Digitalisierung auf dem Bau: In einer idealen Welt greifen alle Prozesse in einem Bauunternehmen ineinander

„Schicken Sie Ihr Faxgerät in Rente!“

Ines Mansfeld

Head of Produktmarketing

Wie sieht das Bauunternehmen von morgen aus? Digital. Daran besteht kein Zweifel mehr. Szenen, in denen Aktenordner in Baubesprechungen die Tische füllen, gehören der Vergangenheit an. Der Alltag eines Bauunternehmens wird anders sein. Für Mitarbeiter. Für Auftraggeber. Für Subunternehmer.

 

Ines Mansfeld hat ein Zukunftsbild eines digitalisierten Bauunternehmens gezeichnet. Und wenn Sie sich im Anschluss fragen, ob das auch für Ihr Unternehmen zutreffen wird, liefern wir die Antwort gleich vorweg: ja. Wie Sie bei all den Veränderungen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben? Ines Mansfeld kennt die Antworten.

Wie sieht Ihre Vision von einem Bauunternehmen der Zukunft aus?

„Ich kann mir vorstellen, dass es in den Bauunternehmen künftig Prozesse gibt, die durchgängig digitalisiert sind. Das heißt, dass softwaregestützt von der Bewerbung auf eine Vergabe bis zur Fertigstellung immer auf der Basis einer zentralen Datenbank gearbeitet wird – ohne Medienbrüche und ohne Papier.

 

Menschen und Maschinen sind über Bluetooth oder NFC auf der Baustelle miteinander verknüpft und in Grundriss und Bauablaufplan verortet. Der Polier meldet sein Gewerk über NFC im jeweiligen Geschoss oder Bauabschnitt an und das fließt gleich ins Bautagebuch mit ein. Weitere wichtige Informationen werden mobil direkt vor Ort auf der Baustelle erfasst und sind live für alle Beteiligten abrufbereit. Je nach Priorität gibt es automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Beteiligten. Baustoffe, vor allem die in der Verarbeitung kritischen, sind mit einem QR-Code versehen. Beim Scannen werden Standort und Wetter mit den Verarbeitungshinweisen abgeglichen und bei grenzwertigen Rahmenbedingungen erfolgt ein Warnhinweis, der auch automatisch im Bautagebuch festgehalten wird. Wenn ein Gewerk zu früh auf ein vorheriges folgt, gibt es einen Hinweis über die Kollaborationsplattform, der im 3D-Modell an der entsprechenden Stelle verortet und dokumentiert wird. Das wiederum löst eine sofortige Nachricht an den Bauleiter und den Projektleiter aus. Davon profitiert auch der Bauunternehmer, der seine Baukolonne zeitnah umplanen kann.

 

Es ist jederzeit transparent, wie viele Menschen sich in einem bestimmten Abschnitt oder Radius aufhalten. So könnten nicht nur Überschneidungen, sondern auch Arbeitsunfälle vermieden werden.“

NFC heißt Near Field Communication oder auf Deutsch Nahfeldkommunikation. Ähnlich wie Bluetooth ist mit NFC ein drahtloser Datenaustausch möglich. Fast alle Smartphones sind mit NFC ausgestattet.

Welche Prozesse verändern sich in Ihrem Bauunternehmen durch die Digitalisierung?

„Die Digitalisierung betrifft alle Bereiche und Prozesse – sei es aufgrund gesetzlicher Anforderungen oder einer erforderlichen Effizienzsteigerung. Es fängt im Bauunternehmen mit digitalen Ausschreibungsunterlagen und Angebotsabgaben an (BIM-basierte LVs), erstreckt sich über die Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesse (XRechnung) und geht bis zur mobilen Datenerfassung direkt auf der Baustelle, wie z.B. Zeiten, Mängel oder Geräteleistungen (Zeiterfassungspflicht).

 

Um sinnvoll mit den Daten arbeiten zu können, müssen sämtliche Prozesse digitalisiert und an eine zentrale Datenbank angeschlossen werden. Jedes Projekt wird in einem Gesamtsystem transparent dargestellt.

