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FAQ

Wie können der Systemindikator und das Bild für alle Mandanten gleich hinterlegt werden?

Der Systemindikator, wie auch das Bild, können global, sprich für alle Mandanten gleich, hinterlegt werden.

Unter Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Einrichtung

Im Register „Allgemein“ kann das Bild hinterlegt werden. Hierzu mit Rechtsklick auf den Bereich des Bildes und „Bild auswählen“.

 

Im Register „Systemindikator“ kann der Systemindikator sowie die Farbe (=Systemindikatorstil) gewählt werden.

 

Wenn es in einem Mandanten bereits lokale Einrichtungen in den Firmendaten gibt, dann haben diese bestand und Vorrang vor den globalen Einrichtungen. Ist hier nichts hinterlegt (Bild leer, Systemindikator = keine, Systemindikatorstil = Standard) und wird in der globalen Einrichtung entsprechend etwas hinterlegt, so ziehen diese Einrichtungen.

Wie können der Systemindikator und das Bild nur für einen Mandanten geändert werden?

Der Systemindikator, wie auch das Bild, können global, sprich für alle Mandanten gleich, hinterlegt werden.

Unter Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Firmendaten

Im Register „Allgemein“ kann das Bild hinterlegt werden. Hierzu mit Rechtsklick auf den Bereich des Bildes und „Bild auswählen“.

Im Register „Systemindikator“ kann der Systemindikator sowie die Farbe (=Systemindikatorstil) gewählt werden.

Wenn es in einem Mandanten bereits lokale Einrichtungen in den Firmendaten gibt, dann haben diese bestand und Vorrang vor den globalen Einrichtungen. Ist hier nichts hinterlegt (Bild leer, Systemindikator = keine, Systemindikatorstil = Standard), und wird in der globalen Einrichtung entsprechend etwas hinterlegt, so ziehen diese Einrichtungen.

Wie kann eine persönliche Ansicht in den Navigationsbereich gespeichert werden?

Wenn gewünscht ist, dass eine eigene Ansicht (z.B. die Anzahlung Vorgangsübersicht) mit in der Navigationsleiste steht, dann muss wie folgt vorgegangen werden (dies gilt analog zu allen anderen Ansichten, die in den Navigationsbereich sollen):

In der Anzahlung Vorgangsübersicht stehen, hier oben auf den kleinen grauen Pfeil klicken, welcher sich neben der Überschrift befindet -> „Ansicht speichern unter“ und den gewünschten Platz auswählen. Der Name kann frei vergeben werden. Die Aktivitätsgruppe ist der Bereich in der Navigationsleiste und muss gewählt werden.

 

Wo kann das Arbeitsdatum festgelegt werden?

Der Aufruf erfolgt oben links über den Button mit dem weißen Pfeil auf blauen Untergrund:

 

Wie können Aktionen oder Berichte im Menüband auf der Startseite eingefügt werden?

Aus dem Abteilungsmenü können weitere Aktionen und Berichte in das jeweilige Register im Menüband hinzugefügt werden. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf die Aktion oder Bericht und wählt nachfolgende Aktion aus.

Bei Berichten lautet der Befehl:

Wurde dieser Schritt durchgeführt, hat man die gewünschten Aktionen/Berichte im Menüband der Startseite (Rollencenter) im Direktzugriff.

Wie kann auf Aktionen und Berichte, die regelmäßig gebraucht werden, von der Startseite aus schnell zugegriffen werden?

Hierfür empfehlen wir die Verwendung der Toolbar, die auf der Startseite eines jeden Rollencenters eingeblendet ist.

Um hier die benötigten Aktionen/Berichte hinzuzufügen, in der Toolbar auf „Neu“ klicken.

Hier muss zunächst wieder auf „Neu“ geklickt werden, danach muss der „Objekt Type“ gewählt werden. Anschließend die Objekt-ID eintragen. Es kann noch eine Positionsnr. hinterlegt werden, was aber nicht zwingend notwendig ist. Die Übersicht dann mit OK verlassen.

Wie kann ein neuer Mandant angelegt werden?

Ein neuer Mandant kann angelegt werden unter

Abteilungen -> Verwaltung -> IT-Verwaltung -> Allgemein -> Mandanten

Hier zuerst auf den Button „Einen neuen Mandanten anlegen“ klicken, danach kann in einer freien Zeile ein neuer Mandant angelegt werden und folgende Meldung mit OK bestätigen:

Anschließend mit dem Button „Neu“ oder der Tastenkombi Strg+N einen neuen Namen erfassen.

Sobald das Feld „Name“ verlassen wurde, beginnt die Anlage des Mandanten. Das System ist dann erst mal kurze Zeit beschäftigt, da die Tabellen auf der Datenbank angelegt werden.

