In 7 Schritten den Weg zur digitalen Buchhaltung meistern

Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die digitale Buchhaltung bietet Chancen, die Unternehmen der Baubranche sich nicht entgehen lassen sollten. Denn automatisierte Prozesse können das Rechnungswesen erheblich optimieren. Sie sorgen für mehr Effizienz und außerdem für Rechtssicherheit. Mit diesen 7 Schritten gelingt die Umstellung zur digitalen Buchhaltung.

 

In 7 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Das „papierlose Büro“ ist auch in der Baubranche ein Begriff, der schon seit Jahren kursiert. Doch während immer mehr Arbeitsprozesse durch Digitalisierung optimiert werden, bleibt gerade die Buchhaltung häufig außen vor. Laut einer Studie des Bitkom-Verbands nutzen erst zwei Drittel aller Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in diesem Bereich digitale Unterstützung. Höchste Zeit das zu ändern, denn der Fortschritt lässt sich nicht aufhalten: Ab November 2020 wird beispielsweise die elektronische Rechnung Pflicht. Sich jetzt mit der Digitalisierung seiner Buchhaltung zu befassen, ist also das Gebot der Stunde! Die Herausforderung liegt darin, einzelne Systeme zu einer Gesamtlösung zusammenzuführen, mit der die Vorgänge der Fakturierung und Belegarchivierung sowie der Versand elektronischer Dokumente möglich ist. Und nicht zuletzt gilt es die Mitarbeiter „mitzunehmen“.

 

Schritt 1: Mitarbeiter miteinbeziehen und schulen

Es wird insgesamt in der Arbeitswelt immer wichtiger, sich neben den fachlichen Kompetenzen auch technische, Datenbank- und methodische Kompetenzen anzueignen. Mitarbeiter müssen ganzheitlich, komplexer und vernetzter denken und beurteilen. Beziehen Sie betroffene Mitarbeiter von Anfang an in die Implementierung der neuen Prozesse mit ein, beantworten Sie offene Fragen und versuchen Sie Ängste auszuräumen. Je besser die Vorbereitung und Schulung, desto schneller werden Sie auch die Skeptiker von den Vorteilen der digitalisierten Buchhaltung überzeugen. Das digitale Verschicken von Ausgangsrechnungen sollte selbstverständlich werden. Es gilt aber auch, die Kollegen für steuerliche Fallstricke zu sensibilisieren und Handlungssicherheit zu vermitteln.

 

Schritt 2: ERP-System mit DMS und Datenschutz installieren

Jeder Digitalisierungsvorgang beginnt mit der Installation eines ERP-Systems. ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Es handelt sich um eine Software, die in jedem Betrieb eingesetzt werden kann. Mit ihr können Controlling, Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Produktion, Bedarfsermittlung, Verkauf, Forschung und Entwicklung gesteuert werden. Durch den modularen Aufbau ist es aber möglich, auf der Basis einer Grundsoftware nur die für das Unternehmen wichtigen Software-Komponenten zu installieren. Die Buchhaltungssoftware sollte zu Ihrem Unternehmen passen und nicht überdimensioniert sein. Der Schlüssel für eine einwandfreie digitale Buchführung ist ein funktionierendes Gesamtpaket. Lassen Sie sich eingehend beraten.

Ein zentraler Bestandteil des ERP sollte auf alle Fälle ein DMS – Dokumentenmanagementsystem – sein. Es sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmensprozesse entlastet und vereinfacht werden, indem Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können. Am Ende des Tages stellt es auch sicher, dass sie revisionssicher und somit gesetzeskonform archiviert werden. Es setzt beispielsweise die Anforderungen der EU-DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) um. Dies bedeutet unter anderem, dass die sogenannten «Betroffenenrechte» gewahrt werden: das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung, auf Löschung, eine Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit Berichtigung oder Löschung, das Recht auf Übertragbarkeit oder das Recht auf Widerspruch. Das DMS sollte daher bereits bei der Planung des ERP integriert werden.