 

Die Technik und die Materialforschung geben jetzt schon einen Ausblick: Drohnen vermessen Baugebiete, Roboter zeichnen Grundrisse auf Bodenplatten und errichten Mauerwerkswände, Betonwände kommen aus dem 3D-Drucker, Brücken werden nicht mehr geschweißt, sondern geklebt etc. Die Vernetzung ist zu einem bestimmten Grad schon möglich.”

Was ist heute schon wichtig, um die Prozesse zu optimieren?

„Zuerst einmal die IT-Infrastruktur, das heißt die Anbindung an das Internet, ausreichende Rechnerkapazitäten und auch schon mobile Geräte. Die Softwareprodukte sollten neutrale Schnittstellen aufweisen, damit ein Daten- und damit Informationsverlust aufgrund von Systembrüchen möglichst gering gehalten wird. Außerdem sollten Standards und Prozesse im Unternehmen definiert sein, damit jeder zu jeder Zeit weiß, wo Informationen zu finden und zu hinterlegen sind. Und, was oft unterschätzt wird: Die Mitarbeiter müssen auf ihren Werkzeugen geschult sein. Das gilt auch für die Software, mit der sie arbeiten. Was nützen die besten Funktionen, wenn nur die Rückgängig- und die Speicherfunktion zum Einsatz kommen? Dabei kann eine Software von heute doch viel mehr. Warum zum Beispiel mühen sich Bauunternehmen bei der Baukalkulation mit Excel-Tabellen ab, die nur derjenige versteht, der sie erstellt hat? Excel ist ein starkes Werkzeug, keine Frage. Aber entwickelt wurde dieses Programm für den Büroalltag, darum heißt das Paket von Microsoft ja auch Office. Eine spezielle Bausoftware aber berücksichtigt die Besonderheiten in der Baubranche. Unser NEVARIS Build zum Beispiel führt automatisch durch alle Teilprozesse in der Baukalkulation und prüft dabei selbstständig die Einhaltung der geltenden Normen und Gesetze. Und das Ganze auch noch datenbankbasiert, das heißt, alle Informationen sind für andere Aufgaben und Auswertungen zentral verfügbar.“

Die Unternehmen müssen sich auf Änderungen einstellen und sich rechtzeitig vorbereiten. Mit einem Change- und Innovationsmanagement können Änderungen im Markt und Trends rechtzeitig erkannt werden, um darauf zu reagieren und das Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Ines Mansfeld

Head of Produktmarketing

Haben Bauunternehmen ein Bewusstsein für die Prozessoptimierung?

„Das ist unterschiedlich und hängt noch nicht einmal von der Größe des Unternehmens ab. Es hängt vielmehr damit zusammen, wie ausgeprägt das Bewusstsein für die Digitalisierung, also das „Digital Mindset“, ist. Leider wird, zum größten Teil im Mittelstand, die Digitalisierung gleichgesetzt mit der Anschaffung von Hard- oder Software und in die IT-Abteilung verlagert. Aber Digitalisierung ist ein Managementthema.

 

Ich denke, oft ist dem Management gar nicht bewusst, welches Potential die Digitalisierung heute schon bietet. Und vor allem, welche Mehrwerte sie dem Unternehmen bringen kann. Das Hauptargument gegen die Digitalisierung sind aus meiner Erfahrung die Kosten für eine Softwareaufrüstung und Schulungen. „Keine Zeit für Neues“ oder „Kein Geld für Neues“ heißt es oft. Dabei ist es langfristig für das Unternehmen viel teurer, wenn die Mitarbeitenden ihre Zeit mit einer unstrukturierten und dezentralen Datenhaltung oder komplizierten Datenumwandlung verschwenden.

 

Ich kann mich noch daran erinnern, als bei meinem vorherigen Job als Architektin unsere Statik per Fax bei uns im Büro ankam. Es hat ewig gedauert, sie mit den Plänen abzugleichen. Und wir waren uns nie ganz sicher, ob wir auch wirklich alle Positionen erfasst haben. Hier stellt sich deutlich dar, wo noch ein Problem liegt: Derjenige, der den Aufwand bei anderen verursacht, macht es sich selbst leicht. So etwas fällt aber nur auf, wenn ein vernünftiges Controlling erfolgt. Und damit sind wir wieder beim Management. Denn mit einer Digitalstrategie würde mit solchen Geschäftspartnern gar nicht zusammengearbeitet werden.”