Wenn anschließend in den neuen Mandanten gewechselt wird, erfolgen weitere Anlagen der mandantenabhängigen Tabellen, sodass dieses ebenfalls einen kurzen Moment in Anspruch nimmt.

Sobald man in den neu angelegten Mandanten geht, erhält man die Meldung, dass die Mandantenkurzbezeichnung nicht angelegt wurde. Dies erfolgt über:

Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Firmenzuordnung

Bei der Seitenvorschau wird immer eine falsche Seitenanzahl ausgegeben. Woran liegt das?

Wenn ein Bericht per Seitenansicht geöffnet wird, dann wird standardmäßig eine Seitenvorschau angezeigt, die von Microsoft vorgegeben ist. Hier ist es oft der Fall, dass die Seitenanzahl nicht stimmt und z.B. nur „Seite 1 von 2“ angezeigt wird. Wenn dann der Druck auf Papier erfolgt, ist man verwundert, dass es doch mehr als nur 2 Seiten sind.

Dieses ist von Microsoft so vorgegeben und NEVARIS hat hier keinen Einfluss darauf, es zu ändern. Damit die richtige Seitenanzahl angezeigt wird, bitte einmal auf den Button „Drucklayout“ klicken:

Die Seitenansicht verändert sich ein wenig und die richtige Anzahl der Seiten erscheint jetzt ebenfalls:

Bei Auswertungen und Berichten kommen keine Tausender-Trennzeichen (Dezimal-Trennzeichen). Woran kann dieses liegen?

Es werden bei Berichten keine Tausender-Trennzeichen (Dezimal-Trennzeichen) ausgegeben, oder es kommen falsche Zeichen (z.B. anstatt des Punktes ein Hochkomma). Hier muss überprüft werden, was in der Windows-Systemsteuerung bei Regionseinstellungen hinterlegt ist.

Bei Berichten mit sehr vielen Seiten bricht der Druck ab. Was ist zu tun?

Bei sehr großen Berichten (große Anzahl von Seiten, sehr viele Daten, die verarbeitet werden müssen), kann es vorkommen, dass bei der Ausgabe des Berichtes dieser einfach abbricht oder Meldungen erscheinen, dass das Ausgaberendering fehlgeschlagen ist oder eine Ausnahme vom Typ „System.OutOfMemoryException“ ausgelöst wurde.

Für diesen Fall gibt es in NEVARIS den Reportdruck über die Jobwarteschlange. Hiermit ist es möglich, dass ein Bericht im Hintergrund zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden kann und dieser dann als PDF ausgegeben wird. Sie können in der Zwischenzeit normal weiterarbeiten. Bitte fordern Sie hierzu das Handbuch bei unserem Support an.

Wie werden Streckengeschäfte (z.B. Direktlieferungen auf die Baustelle) abgewickelt?

Die Vorgehensweise zur Direktlieferung von Artikeln ist wie folgt:

  • Zunächst erstellen Sie einen Verkaufsauftrag
  • In der Verkaufszeile aktivieren Sie das Kennzeichen „Direktlieferung“ (evtl. ist diese Spalte nicht eingeblendet)
  • Hinweis: Dieser Verkaufsauftrag kann erst gebucht werden, wenn er mit einer Bestellung verknüpft ist
  • Erstellen Sie eine Einkaufsbestellung
  • Geben Sie zusätzlich zu den bekannten Einkaufskopfdaten, im Feld Verk. An Deb. Nr. im Register „Lieferung“ die Nummer des Debitors an, den Sie auch im VK-Auftrag gewählt haben
  • Verknüpfung von Einkaufsbestellung + Verkaufsauftrag
  • Wechseln Sie in die Einkaufszelle und wählen Funktion/Direktlieferung, Auftrag holen
  • Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus der die Artikel für diese Bestellung enthält. Die weitere Abwicklung erfolgt wie gewohnt.

Alternativ können Sie über den Menüpunkt Einkauf / Periodische Aktivitäten, Bestellvorschlag die offenen Direktlieferungen in eine Bestellung umwandeln.

Gehen Sie hierzu über Funktion/ Direktlieferung, Auftrag holen.

Den Bestellvorschlag können Sie individuell überarbeiten.

Bei der Buchung der Eingangslieferung wird automatisch auch die Verkaufslieferung ausgelöst.

Das Jahr neigt sich dem Ende zu. Welches sind die notwendigen Schritte zum Durchführen einer Inventur?

