Eva Marion Beck
Die digitale Buchhaltung bietet Chancen, die Unternehmen der Baubranche sich nicht entgehen lassen sollten. Denn automatisierte Prozesse können das Rechnungswesen erheblich optimieren. Sie sorgen für mehr Effizienz und außerdem für Rechtssicherheit. Mit diesen 7 Schritten gelingt die Umstellung zur digitalen Buchhaltung.
Digitale Buchhaltung: Die Zukunft für den Bau ist papierlos!
Der Weg zum papierlosen Büro scheint beschwerlich, ist er mit den richtigen Hilfsmitteln aber nicht. Während immer mehr Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung optimiert werden, schien es lange so, als bliebe die Buchhaltung im Baugewerbe häufig außen vor. Da sich Fortschritt aber nicht aufhalten lässt, wurde beispielsweise im November 2020 die elektronische Rechnung zur Pflicht: seit diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen, und damit auch Bauunternehmen, verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch im XRechnungsformat zu stellen. Rechnungen als PDF oder Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Und diese Verpflichtung zur Digitalisierung innerhalb der Buchhaltung wird mit Sicherheit nicht die letzte Maßnahme im Bereich „digital finance“ gewesen sein. Sich also jetzt mit der Digitalisierung der Buchhaltung in der Baubranche zu befassen, ist das Gebot der Stunde!
Vorteile der digitalen Buchhaltung im Baugewerbe
Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung sind vielfältig, unter anderem sind
- die Platzersparnis,
- die Ressourcenschonung,
- die größere Übersichtlichkeit,
- die unkomplizierte Aktualisierung der Daten,
- die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten,
- die rechtliche Sicherheit,
- die ortsunabhängige Verfügbarkeit und
- die vereinfachte Kommunikation
- vorteilhaft und ressourcenschonend.
Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware im Baugewerbe können Sie neben den genannten von weiteren Vorteilen profitieren. Weitere Informationen dazu und wie die digitale Buchhaltung funktioniert, erhalten Sie auf unserer Informationsseite zu Buchhaltung für Bauprofis.
7 Schritte, wie die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gelingt
Auf dem Weg, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, gilt es einige Herausforderungen zu meistern. Unter anderem liegt die Krux darin, einzelne Systeme zu einer Gesamtlösung zusammenzuführen, mit der die Vorgänge der Fakturierung und Belegarchivierung sowie der Versand elektronischer Dokumente möglich ist, und dabei auch die Mitarbeiter im Bauwesen vernünftig „mitzunehmen“. Mit den folgenden 7 Schritten zur digitalen Buchhaltung schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen gelungenen Digitalisierungsprozess der Buchhaltung im Baugewerbe:
Schritt 1: Mitarbeiter miteinbeziehen und schulen
Ganz klar, die Verantwortung liegt nicht nur bei Ihnen: Ihre Mitarbeiter müssen ganzheitlich, komplexer und vernetzter denken und beurteilen. Denn es wird in der Arbeitswelt immer wichtiger, sich neben den fachlichen Kompetenzen auch technische, Datenbank- und methodische Kompetenzen anzueignen. Auch für den Bau gilt: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in die Implementierung der neuen Prozesse mit ein, beantworten Sie offene Fragen zur digitalen Buchhaltung und versuchen Sie Ängste auszuräumen. Je besser die Vorbereitung und Schulung, desto schneller werden Sie die Skeptiker von den Vorteilen der digitalisierten Buchhaltung überzeugen. Es gilt aber auch, die Kollegen für steuerliche Fallstricke zu sensibilisieren und Handlungssicherheit zu vermitteln.
