Was Baubetriebe über elektronische Rechnungen wissen sollten

Die Digitalisierung der Baubranche ist in vollem Gange. Im nächsten Jahr wird die E-Rechnung Pflicht für alle deutschen öffentlichen Auftraggeber. Wir haben Wissenswertes zum Thema für Sie zusammengetragen.

Bald ist es soweit – schon zum Jahresende 2019 stellt ein Großteil der deutschen Verwaltungen auf den Empfang elektronischer Rechnungen um. Spätestens ab November 2020 wird die E-Rechnung dann auch in der Baubranche bei öffentlichen Aufträgen des Bundes Pflicht sein. Noch immer herrscht bei Baubetrieben aber Unsicherheit darüber, welche Vorkehrungen jetzt konkret getroffen werden müssen. Und was die wenigsten wissen: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur lästige Pflicht, sie spart auch bis zu 11 Euro pro Rechnung – bei geschätzten 32 Milliarden Rechnungen in Deutschland pro Jahr eine beträchtliche Summe.

 

Was macht E-Rechnungen so interessant?

Laut einer Bitkom-Studie beträgt das Rechnungsaufkommen in Deutschland mehr als 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr. Davon gehen über 90 Prozent nach wie vor in Papierform ein und werden zum Großteil noch immer manuell verarbeitet. Die Vorteile der elektronischen Rechnungen liegen auf der Hand: Zum einen sind sie ein wichtiger Schritt zum modernen, papierlosen Büro. Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger profitieren zudem von weniger Fehlerquellen und mehr Zeit- und Kosteneffizienz:

 

Vorteile für den Rechnungssteller:

  • Einsparung der Kosten für Papier und Porto sowie der Archivierungskosten für Papierrechnungen.
  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente
  • Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte werden minimiert
  • Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows
  • Mehr Transparenz in der Ablage der Rechnungen

 

Vorteile für den Rechnungsempfänger:

  • Einsparung der Kosten für Papier, Wegfall von Kopien für Mehrfachablage
  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente direkt in die Buchhaltungs-Software ohne Erfassungsfehler
  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
  • Rechnungen schnell und jederzeit wiederauffindbar
  • Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen

 

Elektronische Rechnungen: XRechnung

Viel interessanter aber noch sind Liquiditätsvorteile, die aus der deutlich schnelleren Zustellung der Rechnung resultieren, wie etwa kürzere Forderungslaufzeiten und die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten. Mit einem standardisierten Format können die Rechnungen nicht nur automatisiert eingelesen, sondern auch die Daten, die für die Liquiditätssteuerung wichtig sind, herausgefiltert und analysiert werden.

Im Zeitraum 2018 bis 2020 wird XRechnung als Standard für elektronische Rechnungen, welche an die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gesendet werden, eingeführt. Mit diesem Standard setzt Deutschland die Vorgaben des European Committee for Standardization (CEN) für normierte Daten in einer Rechnung um.

 

Viel Geld und CO2 einsparen

Erst durch die Schaffung durchgängiger automatisierter Prozesse lassen sich die Einsparpotenziale des E-Invoicing maximal ausschöpfen. Untersuchungen zufolge liegen diese zwischen 1,50 Euro (für Papier, Porto, Druck etc.) und 11 Euro (zzgl. Lohnkosten) pro Rechnung. Und nicht nur wirtschaftlich lohnt sich der Wechsel zur automatischen Rechnungsverarbeitung. Auch die Umwelt freut sich. Denn während eine Papierrechnung etwa 100 Gramm Kohlendioxid in ihrer Bilanz aufweist, reduziert eine rein elektronisch verarbeitete Rechnung diesen Wert um fast 50 Prozent.

 

Chance für die Baubranche?

Die Einführung von elektronischem Rechnungsaustausch und automatisierter Rechnungsverarbeitung ist also ein wichtiger Schritt in mehrere richtige Richtungen. Einige Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen Rechnungen in elektronischer Form bereits und werden ihre Angebote so erweitern, dass die Erstellung von XRechnungen im Rahmen der bisher bekannten Buchhaltungs- bzw. ERP-Software erfolgen kann.

Zu einem Zugpferd der Digitalisierung wird das neue standardisierte Datenformat aber nur, wenn alle Beteiligten mitziehen – sowohl Anbieter als auch Nachfrager. Eine Chance für die Baubranche, ein Zeichen für Offenheit und Fortschritt zu setzen?

 

NEVARIS wird zum November 2019 die Erstellung von Rechnungen als XRechnung in allen Produkten zur Verfügung stellen. Ab November 2020 wird auch das Einlesen von elektronischen Rechnungen möglich sein. Wenn Sie Fragen dazu haben, schicken Sie uns gerne eine Nachricht.

 

Bildnachweis: Stock Rocket/shutterstock.com,  Autorin: Eva-Marion Beck

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