  1. Eintragen der von NEVARIS Finance berechneten Bestände im Inventur-Buchungsblatt. Wählen Sie hierzu die Funktion „Lagerbestand berechnen“. Die gewünschten Artikel können weiter eingegrenzt werden.
  2. Ausdrucken der Inventurliste über Lager, Artikel Berichte, Inventurliste
  3. Zählen der Artikel und Eintragen der ermittelten Mengen auf der Inventurliste. Kennen Sie unsere Scannerschnittstelle? Die Erfassung der Bestände via Scannerlösung bietet Ihnen eine wesentliche Vereinfachung in der Inventurerfassung. Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne.
  4. Eingeben der tatsächlichen Lagerbestände im Buchungsblatt, die bei der Zählung ermittelt wurden.
  5. Buchen des Buchungsblattes. Für die gebuchten Artikel werden separate Inventurposten geschrieben, sodass eine spätere Nachverfolgung möglich ist.

Was bedeutet die Lieferungs-ID in der Lieferscheinerfassung ?

Die Lieferungs-ID wird intern bei den Belegen mitgeführt. Auf diese wird in der vorläufigen Bewertung der Lieferungen in der BBA referenziert. Diese ID wird automatisch hochgezählt und sollte nicht beeinflusst werden.

Wie können in einer Bestellung Alternativartikel aufgelöst werden?

Anfragevorgang: Funktion „Artikel ändern“. Die folgende Artikelübersicht ist auf die Artikel gefiltert, die beim Ursprungsartikel im Zusammenzählungsfeld „Alternativartikel“ stehen.

Sachkontobuchung zum Artikel einer Eingangrechnung: Das Gegenkonto ist nicht gefüllt, hier müsste der Kreditor stehen?

Das Feld Gegenkonto wird nur bei einzeiligen Buchungen gefüllt. Buchungen aus dem REBU sind immer mehrzeilig, sodass das Feld leer bleibt.

Ist eine nachträgliche Einsicht in Anfragen (inkl. Preisspiegel) möglich?

Anfragevorgänge werden in Nevaris Finance nicht gelöscht. Daher ist jederzeit eine Einsicht in die Informationen und den Preisspiegel möglich.

Darüber hinaus können Preisspiegel unter verschiedenen Ausgabenamen gedruckt und gespeichert werden. Ein Druck kann also beliebig oft wiederholt werden. Um einen Druck eines gespeicherten Preisspiegels zu wiederholen, wird der Anfragevorgang aufgerufen. Der Preisspiegel wird erneut gedruckt, in dem abgebildeten Fenster ist das Kennzeichen „Ausgabezeilen neu“ zu deaktivieren, wenn der alte, bereits vorhandene Preisspiegel gedruckt werden soll.

Meldung „Es gibt nichts zu buchen“ im REBU

Diese Meldung kann bei der Buchung eines Rechnungseingangsbuches auftreten. Das Problem kann im Zusammenhang mit dem MWSt-Betrag einer Rechnungseingangsbuchzeile stehen. Wenn der MWSt-Betrag leer ist, durch die Angabe der Buchungsgruppen allerdings eine Mehrwertsteuer berechnet würde, so kann dieser Fehler auftreten. In diesem Fall ist der MWSt-Betrag der Zeile manuell anzupassen.

Buchung von Lagerabgängen mit Materiallieferscheinen

Stellen Sie die „Erweiterte Kontierung“ auf „Beide (Preis laut Bel.)“. Dies stellt sicher, dass beide Kostenstellenwerte den Artikel als Information erhalten. Standardmäßig werden Lieferscheine beim Drucken nicht gebucht. Jedoch wenn unter „BBA, Periodische Aktivitäten, Monatsabrechnung“, für den Monat beim Eintrag die Spalte „Sofort an BBA“ (standardmäßig nicht eingeblendet) „Ja“ steht, dann wird beim Drucken auch gebucht.

Lassen Sie sich die Spalte einblenden und entfernen Sie das Häkchen.
Buchen mehrerer Lieferscheine: Rufen Sie aus der Karte die Übersicht auf. Dort ist ein Buchen-Button. Dieser bucht alle in der Anzeige angezeigten Lieferscheine. Sie können diese also auch vorher filtern. Einzelne Lieferscheine können Sie aus der Karte heraus buchen.

Variablen – Was ist der Unterschied von „Textmarken“ zu „DocVariablen“?

DocVariablen: DocVariablen sind Informationen die in einem Dokument nur einmalig vorkommen, wie z.b. Kopfinformationen eines Kreditors.

Textmarken: Textmarken können in einer Vorlage beliebig oft vorkommen bzw. verwendet werden. Sie sind dynamisch und werden in einer Tabelle erzeugt. Beispielsweise „Positionsnummer“, „Artikelnummer“ etc.

Muss die Vorlage speziell abgespeichert werden?

Bei der Verwendung der DocVariablen sei darauf zu achten, dass die Word-Vorlage auch als richtige Vorlage abgespeichert ist. Zu erkennen an der Endung *.dot oder *.dotx

Dateien, die mit *.doc / *.docx enden, sind normal aus Word gespeicherte Dateien, die für die Verwendung von DocVariablen nicht genutzt werden können.

