Als Kalkulator arbeiten Sie nach sehr genau definierten Prozessen – oft schon jahrzehntelang und mit großer Erfahrung. Ihre Ansprüche an eine Kalkulationssoftware sind daher hoch. Was Sie erwarten sollten, wenn Sie auf der Suche nach einem leistungsstarken Kalkulationsprogramm sind, erläutert Jürgen Willing, Product Evangelist bei NEVARIS, in diesem Artikel.
Was Sie von einer modernen Kalkulationssoftware erwarten sollten, um schnell und effizient zu arbeiten
1. Die Software muss alle Feinheiten der klassischen Kalkulation beherrschen
Als Kalkulator beherrschen Sie die klassische Kalkulationsmethodik mit allen Kniffen aus dem Effeff. Von einer modernen Kalkulationssoftware erwarten Sie daher, dass sie Ihre Arbeitsweise digital spiegelt und Ihnen hilft, Ihre Prozesse zu optimieren. Moderne Kalkulationssoftware sollte alle fachlichen Anforderungen optimal erfüllen und dabei gleichzeitig eine schnelle, intuitive Bearbeitung ermöglichen. Bausoftware wie NEVARIS Build arbeitet genauso, wie Sie es kennen: als klassische EKT-Kalkulation (EKT = Einzelkosten der Teilleistungen). Build unterstützt alle gängigen Normen wie etwa die GAEB- oder REB 23.003-Formate, stellt die EFB-Formblätter zur Verfügung und beherrscht auch den VOB-Ausgleich. Sie können dabei mit vorgegebenen Stammdaten und projektbezogenen Preisen arbeiten und damit die Basis für ein effizientes Zusammenspiel mit dem Einkauf schaffen.
2. Kalkulationssoftware sollte ein modernes Werkzeug sein
Eine zeitgemäße Kalkulationssoftware sollte heute jedoch noch mehr bieten als die Feinheiten der klassischen Kalkulation (siehe Punkt 1). Der Vorteil einer modernen Kalkulationssoftware wie NEVARIS Build ist es, dass der gesamte Prozess beschleunigt werden kann.
Kalkulatoren können bei wiederkehrenden Leistungsverzeichnissen eine automatische Kalkulation generieren, indem das Programm auf Leistungsverzeichnisse zugreift, die sie bereits für andere Projekte verwendet haben.
Arbeiten Sie als Kalkulator beispielsweise häufiger für eine bestimmte Kommune oder haben einen Rahmenvertrag, vergleicht das Programm automatisch die Texte der Positionen im Leistungsverzeichnis, wertet dafür alle zur Verfügung stehenden Daten aus und kann den passenden Kalkulationsansatz eigenständig finden. So sehen Sie auf einen Blick, ob Sie die Positionen bereits für ein anderes Projekt dieses Auftraggebers kalkuliert haben, und übernehmen automatisch den Ansatz.
Zusätzlich können Sie mit Funktionen wie z. B. Drag-and-drop etwa aus einem Leistungsverzeichnis oder Standardkatalog eine Position oder einen Artikel herausziehen und ihn einfach an die gewünschte Position schieben. Dies ermöglicht ein intuitives Arbeiten.
Immer wichtiger wird auch die mobile Nutzung einer Kalkulation. Sie nehmen auf Ihrem Tablet Ihr Projekt einfach mit vor Ort, um beispielsweise in einer Angebotsbesprechung eine schnelle Änderung an Ihrer Kalkulation zu machen. Die Möglichkeit der mobilen Nutzung ist ein wichtiges Merkmal einer modernen Kalkulationssoftware.
3. Kalkulationssoftware arbeitet mit mehreren Mengen
Als Kalkulator überprüfen Sie Angebotsmengen anhand des ausgeschriebenen Leistungsverzeichnisses. Dafür gibt es mehrere Ansätze. Beim klassischen Ansatz arbeiten Sie mit einer voraussichtlichen Abrechnungsmenge (VA). Diese kann klassisch über ein Aufmaß zu diesem Leistungsverzeichnis überprüft werden.
Einfacher ist die Arbeit mit einem 2D-Plan. Damit können Sie Mengen ableiten, um die LV-Ansätze zu überprüfen. Ein weiterer Weg, der zukünftig sicher verstärkt eingesetzt wird: Mengen werden automatisch aus den 3D-Bauwerksmodellen abgeleitet. Dies führt zu einer hohen Mengengenauigkeit und Mengensicherheit.
4. Die Software sollte die Gesamtstruktur des Projektes gut abbilden
Zu einer überzeugenden Kalkulationssoftware gehört auch, dass einzelne Prozessschritte sauber innerhalb des Gesamtprojekts abgebildet werden. Oft arbeiten Kalkulatoren beispielsweise nicht nur mit einem einzigen Leistungsverzeichnis, sondern managen mehrere Leistungsverzeichnisse für Hauptangebot und Nebenangebote oder für mehrere Bauabschnitte. Nachträge oder Nebenangebote sollten einfach und transparent in das Projekt eingepflegt werden können. Verschiedenen Kalkulationsvarianten wie die Angebots-, Varianten-, Auftrags- und Arbeitskalkulation sollten klar unterscheidbar sein. Dies ermöglicht zu jeder Zeit eine hohe Transparenz, um zu erkennen, wann und von wem Änderungen in die Kalkulation eingeflossen sind, und liefert bei einem späteren Soll-Ist-Vergleich wertvolle Erkenntnisse.
