NEVARIS Finance Support

Die Vorgehensweise zur Direktlieferung von Artikeln ist wie folgt:

• Zunächst erstellen Sie einen Verkaufsauftrag
• In der Verkaufszeile aktivieren Sie das Kennzeichen „Direktlieferung“ (evtl. ist diese Spalte nicht eingeblendet)
• Hinweis: Dieser Verkaufsauftrag kann erst gebucht werden, wenn er mit einer Bestellung verknüpft ist
• Erstellen Sie eine Einkaufsbestellung
• Geben Sie zusätzlich zu den bekannten Einkaufskopfdaten, im Feld Verk. An Deb. Nr. im Register „Lieferung“ die Nummer des Debitors an, den Sie auch im VK-Auftrag gewählt haben
• Verknüpfung von Einkaufsbestellung + Verkaufsauftrag
• Wechseln Sie in die Einkaufszelle und wählen Funktion/Direktlieferung, Auftrag holen
• Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus der die Artikel für diese Bestellung enthält. Die weitere Abwicklung erfolgt wie gewohnt.

Alternativ können Sie über den Menüpunkt Einkauf / Periodische Aktivitäten, Bestellvorschlag die offenen Direktlieferungen in eine Bestellung umwandeln.

Gehen Sie hierzu über Funktion/ Direktlieferung, Auftrag holen.

Den Bestellvorschlag können Sie individuell überarbeiten.

Bei der Buchung der Eingangslieferung wird automatisch auch die Verkaufslieferung ausgelöst.

1. Eintragen der von NEVARIS Finance berechneten Bestände im Inventur-Buchungsblatt. Wählen Sie hierzu die Funktion „Lagerbestand berechnen“. Die gewünschten Artikel können weiter eingegrenzt werden.
2. Ausdrucken der Inventurliste über Lager, Artikel Berichte, Inventurliste
3. Zählen der Artikel und Eintragen der ermittelten Mengen auf der Inventurliste. Kennen Sie unsere Scannerschnittstelle? Die Erfassung der Bestände via Scannerlösung bietet Ihnen eine wesentliche Vereinfachung in der Inventurerfassung. Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.
4. Eingeben der tatsächlichen Lagerbestände im Buchungsblatt, die bei der Zählung ermittelt wurden.
5. Buchen des Buchungsblattes. Für die gebuchten Artikel werden separate Inventurposten geschrieben, sodass eine spätere Nachverfolgung möglich ist.

Die Lieferungs-ID wird intern bei den Belegen mitgeführt. Auf diese wird in der vorläufigen Bewertung der Lieferungen in der BBA referenziert. Diese ID wird automatisch hochgezählt und sollte nicht beeinflusst werden.

Anfragevorgang: Funktion „Artikel ändern“. Die folgende Artikelübersicht ist auf die Artikel gefiltert, die beim Ursprungsartikel im Zusammenzählungsfeld „Alternativartikel“ stehen.

Das Feld Gegenkonto wird nur bei einzeiligen Buchungen gefüllt. Buchungen aus dem REBU sind immer mehrzeilig, sodass das Feld leer bleibt.

Anfragevorgänge werden in Nevaris Finance nicht gelöscht. Daher ist jederzeit eine Einsicht in die Informationen und den Preisspiegel möglich.

Darüber hinaus können Preisspiegel unter verschiedenen Ausgabenamen gedruckt und gespeichert werden. Ein Druck kann also beliebig oft wiederholt werden. Um einen Druck eines gespeicherten Preisspiegels zu wiederholen, wird der Anfragevorgang aufgerufen. Der Preisspiegel wird erneut gedruckt, in dem abgebildeten Fenster ist das Kennzeichen „Ausgabezeilen neu“ zu deaktivieren, wenn der alte, bereits vorhandene Preisspiegel gedruckt werden soll.

Diese Meldung kann bei der Buchung eines Rechnungseingangsbuches auftreten. Das Problem kann im Zusammenhang mit dem MWSt-Betrag einer Rechnungseingangsbuchzeile stehen. Wenn der MWSt-Betrag leer ist, durch die Angabe der Buchungsgruppen allerdings eine Mehrwertsteuer berechnet würde, so kann dieser Fehler auftreten. In diesem Fall ist der MWSt-Betrag der Zeile manuell anzupassen.

