NEVARIS und sproof treiben die digitale Transformation voran.
Die Digitalisierung verändert die Baubranche nachhaltig. Mit dem neuesten NEVARIS Build/Success X Release 2024.1 wurde ein bedeutender Schritt getan: Die Integration der digitalen Signatur von sproof in die Bausoftware von NEVARIS. Diese Zusammenarbeit zeigt, wie innovative Technologien den Arbeitsalltag erleichtern und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit beitragen können.
Was interessiert Sie am meisten?
Warum digitale Signaturen in der Baubranche wichtig sind
Vorteile der digitalen Signatur für Bauunternehmen
Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit
Warum sind digitale Signaturen in der Baubranche wichtig?
Die Baubranche ist geprägt von einer Vielzahl an Dokumenten und Freigabeprozessen – von Leistungsverzeichnissen über Abnahmen bis hin zu Verträgen mit Subunternehmen. Bisher bedeutete dies oft einen enormen administrativen Aufwand: Dokumente mussten erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und archiviert werden.
Mit der digitalen Signatur entfällt dieser Medienbruch. Dokumente können direkt in der Software erstellt, digital unterschrieben und automatisiert archiviert werden. Dies reduziert nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern schafft auch eine höhere Rechtssicherheit und Transparenz.
Welche Vorteile hat die digitale Signatur für Bauunternehmen?
Bauunternehmen profitieren mit der digitalen Signatur von Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Rechtssicherheit und einer verbesserten Zusammenarbeit.
Zeitersparnis bei der Dokumentenabwicklung
Andreas Steiner, Chief Sales Officer von sproof, verdeutlicht den Effekt mit einem Beispiel. “Ein Bauunternehmen mit 100.000 Signaturen pro Jahr spart durch digitale Prozesse über 2.600 Personentage ein.” Das liegt daran, dass zeitaufwendige Prozesse wie das Drucken, Unterschreiben, Einscannen und Versenden entfallen. Stattdessen werden Dokumente mit wenigen Klicks signiert und automatisiert weitergeleitet.
Fehlerreduktion
Manuelle Prozesse bergen viele Risiken: Vergessene Unterschriften, falsch archivierte Dokumente oder fehlende Nachweise können zu Verzögerungen und rechtlichen Konflikten führen. Mit digitalen Signaturen gehören solche Fehler der Vergangenheit an:
- Automatische Nachverfolgung: Alle Schritte – von der Signaturanfrage bis zur Unterzeichnung – werden automatisch dokumentiert.
- Revisionssichere Speicherung: Signierte Dokumente werden zentral archiviert und können bei Bedarf jederzeit lückenlos nachverfolgt werden.
- Fehlerfreie Abläufe: Durch standardisierte Prozesse wird sichergestellt, dass keine Unterschrift oder Freigabe vergessen wird.
Gerade in Projekten mit mehreren Akteuren und komplexen Abstimmungen, wie sie in der Bauwirtschaft üblich sind, bietet dies enorme Vorteile.
Verbesserte Zusammenarbeit
Auf Großbaustellen arbeiten zahlreiche Teams, Subunternehmen und Koordinatoren zusammen – oft an geografisch entfernten Standorten. Digitale Signaturen erleichtern die Zusammenarbeit erheblich:
- Echtzeit-Abstimmungen: Dokumente können parallel geprüft und signiert werden, ohne dass physische Treffen notwendig sind.
- Zentrale Plattform: Alle Beteiligten greifen auf eine gemeinsame Software zu, wodurch Abstimmungsfehler und Verzögerungen vermieden werden.
- Schnellere Kommunikation: Dank der digitalen Prozesse entfallen Wartezeiten durch Postwege oder manuelle Weitergaben.
Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Kommunikation und höhere Transparenz zwischen allen Beteiligten.
Rechtssicherheit
In der Bauwirtschaft, wo Vertragsstreitigkeiten keine Seltenheit sind, ist die Beweiskraft von Dokumenten ein zentraler Faktor. Digitale Signaturen bieten hier eine klare und rechtssichere Alternative zu eingescannten Unterschriften, die häufig anfechtbar sind. Während physisch unterschriebene und eingescannt übermittelte Dokumente leicht manipuliert werden könnten, sorgt die digitale Signatur für eine lückenlose und überprüfbare Beweiskette.
