Mit großen Schritten zum papierlosen Büro: Die XRechnung kommt

Ab dem 27. November 2020 wird es ernst – laut EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber elektronisch im XRechnungs-Format gestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt werden keine PDF- und Papierrechnungen mehr akzeptiert. Bauunternehmen, die für eine Bundesbehörde arbeiten, sollten sich also zeitnah mit dem Thema XRechnung auseinanderzusetzen. Wir haben uns genau angesehen, wie das neue Format funktioniert und wie Sie es optimal nutzen.

 

XRechnung – was ist das überhaupt?

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die XRechnung wurde als nationaler Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland erarbeitet und im Juni 2017 veröffentlicht. Am ehesten lässt sich das neue Format mit XML-Dateien vergleichen, die auch über Schnittstellen übertragen werden können. Sie kann kostenlos genutzt und problemlos in bestehende Firmensoftware integriert werden. Die XRechnung sorgt dafür, dass im leistenden Unternehmen und auch beim Rechnungsempfänger der gesamte Prozess papierlos digital ablaufen kann.

 

Wie funktioniert das Senden der XRechnung?

Folgende Möglichkeiten gibt es, eine XRechnung zu senden:

  • Sie können die XRechnung via Web-Formular, d.h. durch Eingabe in ein webbasiertes Online-Formular übertragen
  • Sie können die XRechnung über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes senden. Nach der Eingabe aller erforderlichen Registrierungsdaten (Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort) und dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen wird ein Aktivierungslink an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
  • Nutzen Sie die Option des Webuploads von Files – Übertragen Sie die XRechnung via E-Mail / DE-Mail
  • Übertragen Sie die XRechnung via E-Mail / DE-Mail

 

Was bringt die XRechnung für Unternehmen?

Man kann sagen, dass die XRechnungs-Verordnung nur Vorteile für Unternehmen bringt. Erst mit ihr können Sie die Einsparpotenziale des E-Invoicing und des papierlosen Büros maximal ausschöpfen.

Verkürzte Durchlaufzeiten, Kostenreduktion, ein einfacheres und schnelleres Mahnwesen sowie die Vermeidung von Übertragungsfehlern sind nur einige davon. Viel interessanter aber noch sind Liquiditätsvorteile, die aus der deutlich schnelleren Zustellung von Rechnungen resultieren, wie etwa kürzere Forderungslaufzeiten und die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten.

Die aktuellen Fristen lassen Ihnen und Ihrem Unternehmen noch ausreichend Zeit, um sich auf die XRechnung vorzubereiten. Wichtig ist, dass Sie rechtzeitig mit der Umstellung beginnen. Fehlt inhouse die benötigte Expertise, können Sie auf externe IT-Anbieter zugreifen, die die nötige Infrastruktur bereitstellen und Sie bei der Gestaltung neuer Prozesse unterstützen und. So schaffen Sie einen problemlosen und sicheren Übergang hin zur XRechnung.

 

Die XRechnung ist auch optional in dem Anfang November veröffentlichten Update für NEVARIS Bau für Windows enthalten. 2020 wird die Funktion XRechnung durch die unterjährigen Software-Releases auch in NEVARIS Finance eingespielt. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne!

 

Bildnachweis: ©Chinnapong/Shutterstock.com, Autorin: Eva-Marion Beck

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