Stellen Sie die „Erweiterte Kontierung“ auf „Beide (Preis laut Bel.)“. Dies stellt sicher, dass beide Kostenstellenwerte den Artikel als Information erhalten. Standardmäßig werden Lieferscheine beim Drucken nicht gebucht. Jedoch wenn unter „BBA, Periodische Aktivitäten, Monatsabrechnung“, für den Monat beim Eintrag die Spalte „Sofort an BBA“ (standardmäßig nicht eingeblendet) „Ja“ steht, dann wird beim Drucken auch gebucht.

Lassen Sie sich die Spalte einblenden und entfernen Sie das Häkchen.
Buchen mehrerer Lieferscheine: Rufen Sie aus der Karte die Übersicht auf. Dort ist ein Buchen-Button. Dieser bucht alle in der Anzeige angezeigten Lieferscheine. Sie können diese also auch vorher filtern. Einzelne Lieferscheine können Sie aus der Karte heraus buchen.

DocVariablen: DocVariablen sind Informationen die in einem Dokument nur einmalig vorkommen, wie z.b. Kopfinformationen eines Kreditors.

Textmarken: Textmarken können in einer Vorlage beliebig oft vorkommen bzw. verwendet werden. Sie sind dynamisch und werden in einer Tabelle erzeugt. Beispielsweise „Positionsnummer“, „Artikelnummer“ etc.

Bei der Verwendung der DocVariablen sei darauf zu achten, dass die Word-Vorlage auch als richtige Vorlage abgespeichert ist. Zu erkennen an der Endung *.dot oder *.dotx

Dateien, die mit *.doc / *.docx enden, sind normal aus Word gespeicherte Dateien, die für die Verwendung von DocVariablen nicht genutzt werden können.

Eine Liste „Word Alias Steuerung“ ist in der Suche aufrufbar oder alternativ über „Abteilungen“ > „Verwaltung“ > „Einrichtungen“ > „Word Alias Steuerung“.

In der Word Vorlage kann man (standardmäßig) über ALT + F9 zwischen Variablen und dem angezeigten Inhalt wechseln.

Prüfen, ob eine aktuelle Version von Word vorliegt und die Vorlage in einem richtigen Dateiformat abgespeichert wurde. (*.dot / *.dotx)
Ggf. Word neu installieren. Auch prüfen, ob in der „Berichtsauswahl“ die korrekten Reporte zur Benutzung der DocVariablen ausgewählt wurden.

Siehe folgenden Link: https://support.microsoft.com/de-de/help/172108/howto-troubleshoot-member-not-found-0x80020003-error

Unter anderem erscheint die Meldung, wenn bei den Druckoptionen die Markierung „COM-Schnittstelle aktivieren“ gesetzt ist.

Prüfen, ob eine aktuelle Version von Word vorliegt und die Vorlage in einem richtigen Dateiformat abgespeichert wurde. (*.dot / *.dotx)

Siehe folgenden Link: https://support.microsoft.com/de-de/help/224338/error-message-in-word-800a175d-could-not-open-macro-storage

Beim Drucken kommt in Finance die Meldung „Der Wert ‚MA‘ kann nicht in Typ Integer ausgewertet werden“:

Der Wert (in diesem Fall ‚MA‘) kann abweichend sein. Beim Auftreten dieser Meldung sind im Dokument unzulässige Textmarken hinterlegt die z.b. wie folgt aussahen:

MA
MAFirma etc., und zur o.g. Meldung führen.

Da diese Textmarken nichts mit Finance zu tun haben und auch keine Tabellen, Spalten sowie Zeilenstruktur haben, kommt es zu oben genannter Meldung.

Die Einstellung hierfür ist zu finden unter

Abteilungen -> Kreditorenmanagement -> Einrichtung -> Kreditoren Einkauf Einrichtung

Im Register „Einkauf“ muss unter „Buchungstext Erfolgsbuchung“ die Auswahl Buchungsbeschreibung/Einkaufszeile getroffen werden.

Alle nach Vornahme dieser Einstellung erfolgten Buchungen gelangen in die Einzelbelege mit den Buchungstexten aus den Zeilen.

Damit der Bereich des ESR im Rechnungseingangsbuch angezeigt wird, muss es sich wirklich um einen Mandanten handeln, der Schweizer ist. Die Einstellung hierfür erfolgt in den Firmendaten.

Aufruf unter

Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Firmendaten

Im Ländercode muss „CH“ für Schweiz eingetragen sein. Anschließend wird auch das Register ESR in den Firmendaten mit angezeigt.

Es gibt die Möglichkeit, verschiedene Nummernserien (z.B. im Rechnungseingangsbuch) auszuwählen (z.B., wenn jeder Mitarbeiter eine eigene Nummernserie für Eingangsrechnungen erhalten soll oder man jahresübergreifend bucht und dafür unterschiedliche Nummernserien verwenden möchte).

