Dokumenten- und Workflowmanagement

Mit professionellen Werkzeugen rechtssicher zum papierlosen Büro

Zeitgemäßes Dokumentenmanagement und sichere Workflows mit NEVARIS

Der erste entscheidende Schritt zum papierlosen und digitalen Unternehmen ist die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Prozesse. NEVARIS unterstützt Sie dabei mit starken Partnerlösungen wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und mit Prozessautomatisierung – alles natürlich nahtlos integriert in die NEVARIS-Produkte.

Das sind Ihre Vorteile:

  • Sicheres Arbeiten durch geschützte Archivierung
  • Kosteneinsparung durch Senkung von Papier-, Druck und Zustellkosten
  • Geringere Fehleranfälligkeit durch verlässliche Prozesse
  • Zeitersparnis durch Wegfall von Suchzeiten
  • Rechtssicherheit durch DSGVO-konformes Arbeiten

Das steckt in unserem DMS und Workflowmanagement

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems liegen auf der Hand: Ihre Dokumente sind leicht auffindbar, wodurch Sie alle nötigen Belege bei Bedarf rasch liefern können. Alle aktuellen, revisionierten und archivierten Versionen eines Dokuments sind zentral organisiert und minimieren Ihren Verwaltungsaufwand. Zusätzlich profitieren Sie von Kosteneinsparungen auf unterschiedlichen Ebenen und tragen zum Umweltschutz bei.

Mit einem webbasierten Workflowmanagement-System bilden Sie automatisch wiederkehrende Unternehmensprozesse wie Rechnungsprüfungen, Fristenmanagement und Urlaubsanträge ab. Die digitalen Arbeitsabläufe können Sie flexibel nach Ihren Wünschen aufbauen. Prozesse werden im Workflowmanagement-System gleichzeitig bearbeitet und dokumentiert. Mithilfe digitaler Workflows entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, behalten stets die Übersicht über Ihre Unternehmensabläufe und beschleunigen diese.

Dokumenten- und Workflowmanagement in NEVARIS-Lösungen

In NEVARIS Build (in Österreich Success X) und dem integrierten CRM-Tool NEVARIS Inform können Sie zwischen einer integrierten Dokumentenablage und der Nutzung des DMS DocuWare wählen. Für kleinere und mittlere Bauunternehmen haben wir ein spezielles DocuWare KMU Paket in Verbindung mit unserer Software Bau für Windows. In unserer ERP-Lösung NEVARIS Finance ist die Anbindung an das DMS DocuWare zentraler Bestandteil für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Für die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. Rechnungsfreigaben, ist in NEVARIS Finance die Workflow-Lösung JobRouter integriert.

Unser Whitepaper „ERP im Baumanagement“ zum kostenlosen Download.

Die umfassende Studie „The next normal in construction – how disruption is reshaping the world’s largest ecosystem“ von McKinsey & Company (Juni 2020) belegt eindeutig: Die Baubranche hinkt hinterher! Bei der Digitalisierung und dadurch auch in der Produktivität. Dabei können es sich Bauunternehmen gerade heute nicht mehr leisten, sich der Digitalisierung zu verweigern. Die Anforderungen an Bauprojekte werden immer komplexer und die Bauzeiten immer kürzer. Nur wer den Überblick über Projekt- und Unternehmenskennzahlen behält, kann Projekte erfolgreich abwickeln und sein Unternehmen sicher in die Zukunft lenken.

Lernen Sie in unserem Whitepaper drei gute Gründe für die Einführung eines ERP-Systems kennen. Erfahren Sie außerdem, was bei einer Einführung beachtet werden sollte und wie Sie einfach damit beginnen.

Gesetzliche Anforderungen – sicher erfüllen durch DMS

Unveränderbarkeit, Formattreue, Indexierung und E-Mail-Archivierung – das sind die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) an elektronische Belege aus dem Archiv. Sobald geschäftliche Korrespondenzen wie Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge digital verbucht werden, genügen die normale Speicherung in einem Ordner auf Ihrem PC oder die Weiterleitung an ein anderes E-Mail-Postfach nicht mehr. Dokumentenmanagement mit NEVARIS garantiert die Erfüllung all dieser Anforderungen und sorgt für das Bestehen der nächsten Betriebsprüfung.

Automatisierte Rechnungsprüfung – durch Workflowmanagement

Digitale Rechnungsbearbeitung ist viel mehr als die Ablage von Rechnungen in einer Datenbank. Die gesamte Rechnungsprüfung kann durch ein effizientes Workflowmanagement digitalisiert werden. Alle Prozessschritte der Rechnungsbearbeitung werden dabei automatisch durchlaufen. Notizen und Änderungen können rechtegesteuert direkt am Bildschirm vorgenommen werden. Nachdem die Rechnung automatisch erfasst wurde, erfolgt die Weiterleitung gemäß einem fest definierten Workflow zu den jeweils Verantwortlichen. Diese führen in ihrer rollenbasierten Ansicht eine sachliche Prüfung gemäß der Organisationsstruktur durch, können direkt Rückfragen stellen, Kommentare am Dokument einfügen oder etwaige Fehler unmittelbar korrigieren. Workflowmanagement mit NEVARIS sorgt für sichere und transparente Unternehmensabläufe.

Gemeinsam stark – unsere Partner

Sowohl beim Dokumentenmanagement als auch beim Workflowmanagement setzen wir auf starke Partner, deren Lösungen wir in die NEVARIS-Produkte integriert haben.