Gibt es eine Liste aller verfügbarer Variablen?

Eine Liste „Word Alias Steuerung“ ist in der Suche aufrufbar oder alternativ über „Abteilungen“ > „Verwaltung“ > „Einrichtungen“ > „Word Alias Steuerung“.

Kann ich zwischen Variablen und angezeigtem Inhalt wechseln?

In der Word Vorlage kann man (standardmäßig) über ALT + F9 zwischen Variablen und dem angezeigten Inhalt wechseln.

Beim Ausführen der Vorlage kommt die Meldung: ``Für die Automation-Variable wurde keine Instanz erstellt``

Prüfen, ob eine aktuelle Version von Word vorliegt und die Vorlage in einem richtigen Dateiformat abgespeichert wurde. (*.dot / *.dotx)
Ggf. Word neu installieren. Auch prüfen, ob in der „Berichtsauswahl“ die korrekten Reporte zur Benutzung der DocVariablen ausgewählt wurden.

Bei Übergabe bzw. Drucken der NU Variablen (NU Verträge) erscheint die Fehlermeldung: ``Mitglied nicht gefunden. (Ausnahme von HRESULT : 0x80020003 (DISP_E_MEMBERNOTFOUND))``

Siehe folgenden Link: https://support.microsoft.com/de-de/help/172108/howto-troubleshoot-member-not-found-0x80020003-error

Unter anderem erscheint die Meldung, wenn bei den Druckoptionen die Markierung „COM-Schnittstelle aktivieren“ gesetzt ist.

Öffnen der Word Dokumenten von Nevaris aus bringt die Fehlermeldung: ``Dieser Befehl ist nicht verfügbar, weil kein Dokument geöffnet ist.``

Prüfen, ob eine aktuelle Version von Word vorliegt und die Vorlage in einem richtigen Dateiformat abgespeichert wurde. (*.dot / *.dotx)

Beim Drucken des Nachunternehmervertrags kommt folgende Meldung: ``Ausnahme von HRESULT: 0x800A175D``

Siehe folgenden Link: https://support.microsoft.com/de-de/help/224338/error-message-in-word-800a175d-could-not-open-macro-storage

Beim Drucken kommt in Finance die Meldung „Der Wert ‚MA‘ kann nicht in Typ Integer ausgewertet werden“:

Der Wert (in diesem Fall ‚MA‘) kann abweichend sein. Beim Auftreten dieser Meldung sind im Dokument unzulässige Textmarken hinterlegt die z.b. wie folgt aussahen:

MA
MAFirma etc., und zur o.g. Meldung führen.

Da diese Textmarken nichts mit Finance zu tun haben und auch keine Tabellen, Spalten sowie Zeilenstruktur haben, kommt es zu oben genannter Meldung.

Wie kann eingestellt werden, dass der Buchungstext aus den einzelnen Zeilen des Rechnungseingangbuches geschrieben wird und nicht der Buchungstext aus dem Kopf?

Die Einstellung hierfür ist zu finden unter

Abteilungen -> Kreditorenmanagement -> Einrichtung -> Kreditoren Einkauf Einrichtung

Im Register „Einkauf“ muss unter „Buchungstext Erfolgsbuchung“ die Auswahl Buchungsbeschreibung/Einkaufszeile getroffen werden.

Alle nach Vornahme dieser Einstellung erfolgten Buchungen gelangen in die Einzelbelege mit den Buchungstexten aus den Zeilen.

Wo kann eingestellt werden, dass im schweizerischen Mandanten die Möglichkeit der ESR-Zahlung angezeigt wird?

Damit der Bereich des ESR im Rechnungseingangsbuch angezeigt wird, muss es sich wirklich um einen Mandanten handeln, der Schweizer ist. Die Einstellung hierfür erfolgt in den Firmendaten.

Aufruf unter

Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Firmendaten

Im Ländercode muss „CH“ für Schweiz eingetragen sein. Anschließend wird auch das Register ESR in den Firmendaten mit angezeigt.

Wie können verschiedene Nummernserien im Rechnungsausgangsbuch hinterlegt werden?

Es gibt die Möglichkeit, verschiedene Nummernserien (z.B. im Rechnungseingangsbuch) auszuwählen (z.B., wenn jeder Mitarbeiter eine eigene Nummernserie für Eingangsrechnungen erhalten soll oder man jahresübergreifend bucht und dafür unterschiedliche Nummernserien verwenden möchte).

Hierzu die lokalen Nummernserien aufrufen unter:

Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Nummernserie lokal

Hier müssen nun die passenden Nummernserien angelegt sein (oder ggf. werden). Bei einer automatischen Nummerierung kann in der Nummernserie ein Startdatum, die Startnummer und die Erhöhung hinterlegt werden. Ebenso kann dort definiert werden, ob zusätzlich eine manuelle Nummernvergabe erfolgen darf.