Woran merken Bauunternehmen, dass Handlungsbedarf für sie besteht?

„Ein Fortschreiten des Digitalisierungsgrads eines Unternehmens kann durch unterschiedliche Faktoren ausgelöst werden.

 

Einer der einflussreichsten Faktoren sind dabei externe Anforderungen an den Datenaustausch oder die Dokumentation. Wenn Behörden, Auftraggeber oder Geschäftspartner digitale Ergebnisse oder Prozesse einfordern, muss das Unternehmen mitziehen. Das gilt sowohl für baukaufmännische als auch für bautechnische Prozesse.

 

Einige Beispiele dafür, dass die Digitalisierung an Fahrt aufnimmt, sind:

Ein weiterer Faktor ist, vor allem in der aktuellen Lage, die Notwendigkeit zur Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Ressourcenschonung.

 

Sei es aufgrund des Fachkräfte- und Materialmangels oder aufgrund der Preis- und Zinssteigerungen. Bauunternehmen sind mehr denn je darauf angewiesen, günstige Angebote zu machen und möglichst viele Aufträge zu akquirieren. Dabei kommt es nicht nur auf eine effiziente und gut durchdachte Kalkulation an. Die Aufträge müssen anschließend auch mit den bestehenden Teams und vorhandenen Geräten abgewickelt werden können. Das A und O dabei ist eine präzise Planung und Disposition. Dies kann nur auf Basis einer guten Datenlage gelingen.

 

Unnütze Bindung von Ressourcen und Kapazitäten kann sich kein Bauunternehmen mehr leisten. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis:

  • Dringende Entscheidungen auf Baustellen müssen vertagt werden, weil zuerst jemand ins Büro fahren und Informationen beschaffen muss.
    – Im Idealfall laufen alle Informationen zu einem Bauprojekt zentral in einer Software zusammen und sind von überall abrufbar. Egal ob es sich um Pläne, Verträge oder Kontakt- und Termindaten handelt.
  • Mitarbeitende müssen zuerst ins Büro fahren, um sich einen Auftragszettel abzuholen.
    – Im Idealfall rufen sich die Mitarbeitenden die Aufträge mobil ab und beginnen ihren Arbeitstag direkt auf der richtigen Baustelle.
  • Bevor Dispo und Buchhaltung ihren Job machen können, müssen Mitarbeitende zuerst einmal die Stundenzettel und Lieferscheine von der Baustelle ins Büro bringen.
    – Im Idealfall werden Stunden und alle wichtigen Dokumente digital erfasst und stehen sofort im Büro zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. “

Welche konkreten Schritte sollten Bauunternehmen bei ihrer Digitalisierung einleiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben?

„Zuerst einmal einen Überblick verschaffen, welche Prozesse und Werkzeuge im Unternehmen vorhanden sind und mit den Abteilungsleitern oder anderen Führungskräften erörtern, wo es im Arbeitsalltag abteilungs- oder teamübergreifende Reibungsverluste gibt. Manchmal wird das Rad immer wieder neu erfunden, obwohl man auf Erfahrungswerte zurückgreifen könnte. Dann sollte realistisch reflektiert werden, ob wirklich alle Mitarbeiter digital fit sind und wissen, wie sie mit ihren Tools arbeiten können. Gegebenenfalls müssen Schulungen organisiert werden. Oftmals gibt es einige sogenannte Power-User, die in internen Workshops ihr Wissen an das Team weitergeben können.