 

Schritt 3: Papierbelege scannen und vernichten

Wenn die Grundlagen gelegt sind, geht es los mit dem „papierlosen Büro“. Bei der digitalen Buchführung können Papierbelege einfach vernichtet werden, nachdem sie eingescannt worden sind. Achten Sie aber darauf, dass die Voraussetzungen des sogenannten „ersetzenden Scannens“ erfüllt sind. Bei diesem Vorgehen muss ein lückenloser Prozess sichergestellt sein, angefangen beim Belegeingang, der Digitalisierung und Vernichtung der Papierbelege bis hin zur Übermittlung an den Steuerberater und zur Verbuchung und Archivierung. Genutzt wird in der Regel ein Scanner, aber in Einzelfällen ist auch eine mobile Scan-App auf dem Handy brauchbar. Stellen Sie den Scanner so ein, dass je Beleg eine eigene Datei erstellt wird.

 

Schritt 4: Fürs Finanzamt absichern

Bei einer Betriebsprüfung sind Sie mit Einhaltung der „GoBD“ auf der sicheren Seite, die mit einem BMF-Schreiben Ende 2019 neugefasst wurden „GoBD“ bedeutet „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Um eine lückenlose Erfassung aller Belege zu sichern, verlangt der Gesetzgeber die Einhaltung bestimmter Kriterien – zum Beispiel, dass ein Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format möglich ist. Zu diesen zählen:

  • Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Grundlage ist der §14 HGB)
  • Ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS)
  • Zugriffsmöglichkeiten z.B. im Falle einer Wirtschaftsprüfung (Grundlage sind die GdPDU)

Damit will der Gesetzgeber prüfbar machen, ob die Leistungen auf der Rechnung tatsächlich erbracht wurden und ob der Rechnungssteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat.

 

Schritt 5: Steuerberater einbeziehen

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist der Austausch mit Ihrem Steuerberater. Klären Sie mit ihm vorab, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Er sollte eine steuerliche Qualitätssicherung vor­nehmen.

Gut zu wissen ist, dass der Steuerberater nicht die Dokumente selbst braucht, sondern nur folgende Informationen nachvollziehen muss:

  1. Was ist wann an Umsatz oder Ausgaben angefallen (inkl. Steuer)?
  2. Was wurde wann von welchem Konto bezahlt?
  3. Was steckt hinter den einzelnen Transaktionen (z.B. Gebühr, Erlös aus Dienstleistung mit MwSt., etc.)?

Es muss also nicht gleich DATEV integriert werden, eine einfache Übermittlung der Daten als ZIP-Archiv oder CSV-Datensatz reicht aus.

 

Schritt 6: Digitale Belege und Scans zusammenführen

Die gescannten Unterlagen müssen lesbar in einem digitalen Ablagesystem landen und für den Steuerberater und das Finanzamt zugänglich sein. Mehrseitige Belege sollten bereits beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst werden. Fortschrittliche Buchhaltungsprogramme sind in der Lage, per E-Mail empfangene Belege den richtigen Ordnern zuzuordnen und Upload-Ordner zu synchronisieren. Alternativ können Sie die Belege aber auch einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei manuell übertragen. Auch für digitalisierte Papierbelege gilt übrigens die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

 

Schritt 7: Verfahrensdokumentation erstellen

Zu guter Letzt sollten Sie eine richtige Verfahrensdokumentation besitzen: ein Dokument, aus dem alle Inhalte sowie Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse Ihres Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. Dokumentiert werden alle Prozesse, die in Ihrem Unternehmen installiert wurden und die den Empfang, die Digitalisierung, Verarbeitung, Ausgabe und Archivierung der Dokumente betreffen. Am besten funktioniert dies, wenn das Buchhaltungsprogramm durch ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem unterstützt wird, das Informationen nicht nur archiviert, sondern auch den Nachweis für jedwede Änderung, Bearbeitung und Ergänzung direkt am Dokument speichert. Das Dateiformat digitaler Belege sollte unveränderbar sein – PDFs oder Bilddateien (PNG, JPEG usw.) sind akzeptabel.

 

Sie suchen einen Partner, der Sie auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung kompetent begleitet und berät? Für Ihre Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

 

Bildnachweis: SFIO_CRACHO/Shutterstock.com    Autor: Eva-Marion Beck

X