Nun müssen die Nummernserien mit der Nummernserie verbunden werden, die in der Kreditoren Einkauf Einrichtung im Register Nummerierung bei den Rechnungsnummern hinterlegt ist – in diesem Fall die „E-RG“:

Um Nummernserien zu verbinden, muss man auf der eben genannten Nummernserie stehen und oben über den Button Aktionen -> Verbindungen klicken.

Hier werden nun die Nummernserien hinzugefügt, die dann im Rechnungseingangsbuch auswählbar sein sollen:

Wenn nun eine neue Rechnungseingangskarte angelegt wird, so kann man auf die 3 Punkte neben der Nr. klicken und hier dann die gewünschte Nummernserie auswählen:

Wie können neue Rechnungseingangsbuch-Karten erstellt werden, ohne dass sich jedes Mal ein neues Fenster öffnet?

Wenn man im Rechnungseingangsbuch ist und mit Strg+N bzw. dem Button Neu eine neue Karte öffnet, wird auch automatisch ein weiteres Fenster geöffnet. Damit nicht jedes Mal ein neues Fenster geöffnet wird, kann die Tastenkombination Strg+Umschalt+Enter genommen werden.

In der Rechnungseingangsbuch-Karte fehlen Felder, die in der alten Version sichtbar waren. Wie können diese eingeblendet werden?

Die Rechnungseingangsbuch-Karte kann personenbezogen angepasst werden. Sollte mal ein Feld fehlen, dann bitte prüfen, ob sich dieses evtl. in einem anderen Register befindet. Zum Registerwechsel oben den Butten „Registerwechsel“ klicken.

Ist das Feld auch hier nicht zu finden, so kann es sein, dass es ausgeblendet ist. Das Feld kann wie folgt in die Karte mit aufgenommen werden:

Links oben auf den weißen Pfeil im blauen Feld klicken -> Anpassen -> Diese Seite anpassen (dieser Weg ist nicht nur im Rechnungseingangsbuch so, sondern in allen Pages, in welchen eine solche Einblendung / Ausblendung möglich ist)

Hier dann Inforegister wählen, dann das Register, in das das Feld eingefügt werden soll und dann auf „Inforegister anpassen“ klicken.

Das gesuchte Feld mit dem Button „Hinzufügen“ aufnehmen.

Mit dem Button „Nach oben“ oder „Nach unten“ kann die Position des Feldes entsprechend verändert werden.

Der Button „Wichtigkeit“ bestimmt Folgendes:

Standard: Das Feld wird standardmäßig immer angezeigt in der Karte.

Heraufgestuft: Wird das Register zugeklappt, in dem dieses Feld vorhanden ist, so wird der Inhalt von diesem Feld im Register selbst im zugeklappten Modus mit angezeigt.

Zusätzlich: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Karte unten auf „Mehr Felder anzeigen“ geklickt wird.

Mit „OK“ wird die Auswahl entsprechend beendet, danach muss die Seitenansicht einmal geschlossen und wieder geöffnet werden, und das Feld ist in der Karte dann sichtbar.

Die Auswahl von Feldern in anderen Karten erfolgt auf dem gleichen Weg!

Was muss eingerichtet werden, damit beim Zahlungsvorschlag immer für jeden Kreditor ein Avis erstellt wird?

Wenn für einen Kreditoren immer ein Avis erstellt werden soll, unabhängig davon, wie viele Belege beglichen werden, muss dies in den Zahlungsvorschlagsdefinitionen hinterlegt werden.

Abteilungen -> Kreditorenmanagement -> Einrichtung -> Zahlungsvorschlagsdefinitionen

Hier diejenige ZV-Definition öffnen, bei welcher immer ein Avis erstellt werden soll. Im Register „SEPA“ muss bei „max. Anzahl Zahlsätze pro Kreditor“ eine 0 eingetragen werden.

Wo kann nachvollzogen werden, ob alle Sachkonten einer Bilanz- oder GuV-Version zugeordnet sind?

Hierzu in die entsprechende Bilanz- oder GuV-Version gehen

(Aufruf über Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Einrichtung Berichte ->Bilanz-Version Übersicht / GuV-Version Übersicht -> bei der gewünschten Version auf bearbeiten klicken)

Oben im Menüband auf das Register Aktionen klicken und hier den Button „Konten“ wählen.

Es wird eine Übersicht geöffnet, in der alle Konten aufgeführt werden. Konten, die noch keine Zuordnung für die geöffnete Version haben, können erkannt werden, da hier nichts in den Stufen 1-4 hinterlegt ist.