 

Dann ist wichtig, wie die IT- und Softwarelandschaft aussieht. Insellösungen sind nicht mehr lange zukunftsfähig. Die Systeme müssen nahtlos ineinandergreifen und die Prozesse darauf abgestimmt werden. Nehmen wir mal unsere Produkte als Beispiel. Für die strategisch relevanten Unternehmenskennzahlen, zum Beispiel aus der Finanzbuchhaltung oder aus dem Geräte- und Materialmanagement, haben wir unsere ERP-Lösung NEVARIS Finance im Portfolio. Für die projektbezogene Arbeit, also Baukalkulation, Projektcontrolling und -verwaltung, gibt es NEVARIS Build. Mit den 123erfasst Apps wird das Baustellen- und Mängelmanagement erledigt, direkt vor Ort auf der Baustelle. Dann kommen noch unserer Partnerprodukte für das Dokumenten- und Workflowmanagement dazu. Alle Schnittstellen sind so optimiert, dass sich die Programme untereinander „verstehen“ und die Arbeitsabläufe reibungslos sind. Damit können die Daten viel intelligenter ausgewertet und auch ausgetauscht werden, als wenn mit Insellösungen gearbeitet wird.

Es kommt vor allem darauf an, sich auch mit anderen Unternehmen digital austauschen zu können. Wer nicht genau weiß, wie er mit der Digitalisierung starten kann, sollte sich mit Kollegen in Netzwerken austauschen. Die gibt es in Form von regionalen Arbeitsgruppen, Fachveranstaltungen oder Bundesverbänden. Wichtig ist, dass es eine Plattform für den Erfahrungsaustausch gibt. Zusätzlich beraten auch die Softwareunternehmen. Bei einer spezialisierten Software wie einer Bausoftware, kommen die Mitarbeiter in der Regel aus der Branche und kennen die Prozesse ihrer Kunden sehr gut. Viele meiner Kollegen bei NEVARIS kommen direkt aus der Praxis und haben in Bauunternehmen und auf Baustellen gearbeitet. Mit diesem Know How können wir ein Portfolio anbieten, das alle Arbeitsbereiche eines Bauunternehmens abdeckt. Und zu guter Letzt: Schicken Sie Ihr Faxgerät in Rente!”

Haben kleine Bauunternehmen in Sachen Digitalisierung überhaupt noch eine Chance?

„Kleine Unternehmen haben aus meiner Sicht sogar sehr gute Chancen. Ein kleines Unternehmen kann sich viel schneller auf neue Anforderungen einstellen. Es kommt nicht darauf an, dass man alles kann, sondern darauf, dass man weiß, wer was kann. Bei den immer spezieller werdenden Anforderungen an die Planung und Ausführung von Bauprojekten ist es kleinen und mittleren Unternehmen gar nicht mehr möglich, für alle Belange einen Spezialisten zur Hand zu haben. Oftmals reichen auch schlicht die personellen oder maschinellen Kapazitäten nicht aus. Dies wird immer mehr über Kooperationen und ARGEN abgedeckt. Umso wichtiger ist es, dass die Unternehmen sich zu jeder Zeit austauschen können und immer auf dem gleichen Informationsstand arbeiten.

 

Dafür muss es aber zuerst einmal intern funktionieren. Meine Erfahrung mit Bauunternehmen ist, dass vor allem in kleineren Bauunternehmen oft Hands-On gearbeitet wird. Stundenzettel werden in Ablagekörben gesammelt und Tagesberichte einmal in der Woche ins Büro gebracht. Allein das Einpflegen der Daten in ein Buchhaltungssystem kostet schon viel Zeit. Und wenn auch noch unleserlich geschrieben wurde, oder Ungereimtheiten auffallen, dauert es noch länger. Zusätzlich verursacht so etwas auch noch Stress bei allen Beteiligten. Dies können sich kleinere Unternehmen eigentlich gar nicht leisten. Wenn dann auch noch mit Arge-Partnern wichtige Informationen ausgetauscht werden müssen, wird es noch komplizierter. Darum ist auch in kleinen Unternehmen die Digitalisierung wichtig.”

Gerade kleinere und mittlere Bauunternehmen haben sehr viel Potenzial sich gegen große Mitbewerber zu behaupten – wenn sie ihre Unternehmensprozesse optimieren.

Möchten Sie sich und Ihr Bauunternehmen mit meiner Hilfe zukunftsfähig aufstellen? Dann kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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Bildnachweise: Chanin Wardkhian/Moment via Getty Images; sculpies/Shutterstock.com.