Hierzu die lokalen Nummernserien aufrufen unter:

Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Nummernserie lokal

Hier müssen nun die passenden Nummernserien angelegt sein (oder ggf. werden). Bei einer automatischen Nummerierung kann in der Nummernserie ein Startdatum, die Startnummer und die Erhöhung hinterlegt werden. Ebenso kann dort definiert werden, ob zusätzlich eine manuelle Nummernvergabe erfolgen darf.

Nun müssen die Nummernserien mit der Nummernserie verbunden werden, die in der Kreditoren Einkauf Einrichtung im Register Nummerierung bei den Rechnungsnummern hinterlegt ist – in diesem Fall die „E-RG“:

Um Nummernserien zu verbinden, muss man auf der eben genannten Nummernserie stehen und oben über den Button Aktionen -> Verbindungen klicken.

Hier werden nun die Nummernserien hinzugefügt, die dann im Rechnungseingangsbuch auswählbar sein sollen:

Wenn nun eine neue Rechnungseingangskarte angelegt wird, so kann man auf die 3 Punkte neben der Nr. klicken und hier dann die gewünschte Nummernserie auswählen:

Wenn man im Rechnungseingangsbuch ist und mit Strg+N bzw. dem Button Neu eine neue Karte öffnet, wird auch automatisch ein weiteres Fenster geöffnet. Damit nicht jedes Mal ein neues Fenster geöffnet wird, kann die Tastenkombination Strg+Umschalt+Enter genommen werden.

Die Rechnungseingangsbuch-Karte kann personenbezogen angepasst werden. Sollte mal ein Feld fehlen, dann bitte prüfen, ob sich dieses evtl. in einem anderen Register befindet. Zum Registerwechsel oben den Butten „Registerwechsel“ klicken.

Ist das Feld auch hier nicht zu finden, so kann es sein, dass es ausgeblendet ist. Das Feld kann wie folgt in die Karte mit aufgenommen werden:

Links oben auf den weißen Pfeil im blauen Feld klicken -> Anpassen -> Diese Seite anpassen (dieser Weg ist nicht nur im Rechnungseingangsbuch so, sondern in allen Pages, in welchen eine solche Einblendung / Ausblendung möglich ist)

Hier dann Inforegister wählen, dann das Register, in das das Feld eingefügt werden soll und dann auf „Inforegister anpassen“ klicken.

Das gesuchte Feld mit dem Button „Hinzufügen“ aufnehmen.

Mit dem Button „Nach oben“ oder „Nach unten“ kann die Position des Feldes entsprechend verändert werden.

Der Button „Wichtigkeit“ bestimmt Folgendes:

Standard: Das Feld wird standardmäßig immer angezeigt in der Karte.

Heraufgestuft: Wird das Register zugeklappt, in dem dieses Feld vorhanden ist, so wird der Inhalt von diesem Feld im Register selbst im zugeklappten Modus mit angezeigt.

Zusätzlich: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Karte unten auf „Mehr Felder anzeigen“ geklickt wird.

Mit „OK“ wird die Auswahl entsprechend beendet, danach muss die Seitenansicht einmal geschlossen und wieder geöffnet werden, und das Feld ist in der Karte dann sichtbar.

Die Auswahl von Feldern in anderen Karten erfolgt auf dem gleichen Weg!

Wenn für einen Kreditoren immer ein Avis erstellt werden soll, unabhängig davon, wie viele Belege beglichen werden, muss dies in den Zahlungsvorschlagsdefinitionen hinterlegt werden.

Abteilungen -> Kreditorenmanagement -> Einrichtung -> Zahlungsvorschlagsdefinitionen

Hier diejenige ZV-Definition öffnen, bei welcher immer ein Avis erstellt werden soll. Im Register „SEPA“ muss bei „max. Anzahl Zahlsätze pro Kreditor“ eine 0 eingetragen werden.

Hierzu in die entsprechende Bilanz- oder GuV-Version gehen

(Aufruf über Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Einrichtung Berichte ->Bilanz-Version Übersicht / GuV-Version Übersicht -> bei der gewünschten Version auf bearbeiten klicken)

Oben im Menüband auf das Register Aktionen klicken und hier den Button „Konten“ wählen.

Es wird eine Übersicht geöffnet, in der alle Konten aufgeführt werden. Konten, die noch keine Zuordnung für die geöffnete Version haben, können erkannt werden, da hier nichts in den Stufen 1-4 hinterlegt ist.