Bei der USt-Verprobung kommt die Meldung, dass keine Daten ermittelt werden konnten. Woran kann dies liegen?

Wenn Sie die Meldung erhalten, dass keine Daten ermittelt werden konnten, so kann es daran liegen, dass es wirklich keine Posten mehr gibt, die verprobt werden müssen, da die Verprobung bereits erfolgt ist und die Sachposten den „MWSt-Status“ „verprobt“ bereits erhalten haben. Um zu sehen, welchen Status ein Sachposten hat, muss die Sachposten Übersicht geöffnet werden. Hier dann die Spalte „MWSt-Status“ einblenden.

Wenn die USt-Verprobung erneut durchgeführt werden soll inkl. bereits verprobter Posten, so ist in den Optionen der Haken bei „Auch bereits verprobte Posten“ zu setzen.

Es kommt eine Fehlermeldung, dass die „Transaktion nicht abgeschlossen werden kann“. Was ist falsch an der Buchung?

Diese Meldung kann u.a. beim Buchen im Rechnungseingangsbuch oder im Fibu-Buchblatt entstehen.

Im Rechnungseingangsbuch:

– Bitte prüfen Sie, ob es keine Differenzen zwischen den MWSt-Beträgen in den Zeilen und im Kopf gibt.

– Bitte prüfen Sie, ob Sie nicht versehentlich direkt auf ein Steuerkonto buchen, obwohl dieses nicht zugelassen ist.

Im Fibu-Buchblatt:

– Bitte prüfen Sie, ob Sie nicht versehentlich direkt auf ein Steuerkonto buchen, obwohl dieses nicht zugelassen ist.

– Tauschen Sie die Zeilen miteinander, sprich wenn in der ersten Zeile das Sachkonto angesprochen wird und in der zweiten Zeile z. B. ein Kreditorenkonto, dann einmal genau anders herum erfassen (erst Kreditorenkonto, dann Sachkonto).

Es kommt die Fehlermeldung, dass die Nummernserie nicht existiert. Was ist zu tun?

Es kann passieren, dass ein User eine Nummernserie aus Versehen löscht. Dann muss diese neu angelegt werden.

Aufruf der Nummernserien unter

Abteilungen -> Verwaltung -> Einrichtung -> Nummernserie global bzw. lokal

Die fehlende Nummernserie muss hier entsprechend neu erfasst werden. Wichtig hierbei, wenn die Hochzählung der Serie automatisch erfolgt (=Haken bei Vorgabenr. ist gesetzt), so muss in der Einrichtung die „Letzte Nr. verwendet“ ausgefüllt werden, mit der Nummer, die auch als Letztes verwendet wurde. Ansonsten kann es evtl. zu einer Fehlermeldung kommen, dass die Nummer bereits verwendet wurde, oder aber es kann zu Lücken in der Nummernserie kommen.

Wo kann man die Verdichtung der Zeilen im Rechnungsausgangsbuch steuern? Und wonach wird dann verdichtet?

Die Gruppierung nach Zeilennummer wird in den Verkaufseinrichtungen gesteuert. Die anderen Gruppierungen werden immer vorgenommen. Wenn man keine Einrichtung vornimmt, dann wird generell nach den unten aufgezählten Informationen verdichtet.

Wenn man das NICHT möchte, muss das Kennzeichen gesetzt werden.

Unter: Debitoren Verkauf Einrichtung -> Register Verkauf -> „Zeilennummern getrennt“ muss der Haken gesetzt werden.

Hiernach wird verdichtet:

Art, Sachkonto, Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MwSt Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt Produktbuchungsgruppe, Steuergebietscode, Steuergruppencode, Steuerpflichtig, Verbrauchsteuer, Kostenstelle, Kostenträger, Projektnummer, Anlage Zeilennr., Herkunftsnr. REBU, Kostenart, Gerät, Zusatzkennung, Einheitencode, positive Menge, ARGE Auftragskurzcode, Mdt. der Kostenstelle (Abw. Mandant), Niederlassung, BAS

Beim Erstellen eines Mahnvorschlages erscheint die Meldung, dass „die Summe Mahnbetrag kleiner ist als Mahnen ab Mahnbetrag“. Woran liegt dieses?

In der Mahndefinition-Karte wird hinterlegt, ab welchem Betrag Debitoren gemahnt werden sollen. Ist hier ein Betrag bei „Mahnen ab Mahnbetrag“ hinterlegt, so wird dieser entsprechend bei der Erstellung eines Mahnvorschlages berücksichtigt.

Aufruf über:

Abteilungen -> Debitorenmanagement -> Einrichtung -> Mahndefinitionen -> die gewünschte Definition aufrufen

Warum kommen keine Debitorenposten automatisch in den Mahnvorschlag hinein, obwohl die Posten noch offen sind?