Schritt 2: ERP-System mit DMS und Datenschutz installieren
Jeder Digitalisierungsvorgang beginnt mit der Installation eines ERP-Systems. ERP steht für Enterprise Resource Planning: Dabei handelt es sich um eine Software, die in jedem Betrieb eingesetzt werden kann – auch für die digitale Buchhaltung. Mit ihr können
- Controlling,
- Rechnungswesen
- Materialwirtschaft,
- Produktion,
- Bedarfsermittlung,
- Verkauf und
- Forschung und Entwicklung
gesteuert werden. Durch den modularen Aufbau ist es möglich, auf der Basis einer Grundsoftware nur die für das Unternehmen wichtigen Software-Komponenten zu installieren.
Wichtig dabei: Die Buchhaltungssoftware sollte zu Ihrem Bauunternehmen passen und nicht überdimensioniert sein. Der Schlüssel für eine einwandfreie digitale Buchführung ist ein funktionierendes Gesamtpaket: Ein zentraler Bestandteil des ERP sollte beispielsweise ein DMS – Dokumentenmanagementsystem – sein. Es sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmensprozesse im Bauwesen entlastet und vereinfacht werden, indem Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können. Es stellt auch sicher, dass die digitalen Dokumente revisionssicher und somit gesetzeskonform archiviert werden. Es setzt beispielsweise die Anforderungen der EU-DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) um. Dies bedeutet unter anderem, dass die sogenannten «Betroffenenrechte» gewahrt werden:
- das Auskunftsrecht,
- das Recht auf Berichtigung,
- das Recht auf Löschung,
- eine Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit Berichtigung und Löschung,
- das Recht auf Übertragbarkeit oder
- das Recht auf Widerspruch.
ACHTUNG: Das DMS sollte bereits bei der Planung des ERP integriert werden.
Schritt 3: Papierbelege in der digitalen Buchhaltung
Wenn der Grundstein mit einem ERP-System für das Baumanagement und einem unverzichtbaren DMS gelegt ist, geht es los mit dem papierlosen Büro. Bei der papierlosen Buchhaltung können auch im Bauwesen Papierbelege einfach vernichtet werden, nachdem sie eingescannt worden sind.
Wichtig dabei: Achten Sie darauf, dass die Voraussetzungen des sogenannten „ersetzenden Scannens“ erfüllt sind. Bei diesem Vorgehen muss ein lückenloser Prozess sichergestellt sein. Dieser lückenlos nachzuverfolgende Prozess umfasst:
- Belegeingang,
- Digitalisierung und Vernichtung der Papierbelege,
- Übermittlung an den Steuerberater und die
- Verbuchung und Archivierung.
Genutzt wird in der Regel ein Scanner, aber in Einzelfällen ist eine mobile Scan-App auf dem Smartphone brauchbar, etwa auf der Baustelle. Stellen Sie den Scanner in jedem Fall von Beginn an so ein, dass je Beleg eine eigene Datei erstellt wird.
Schritt 4: Absichern fürs Finanzamt – Buchhaltung richtig digitalisieren
Bei einer Betriebsprüfung im Baugewerbe sind Sie mit Einhaltung der „GoBD“ auf der sicheren Seite. Die „GoBD“, kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, wurden mit einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen Ende 2019 neugefasst.
Um eine lückenlose Erfassung aller Belege zu sichern, verlangt der Gesetzgeber von Bauunternehmen die Einhaltung bestimmter Kriterien – zum Beispiel, dass ein Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format möglich ist. Zu diesen zählen:
- Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Grundlage ist der §14 HGB)
- Ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS)
- Zugriffsmöglichkeiten z.B. im Falle einer Wirtschaftsprüfung (Grundlage sind die GoBD)
Damit will der Gesetzgeber prüfbar machen, ob die Leistungen auf der Rechnung tatsächlich erbracht wurden und ob der Rechnungssteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat.
Schritt 5: Steuerberater für die digitale Buchhaltung einbeziehen
Ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist der Austausch mit Ihrem Steuerberater. Klären Sie mit ihm vorab, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Er sollte eine steuerliche Qualitätssicherung vornehmen.