Wenn Sie die Meldung erhalten, dass keine Daten ermittelt werden konnten, so kann es daran liegen, dass es wirklich keine Posten mehr gibt, die verprobt werden müssen, da die Verprobung bereits erfolgt ist und die Sachposten den „MWSt-Status“ „verprobt“ bereits erhalten haben. Um zu sehen, welchen Status ein Sachposten hat, muss die Sachposten Übersicht geöffnet werden. Hier dann die Spalte „MWSt-Status“ einblenden.

Wenn die USt-Verprobung erneut durchgeführt werden soll inkl. bereits verprobter Posten, so ist in den Optionen der Haken bei „Auch bereits verprobte Posten“ zu setzen.

Diese Meldung kann u.a. beim Buchen im Rechnungseingangsbuch oder im Fibu-Buchblatt entstehen.

Im Rechnungseingangsbuch:

– Bitte prüfen Sie, ob es keine Differenzen zwischen den MWSt-Beträgen in den Zeilen und im Kopf gibt.

– Bitte prüfen Sie, ob Sie nicht versehentlich direkt auf ein Steuerkonto buchen, obwohl dieses nicht zugelassen ist.

Im Fibu-Buchblatt:

– Bitte prüfen Sie, ob Sie nicht versehentlich direkt auf ein Steuerkonto buchen, obwohl dieses nicht zugelassen ist.

– Tauschen Sie die Zeilen miteinander, sprich wenn in der ersten Zeile das Sachkonto angesprochen wird und in der zweiten Zeile z. B. ein Kreditorenkonto, dann einmal genau anders herum erfassen (erst Kreditorenkonto, dann Sachkonto).

Es kann passieren, dass ein User eine Nummernserie aus Versehen löscht. Dann muss diese neu angelegt werden.

Aufruf der Nummernserien unter

Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Nummernserie global bzw. lokal

Die fehlende Nummernserie muss hier entsprechend neu erfasst werden. Wichtig hierbei, wenn die Hochzählung der Serie automatisch erfolgt (=Haken bei Vorgabenr. ist gesetzt), so muss in der Einrichtung die „Letzte Nr. verwendet“ ausgefüllt werden, mit der Nummer, die auch als Letztes verwendet wurde. Ansonsten kann es evtl. zu einer Fehlermeldung kommen, dass die Nummer bereits verwendet wurde, oder aber es kann zu Lücken in der Nummernserie kommen.

Die Gruppierung nach Zeilennummer wird in den Verkaufseinrichtungen gesteuert. Die anderen Gruppierungen werden immer vorgenommen. Wenn man keine Einrichtung vornimmt, dann wird generell nach den unten aufgezählten Informationen verdichtet.

Wenn man das NICHT möchte, muss das Kennzeichen gesetzt werden.

Unter: Debitoren Verkauf Einrichtung -> Register Verkauf -> „Zeilennummern getrennt“ muss der Haken gesetzt werden.

Hiernach wird verdichtet:

Art, Sachkonto, Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MwSt Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt Produktbuchungsgruppe, Steuergebietscode, Steuergruppencode, Steuerpflichtig, Verbrauchsteuer, Kostenstelle, Kostenträger, Projektnummer, Anlage Zeilennr., Herkunftsnr. REBU, Kostenart, Gerät, Zusatzkennung, Einheitencode, positive Menge, ARGE Auftragskurzcode, Mdt. der Kostenstelle (Abw. Mandant), Niederlassung, BAS

In der Mahndefinition-Karte wird hinterlegt, ab welchem Betrag Debitoren gemahnt werden sollen. Ist hier ein Betrag bei „Mahnen ab Mahnbetrag“ hinterlegt, so wird dieser entsprechend bei der Erstellung eines Mahnvorschlages berücksichtigt.

Aufruf über:

Abteilungen -> Debitorenmanagement -> Einrichtung -> Mahndefinitionen -> die gewünschte Definition aufrufen

Bitte überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrer Mahndefinition. Ist unter „Mahnen OP ab Betrag“ ein Betrag hinterlegt, ab dem erst gemahnt werden soll, und sind die fälligen Debitorenposten kleiner als dieser Betrag?

Ist noch ein nicht gebuchter Mahnvorschlag vorhanden, in dem die vermissten Posten enthalten sind? Dann entweder diesen Mahnvorschlag buchen, sodass auch die Mahnstufe entsprechend erhöht werden kann. Oder wenn dieser Mahnvorschlag nicht gebucht werden soll, die Posten oder den gesamten Mahnvorschlag löschen.