Bitte überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrer Mahndefinition. Ist unter „Mahnen OP ab Betrag“ ein Betrag hinterlegt, ab dem erst gemahnt werden soll, und sind die fälligen Debitorenposten kleiner als dieser Betrag?

Ist noch ein nicht gebuchter Mahnvorschlag vorhanden, in dem die vermissten Posten enthalten sind? Dann entweder diesen Mahnvorschlag buchen, sodass auch die Mahnstufe entsprechend erhöht werden kann. Oder wenn dieser Mahnvorschlag nicht gebucht werden soll, die Posten oder den gesamten Mahnvorschlag löschen.

Wie können die Mahnstufen bei einzelnen Debitorenposten zurückgesetzt bzw. verändert werden?

Hierzu einfach in die Debitorenposten gehen und die Spalte „Mahnstufe“ einblenden. Das Feld „Mahnstufe“ ist editierbar und kann entsprechend angepasst werden.

Voraussetzung ist, dass der Posten noch offen ist (ansonsten wird eine Fehlermeldung generiert, dass ein Ändern nicht möglich ist).

Wie können Buchhaltungsperioden angelegt werden?

Um Buchhaltungsperioden für das gesamte Jahr anzulegen, bitte unter

Abteilungen -> Finanzbuchhaltung -> Einrichtung -> Buchhaltungsperioden

gehen. Anschließend oben im Menüband auf den Button „Jahr errichten“ klicken:

Folgendes Dialogfeld entsprechend füllen – für ein ganzes Jahr dann bei „Anzahl Perioden“ 12 eingeben – mit „OK“ bestätigen. (Wenn weniger Monate benötigt werden, dann kann hier die Anzahl angepasst werden).

Bitte darauf achten, dass in einem neuen Geschäftsjahr auch immer der Haken im Feld „Neues Geschäftsjahr“ gesetzt ist.

Wie kann ein abgeschlossenes Geschäftsjahr wieder geöffnet werden?

Wenn man nach dem Jahresabschluss das vergangene Geschäftsjahr auf abgeschlossen gesetzt hat, ist dies dennoch reversibel.

Mit dem Report 5003420 kann man das abgeschlossene Geschäftsjahr wieder öffnen.

Die Ausführung erfolgt über:

Objekt ausführen (oben rechts in der Suchleiste eingeben) -> Typ: Report -> ID: 5003420 -> ok

Es wird direkt das letzte abgeschlossene Jahr ausgewählt, per OK dann bestätigen.

Woran kann es liegen, dass Anlagen nicht im Anlagenverzeichnis erscheinen?

Aus unterschiedlichen Gründen können Anlagen nicht im Anlagenverzeichnis erscheinen.

Mögliche Ursachen:

a) Es wurde nachträglich die Anlagenbuchungsgruppe in der Anlage geändert, obwohl schon Buchungen (z.B. Anschaffung, AfA, etc.) erfolgt sind. Somit existieren unterschiedliche Gruppen bei den Buchungen. Zu sehen ist dies in den Anlageposten.

b) Das Buchungsdatum der Anschaffung stimmt nicht mit Buchungsdatum der Eingangsrechnung überein.

Lösung zu a)

Hier muss ein Service gestartet werden, der die Anlagenbuchungsgruppen bei den bereits gebuchten Anlagenposten auf die aktuell hinterlegten in der Anlagenkarte ändert. Aufruf hierzu:

Abteilungen -> Verwaltung -> Service -> ANBU Service

Hier die Auswahl „Buchungsgr. im Mandanten anpassen“ treffen und mit OK bestätigen.

Anschließende Abfrage mit „Ja“ bestätigen.

Lösung zu b)

Dieser Fehler passiert, wenn das Buchungsdatum der Eingangsrechnung geändert wird, aber das Anschaffungsdatum der Anlage (Spalte bei Buchung entsprechend anzeigen) wird nicht geändert bzw. lautet anders. Hier muss eine entsprechende Korrektur-Buchung erfolgen, denn Buchungs- und Anschaffungsdatum sollten nach Möglichkeit gleich lauten.

Wie ist eine Beschäftigung während Elternzeit im Programm abzubilden?

Die Art der Beschäftigung ist entscheidend.

Bei einer geringfügigen Beschäftigung ist wie folgt vorzugehen: eine zweite Personalnummer anlegen (kopieren) mit Personengruppenschlüssel 109 versehen und abrechnen. Bei der urspünglichen Personalnummer bleibt die Elternzeit (Fehlzeitenkalender) bestehen.

Handelt es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung (>18 Wochenstunden und Personengruppenschlüssel 101) bleibt es bei einer Personalnummer. Die Elternzeit (Fehlzeitenkalender) wird beendet.

Wie stelle ich eine Vorerkrankungsanfrage?

