbeiter zweimal überlegen, ob sie den Drucker und damit Papierfluss in Gang setzen.

 

Bildnachweis: Paranamir/shutterstock.com,  Autorin: Eva-Marion Beck

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