Hierzu einfach in die Debitorenposten gehen und die Spalte „Mahnstufe“ einblenden. Das Feld „Mahnstufe“ ist editierbar und kann entsprechend angepasst werden.

Voraussetzung ist, dass der Posten noch offen ist (ansonsten wird eine Fehlermeldung generiert, dass ein Ändern nicht möglich ist).

Um Buchhaltungsperioden für das gesamte Jahr anzulegen, bitte unter

Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Buchhaltungsperioden

gehen. Anschließend oben im Menüband auf den Button „Jahr errichten“ klicken:

Folgendes Dialogfeld entsprechend füllen – für ein ganzes Jahr dann bei „Anzahl Perioden“ 12 eingeben – mit „OK“ bestätigen. (Wenn weniger Monate benötigt werden, dann kann hier die Anzahl angepasst werden).

Bitte darauf achten, dass in einem neuen Geschäftsjahr auch immer der Haken im Feld „Neues Geschäftsjahr“ gesetzt ist.

Wenn man nach dem Jahresabschluss das vergangene Geschäftsjahr auf abgeschlossen gesetzt hat, ist dies dennoch reversibel.

Mit dem Report 5003420 kann man das abgeschlossene Geschäftsjahr wieder öffnen.

Die Ausführung erfolgt über:

Objekt ausführen (oben rechts in der Suchleiste eingeben) -> Typ: Report -> ID: 5003420 -> ok

Es wird direkt das letzte abgeschlossene Jahr ausgewählt, per OK dann bestätigen.

Aus unterschiedlichen Gründen können Anlagen nicht im Anlagenverzeichnis erscheinen.

Mögliche Ursachen:

a) Es wurde nachträglich die Anlagenbuchungsgruppe in der Anlage geändert, obwohl schon Buchungen (z.B. Anschaffung, AfA, etc.) erfolgt sind. Somit existieren unterschiedliche Gruppen bei den Buchungen. Zu sehen ist dies in den Anlageposten.

b) Das Buchungsdatum der Anschaffung stimmt nicht mit Buchungsdatum der Eingangsrechnung überein.

Lösung zu a)

Hier muss ein Service gestartet werden, der die Anlagenbuchungsgruppen bei den bereits gebuchten Anlagenposten auf die aktuell hinterlegten in der Anlagenkarte ändert. Aufruf hierzu:

Abteilungen -> Verwaltung -> Service -> ANBU Service

Hier die Auswahl „Buchungsgr. im Mandanten anpassen“ treffen und mit OK bestätigen.

Anschließende Abfrage mit „Ja“ bestätigen.

Lösung zu b)

Dieser Fehler passiert, wenn das Buchungsdatum der Eingangsrechnung geändert wird, aber das Anschaffungsdatum der Anlage (Spalte bei Buchung entsprechend anzeigen) wird nicht geändert bzw. lautet anders. Hier muss eine entsprechende Korrektur-Buchung erfolgen, denn Buchungs- und Anschaffungsdatum sollten nach Möglichkeit gleich lauten.

Die Art der Beschäftigung ist entscheidend.

Bei einer geringfügigen Beschäftigung ist wie folgt vorzugehen: eine zweite Personalnummer anlegen (kopieren) mit Personengruppenschlüssel 109 versehen und abrechnen. Bei der urspünglichen Personalnummer bleibt die Elternzeit (Fehlzeitenkalender) bestehen.

Handelt es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung (>18 Wochenstunden und Personengruppenschlüssel 101) bleibt es bei einer Personalnummer. Die Elternzeit (Fehlzeitenkalender) wird beendet.

Aufruf:/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen und dort: Ersatzleistung, Ergebnis, Vorerkrankungszeiten anfordern. Es wird geprüft, ob zur aktuellen Fehlzeit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen laut Fehlzeitenkalender vorliegen (Ärztliche AU liegt vor).

Aufruf:/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen und dort: Ersatzleistung, Ergebnis, Bescheinigung.

Nun in der Zeile … oder Vorgabe Monat den gewünschten Monat eintragen. Anschließend im Menüband auf Aktionen wechseln und Funktion > Zurücksetzen und neu ausführen. Die Daten zur Bescheinigung werden danach neu ermittelt. Wenn die Bescheinigung jetzt in Ordnung ist, den Datenträger erstellen. Ein erneutes Ausführen der Ersatzleistung für die Personalnummer ist nicht erforderlich.