Zudem berücksichtigt leistungsstarke Kalkulationssoftware auch nicht ausgeschriebene Positionen wie etwa die Baustelleneinrichtungen (oder das Vorhalten und Räumen einer Baustelle).
5. Gute Software bettet die Kalkulation in die Unternehmensprozesse ein
Ein wesentliches Merkmal einer modernen Kalkulation ist, dass sie sich sinnvoll in den Datenfluss eines Unternehmens eingliedert. Das bedeutet, dass das Programm nicht nur die klassische Kalkulation beherrscht, sondern auch alle begleitenden Prozesse unterstützt. Kontakte, E-Mails, Pläne, Dokumente, Bilder und andere Dateien, die zum Projekt gehören, können im Programm dokumentiert und zugeordnet werden. Das Projekt beginnt nicht mit der eigentlichen Kalkulation, sondern schon im Vorfeld im Sinne einer klassischen CRM-Lösung für den Bau. Sie sehen dann etwa:
- Wann habe ich für diesen Auftraggeber schon einmal gearbeitet?
- Mit welchem Ergebnis?
- Wann habe ich mit welchem Planer schon einmal zu tun gehabt?
- Wie sahen die vergangenen Submissionsergebnisse aus?
- Welche Angebote sind in den nächsten zehn Tagen fällig?
- Mit welchen Angeboten beschäftigt sich welcher Kalkulator?
- Habe ich die Risikostruktur zu einem Leistungsverzeichnis oder zu einem Angebot?
Die Informationen aus den Kontakten und Dokumenten können beim Kalkulationsprozess äußerst hilfreich sein. Deshalb ist es wichtig, dass die Kalkulationslösung in eine CRM-Lösung integriert oder mit dieser stark verknüpft ist, sodass Kontakte und Dokumente dem Kalkulationsprojekt zugeordnet werden können.
Für die Praxis hat auch das gute Zusammenspiel zwischen Einkauf und Kalkulation eine hohe Bedeutung. Dies kann dadurch erfolgen, dass der Materialauszug einer Kalkulation digital an den Einkauf übergeben werden kann. Nach erfolgter Preisanfrage bei Lieferanten werden die aktualisierten Einkaufspreise wieder in die Kalkulation übernommen.
Mit dem Rechnungswesen der Buchhaltung kann ein Austausch für Ausgangsrechnungen und eingegangene Zahlungen erfolgen. So sollte ein guter Gesamtprozess aussehen. Ein gutes Kalkulationsprogramm bereitet die Daten dann außerdem gleich auf für den Soll-Ist-Vergleich.
Sinnvoll ist außerdem eine intuitive Dokumentenablage, die den projektbezogenen Schriftverkehr und Dokumente (z. B. Bilder, Pläne u. Ä.) abbildet und eine Verbindung schafft etwa zu Microsoft-Outlook für den Mail-/Schriftverkehr.
6. BIM-Fähigkeit
Eine zentrale Aufgabe, die eine Kalkulationssoftware für die Zukunft beherrschen muss, ist die Fähigkeit, das Arbeiten mit BIM-Modellen auch in der Kalkulationsphase zu unterstützen.
Kalkulationssoftware für den Bau muss zukünftig BIM-fähig sein.
Die öffentliche Hand als Auftraggeber verlangt dies schon vielfach und macht eine BIM-Fähigkeit zur Grundlage von Aufträgen. BIM-Fähigkeit bedeutet dabei unter anderem die Visualisierung des BIM-Modells in einem 3D-Viewer, die Verknüpfung von Modell und Leistungspositionen sowie die Visualisierung von verknüpften Elementen anhand von Positionen. Moderne Kalkulationssoftware muss mit BIM-Modellen arbeiten und einzelne Funktionen im BIM-Prozess übernehmen können.
7. Das Programm sollte Ihren Planungsprozess unterstützen
Besondere Anforderungen haben Unternehmen, die integriert arbeiten, wie etwa Generalunternehmer mit eigener Planungsabteilung z. B. im Immobilienbereich oder beim schlüsselfertigen Bauen. Planer stellen Eigenleistungsverzeichnisse auf. Mit einer guten Software können Sie aus der CAD automatisch ein Bauwerksmodell und ein Leistungsverzeichnis mit Gliederung nach DIN 276 ableiten. Sie erhalten Auswertungen nach den Bauwerkskosten je Kubikmeter umbauten Raums oder je Quadratmeter Nutzfläche. Ebenso kann der komplette Nachunternehmerprozess samt Ausschreibung und Vergabe damit durchgeführt werden. Im Zusammenspiel mit einer entsprechenden kaufmännischen Lösung wie etwa NEVARIS Finance haben Sie dann alles, was für ein effektives Controlling erforderlich ist.
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Bildnachweise: ljubaphoto/E+ via Getty Images; Westend61 via Getty Images.