Gut zu wissen ist, dass der Steuerberater nicht die Dokumente selbst braucht, sondern nur
folgende Informationen nachvollziehen muss:
- Was ist wann an Umsatz oder Ausgaben angefallen (inkl. Steuer)?
- Was wurde wann von welchem Konto bezahlt?
- Was steckt hinter den einzelnen Transaktionen (z.B. Gebühr, Erlös aus Dienstleistung mit MwSt., etc.)?
Es muss also nicht gleich DATEV integriert werden, eine einfache Übermittlung der Daten für die digitale Buchhaltung als ZIP-Archiv oder CSV-Datensatz reicht aus.
Schritt 6: Digitale Belege und Scans zusammenführen
Für die digitale Buchführung in der Baubranche müssen die gescannten Unterlagen lesbar in einem digitalen Ablagesystem abgelegt und für den Steuerberater und das Finanzamt zugänglich sein. Mehrseitige Belege sollten bereits beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst werden. Fortschrittliche Buchhaltungsprogramme sind in der Lage, per EMail empfangene Belege den richtigen Ordnern zuzuordnen und Upload-Ordner zu synchronisieren. Alternativ können Sie die Belege einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei manuell übertragen.
Wichtig dabei: Für digitalisierte Papierbelege gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Schritt 7: Verfahrensdokumentation erstellen
Für die Digitalisierung der Buchhaltung Ihres Bauunternehmens sollten Sie eine richtige Verfahrensdokumentation besitzen: Ein Dokument, aus dem alle Inhalte sowie Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse Ihres Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. Dokumentiert werden alle Prozesse, die in Ihrem Bauunternehmen installiert wurden und die den Empfang, die Digitalisierung, Verarbeitung, Ausgabe und Archivierung der Dokumente betreffen. Am besten funktioniert dies, wenn das Buchhaltungsprogramm durch ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem unterstützt wird. Das DMS sollte Informationen nicht nur archivieren, sondern auch den Nachweis für jedwede Änderung, Bearbeitung und Ergänzung direkt am Dokument speichern. Das Dateiformat digitaler Belege sollte unveränderbar sein – PDFs oder Bilddateien (PNG, JPEG usw.) sind akzeptabel.
Warum ist die Digitalisierung der Buchhaltung in der Baubranche sinnvoll?
Gerade in der Baubranche sind bei der Buchhaltung zahlreiche bauspezifische Funktionalitäten sinnvoll. Mit einer anwenderfokussierten Software wie NEVARIS Finance wird jedem Mitarbeiter eine Rolle zugewiesen, die auf den jeweiligen Verantwortungsbereich zugeschnitten ist. Allen Mitarbeitern können so nur die für sie wichtigen Elemente angezeigt werden. Eine ideale Buchhaltungssoftware für das Baugewerbe umfasst unter anderem die Möglichkeit, folgende Prozesse digital abzubilden:
- Bestand und Abschreibungen
- Finanzbuchhaltung
- Kostenrechnung und Baubetriebsabrechnung
- Verrechnungen von Gerätekosten
- Materialwirtschaft (Einkauf, Verkauf und Logistik)
- Lohnabrechnung und Personalverwaltung
- Maschinen und Material
Möchten Sie sich tiefergehend damit beschäftigen, warum auch Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren sollten, werfen Sie gerne einen Blick in unsere NEVARIS Finance Broschüre.
Wie sicher ist die digitale Buchhaltung im Bauwesen?
Um nach GoB-Testat (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) garantiert rechts- und revisionssicher zu arbeiten, benötigen Sie eine Software, die jederzeit die Anforderungen für die digitale Betriebsprüfung erfüllt. Kaufmännische Standards und bauspezifische Besonderheiten sollten bei der Wahl der Software berücksichtigt werden. Auch, ob es innerhalb des Programms möglich ist, nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu arbeiten und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie einzuhalten. NEVARIS Finance macht genau dies möglich – geprüft, zertifiziert und auf die Anforderungen des Baus zugeschnitten.
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