Andreas Steiner von sproof beschreibt die Problematik eingescannt unterschriebener Dokumente treffend:
Eingescannt unterschriebene Dokumente bieten wenig Rechtssicherheit und sind oft anfechtbar. Wird etwas Ausgedrucktes unterschrieben und wieder eingescannt, könnte man behaupten, eine gescannte Unterschrift wäre von woanders reinkopiert worden. Damit ist der Nachweis eher schwieriger. Das heißt, die Beweiskette ist hier anfechtbar und nicht ganz wasserfest.
Andreas Steiner
Chief Sales Officer
Digitale Signaturen beseitigen diese Unsicherheiten, da sie auf modernen Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren basieren. Für Bauunternehmen bedeutet dies: Verträge, Abnahmeprotokolle oder Leistungsverzeichnisse sind rechtlich bindend, manipulationssicher und jederzeit nachvollziehbar – ein entscheidender Vorteil in einer Branche, die auf exakte Nachweise angewiesen ist.
Und wie sieht es mit der Nachhaltigkeit aus?
Die Integration digitaler Prozesse spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern leistet auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Welche Ergebnisse möglich sind, können Sie anhand des ROI-Rechners von sproof selbst herausfinden.
Nehmen wir ein Bauunternehmen mit 120.000 Signaturen pro Jahr an, erhalten wir folgende Ergebnisse:
- Papierersparnis von rund 240.000 DIN A4-Blätter Papier im Jahr.
- Kostenersparnis in Papier von rund 336.000 € pro Jahr.
- Ressourcenschonung in Form von jährlich 26,5 Tonnen Holz und 15.500 Kilowattstunden Strom eingespart.
- Durch die entfallende Papierproduktion werden jährlich 19.200 Kilogramm CO₂ vermieden.
Im Vergleich dazu ist der Energieverbrauch der Rechenzentren für digitale Signaturen vernachlässigbar, da die Infrastruktur effizient skaliert wird.
Wie funktioniert die digitale Signatur?
Die digitale Signatur von sproof basiert auf den höchsten Sicherheitsstandards der EU (eIDAS-Verordnung). Es wird zwischen zwei Signaturarten unterschieden:
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese Signatur bietet bereits eine hohe Beweiskraft und wird oft im geschäftlichen Verkehr verwendet. Sie umfasst einen zweistufigen Authentifizierungsprozess, z. B. per E-Mail und SMS-TAN.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und wird häufig für rechtlich verbindliche Verträge genutzt. In Österreich entspricht dies der bekannten Handy-Signatur oder ID Austria.
Die Signaturen werden in einem sogenannten Audit-Trail protokolliert, der genau nachvollziehbar macht, wer ein Dokument wann und wie signiert hat. Das schafft eine lückenlose Beweiskette.
Das ist sproof
Das österreichische Unternehmen sproof mit Sitz in Salzburg erfindet das digitale Signieren neu und entwickelt innovative Werkzeuge, wie die in NEVARIS integrierte pdf-Signatur, um Geschäftsprozesszu digitalisieren.
Zukunftsausblick: Digitalisierung in der Baubranche
Die Integration der digitalen Signatur ist nur ein erster Schritt in der umfassenden Digitalisierung der Bauwirtschaft. Technologien wie ID-Wallets könnten künftig Prozesse weiter vereinfachen. Digitale Identitäten ermöglichen eine schnelle Authentifizierung auf Baustellen, automatisieren Check-in- und Check-out-Prozesse per QR-Code und reduzieren Verwaltungsaufwand.
Zudem eröffnen digitale Bautagebücher, IoT-Sensoren und KI-gestützte Analysen neue Möglichkeiten. Automatisierte Prozesse sorgen für mehr Transparenz, geringere Fehlerquoten und eine lückenlose Dokumentation. Gleichzeitig wird der CO₂-Fußabdruck durch den Wegfall papierbasierter Prozesse reduziert.
Fazit
Die Zusammenarbeit von NEVARIS und sproof zeigt, wie digitale Signaturen die Baubranche effizienter, nachhaltiger und rechtssicherer machen. Mit dem neuesten NEVARIS Build/Success X Release 2024.1 sparen Sie Zeit und Kosten, verbessern die Zusammenarbeit und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Mit zusätzlichen ökologischen Vorteilen und dem Potenzial für zukünftige Technologien wie ID-Wallets setzen digitale Signaturen neue Maßstäbe für die Digitalisierung der Bauwirtschaft.
Fotos: Adobe Stock, wildbild