NEVARIS Finance Partner DocuWare
NEVARIS Finance Partner JobRouter

NEVARIS für alles – vom Büro- bis zum Baustellenmanagement

Mit der NEVARIS-Produktfamilie entwickeln wir ganzheitliche Software-Lösungen, die Sie mit einer einheitlichen Benutzerführung und direkten Schnittstellen zueinander über den gesamten Bauprozess begleiten. Sie arbeiten effizienter durch automatisierte Prozesse und vermeiden Fehlerquellen durch mehrmaliger Eingaben und die daraus resultierende Datenredundanzen.

Dabei unterstützen unsere Partnerprodukte JobRouter und DocuWare bei einem effizienten Workflow- und Dokumentenmanagement, u.a. mit einer Anbindung an unser ERP-System NEVARIS Finance, das alle Aktivitäten bauspezifischer Prozesse verarbeitet und integriert. NEVARIS Build ist unsere Projektsoftware für Planer und Bauunternehmen. In der speziellen Ausführung für Österreich hat das Programm den Namen Success X. In beiden Programmen ist unsere CRM-Software NEVARIS Inform integriert.  Und mit unseren mobilen Lösungen 123erfasst und 123quality sowie 123fleet digitalisieren Sie Ihre Baustelle.

DMS und Workflows – Perfektes Zusammenspiel mit NEVARIS

Verschiedene Lösungen aus dem NEVARIS-Produktportfolio haben direkte Anbindungen an Systeme zum Dokumenten- und Workflowmanagement. Dadurch wird nahtloses und effizientes Arbeiten möglich.

Rechnungen in NEVARIS Finance
Rechnungen können direkt aus NEVARIS Finance im Dokumentenmanagementsystem DocuWare revisionssicher gespeichert und direkt aus DocuWare aufgerufen werden.
Dokumentensuche
Im Dokumentenmanagementsystem  DocuWare können Dokumente jeder Art (z.B. Rechnungen) über verschiedene Kriterien wie Dokumentenart, Debitornummer oder Belegdatum gesucht werden.
Volltextsuche in Dokumenten

Mit DocuWare können Sie eine Volltextsuche in sämtlichen archivierten Dokumenten nach verschiedenen Kriterien durchführen.

Rechnungsprüfung
Im Workflowmanagementsystem JobRouter können in Verbindung mit NEVARIS Finance individuelle Workflows zur Rechnungsprüfung erstellt werden.
Prozessmodellierung
Mit dem Designer im Workflowmanagementsystem JobRouter können intuitiv und individuell Workflows jeglicher Art modelliert werden.
Mit unseren DMS- und Workflow-Lösungen Ihr Unternehmen digitalisieren

Professionelle Lösungen für Dokumenten- und Workflowmanagement, eng verbunden mit für die Baubranche spezialisierter ERP- und Projektsoftware – das ist DMS und Workflowmanagement mit NEVARIS.  Wir bieten Ihnen die optimale Lösung für die Digitalisierung ihrer täglichen Prozesse. Und unsere Experten analysieren Ihre unternehmensinternen Abläufe und unterstützen Sie bei dem Weg zum papierlosen Büro.

  • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Einfache Dokumentensuche
  • Berücksichtigung aller Anforderungen der GoBD
  • Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung
  • Abbildung von Prozessen wie Bauakte, Personalakte, Freigaben und Investitionsanträge
  • Regeldefinitionen für Wiedervorlagen und Eskalationswarnungen
  • Schnittstelle zu ERP-Systemen und Bausoftware
  • OCR-Freiformerkennung

Machen Sie jetzt Ihren DMS-Check

Lassen Sie von unseren Experten kostenlos überprüfen, wie weit Sie schon auf dem Weg zum rechtssicheren papierlosen Büro sind:

Unternehmen, die auf uns vertrauen

Downloads

Die folgenden Dokumente bieten detaillierte Informationen zum Funktionsumfang der verschiedenen DMS- und Workflow-Lösungen:

Webinare, Messen, Events…

… finden Sie bei uns alle Termine, um NEVARIS-Lösungen kennenzulernen, Einführungen in Produkte zu bekommen und sich über alle wichtigen Neuerungen zu informieren. Lernen Sie unsere Produkte und unser Team auf den relevanten Messen und Veranstaltungen kennen und lieben. Entdecken Sie außerdem alle Termine zu unseren kostenfreien Webinaren und erhalten Sie einen Einblick in unsere Produktwelt.

Support, Service & Seminare

Unser Supportteam bietet Ihnen besten Service rund um Ihre Fragen und Softwarehürden. Melden Sie sich bei uns, wir kümmern uns um Ihre Anliegen. Besuchen Sie auch unsere NEVARIS Academy und bilden Sie sich, was aktuelle Themen, Gesetzesänderungen und unsere Softwareprodukte angeht, weiter. Bleiben Sie nicht stehen, sondern stillen Sie Ihren Wissensdurst mit uns. Mit NEVARIS finden Sie immer Support, Service und Seminare!

NEVARIS - Ihr Partner für Dokumenten- und Workflowmanagement

Wir haben unsere Produkte eng an professionelle Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme angebunden. Mit unserer Expertise und jahrelanger Erfahrung unterstützen wir Sie dabei, Ihr Unternehmen zu digitalisieren. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

UNSERE ZENTRALE

Hanna-Kunath-Straße 3, 28199 Bremen

+49 (421) 59660-0

kontakt@nevaris.com

Ihre Nachricht an uns