Aufruf:/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen und dort: Ersatzleistung, Ergebnis, Vorerkrankungszeiten anfordern. Es wird geprüft, ob zur aktuellen Fehlzeit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen laut Fehlzeitenkalender vorliegen (Ärztliche AU liegt vor).

Wie ändere ich in einer EEL den bescheinigten Abrechnungsmonat?

Aufruf:/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Ausführen und dort: Ersatzleistung, Ergebnis, Bescheinigung.

Nun in der Zeile … oder Vorgabe Monat den gewünschten Monat eintragen. Anschließend im Menüband auf Aktionen wechseln und Funktion > Zurücksetzen und neu ausführen. Die Daten zur Bescheinigung werden danach neu ermittelt. Wenn die Bescheinigung jetzt in Ordnung ist, den Datenträger erstellen. Ein erneutes Ausführen der Ersatzleistung für die Personalnummer ist nicht erforderlich.

Problem: DocuWare Printer druckt nicht ins Archiv.

Zunächst prüfen, ob Verbindung in DocuWare-Desktop App aktuell ist.

Wenn Verbindung aktiv und trotzdem der Druck nicht funktioniert, Installation des „DocuWare Printer PS“ zusätzlich zum „DocuWare Printer“.

DocuWare Knowledge Base – KBA-35139

https://support.docuware.com/de-DE/knowledgebase/article/KBA-35139

Problem: DocuWare Desktop Verbindung in Edge-Browser nicht möglich.

Die Verbindung mit dem lokal installierten DocuWare-Desktop-Dienst kann aus dem Web Client über den Microsoft Edge nicht aufgebaut werden.

Auf dem Rechner muss Localhost-Loopback zugelassen werden und eine Loopback-Ausnahme für DocuWare eingetragen werden.

DocuWare Knowledge Base – KBA-35570

https://support.docuware.com/de-de/knowledgebase/article/KBA-35570

Problem: Neu gekaufte Nutzer-Lizenzen sind in DocuWare nicht sichtbar.

Client-Lizenzen für DocuWare-Versionen vor 6.12 werden generell seit Anfang 2018 nicht mehr verkauft und können vom Hersteller nicht mehr erzeugt werden. Der Kunde muss mindestens auf DocuWare 6.12 updaten, um die zusätzlichen Lizenzen zu nutzen. DocuWare sieht für den Herbst 2020 ein Auslaufen des Supports für diese Version vor, daher ist ein Update auf die aktuellste freigegebene DocuWare 7 Version anzuraten.

Problem: In Chrome wird statt Dokument im JobRouter ein Login-Fenster angezeigt.

Ursache ist eine Veränderung des Standard-Browserverhaltens in Google Chrome seit Version 80. Die Einstellung chrome://flags/#same-site-by-default-cookie ist manuell auf „Disabled“ umzustellen.

Google Chrome Hilfe – https://support.google.com/chrome/thread/26291731?hl=en

Problem: Im JobRouter erscheint statt Dokument ein weißes Rechteck.

Ursache sind typischerweise Speicherprobleme im Internet Information Server, den DocuWare nutzt. Das Ausführen von „iisreset“ in der administrativen Kommandozeile hilft kurzfristig weiter. Der Internet Information Server kann auch über die Windows-Aufgabensteuerung regelmäßig zurückgesetzt werden – etwa am Abend und Mittags (iisreset als wiederkehrende Aufgabe). Es besteht auch die Möglichkeit, die von DocuWare genutzten App-Pools im Internet Information Server regelmäßig zu bereinigen.

Anleitung bei Microsoft – https://docs.microsoft.com/en-us/iis/configuration/system.applicationhost/applicationpools/add/recycling/periodicrestart/

Darüber hinaus lässt sich in großen Systemen über die Web-Konfigurationseintrag „MinifyComponents“ die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten des Problems verringern.

DocuWare-Systemaktivitäten sind im JobRouter auf Fehler gelaufen.

Die Kommunikation zwischen JobRouter und dem DMS, etwa zur Nachindexierung, kann temporär gestört sein. Ursache kann etwa ein vorübergehender Mangel an DocuWare-Client-Lizenzen sein. Zur Problembehebung lassen sich JobRouter-Schritte reaktivieren. Die Zuteilung der Named- und Concurrent-Lizenzen in der DocuWare-Administration sollte überprüft werden.

Problem: DocuWare-Nutzer können sich temporär nicht über den WebClient anmelden.

Melden sich alle Nutzer nach Beendung der Browsersitzung in DocuWare ab? Werden mehrere Browser parallel für den DocuWare-Zugriff verwendet (z.B. Windows-Standardbrowser weicht von Browser mit DocuWare-Link ab)? Die Zuteilung der Named- und Concurrent-Lizenzen in der DocuWare-Administration ist zu überprüfen.

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