Datenmigration: Keine Angst vor Daten- und Wissensverlust

Mit diesen Tipps klappt der Wechsel auf ein neues Softwaresystem

Jürgen Katzlberger

Die Angst vor Datenverlust hemmt in vielen Unternehmen die Digitalisierung oder Umstellung auf eine neue Software. Das gilt auch für die Baubranche. Jürgen Katzlberger, Director Professional Services, ist mit seinem Team verantwortlich für die Kundenprojekte bei der NEVARIS. Er kennt diese Bedenken und kann sie verstehen. Denn Datenmigrationen können sehr komplex und zeitaufwendig sein. Was Bauunternehmen deshalb beachten sollten, damit die Umstellung auf das neue System eine Erfolgsgeschichte wird, sagt er Ihnen in diesem Artikel.

In der Regel ist ein Systemwechsel für Bauunternehmen kein alltägliches Geschäft – anders als für uns als Dienstleister, als Softwarehersteller, die wir in unseren Projekten regelmäßig neue Systeme implementieren. Daher kann ich Kunden und Anwender verstehen, die mit Bedenken an solch ein Projekt herangehen. Viele Kunden unterschätzen, wie wichtig es ist, bei der Datenmigration frühzeitig in eine saubere Planungs- und Analysephase zu gehen – und auch diese Phase zu berücksichtigen.

Viele Ängste und Bedenken bei der Datenmigration können durch eine professionelle Planung ausgeräumt werden.

Vor der Datenmigration: Diese Fragen sollten Sie beim Systemwechsel bedenken

Wenn Sie ein neues System etablieren wollen, schauen Sie sich Ihre Altdaten bzw. Bestandsdaten sehr genau an. Fragen Sie sich:

  • Welche Daten muss ich zwingend übernehmen?
  • Benötige ich wirklich alle Daten?

Diese Fragen können für verschiedene Bereiche zu unterschiedlichen Antworten führen.

Ein paar Beispiele: In der Finanzbuchhaltung sind Sachkonten, Steuerschlüssel und Saldovorträge wichtig, weil sie unbedingt mit übernommen werden müssen. In der Materialwirtschaft sind es hingegen eher Artikel und Einkaufskonditionen. Kommt dann noch eine technische Lösung wie etwa NEVARIS Build hinzu, müssen auch Artikel und Betriebsmittel abgestimmt werden und eventuell ganze Projekte übertragen werden.

Aber die Umstellung ist auch eine Chance: Eine Datenmigration findet in der Regel initial und einmalig statt. Deshalb sollten Unternehmer vorher ihre bisherige Datenstruktur überdenken. Fragen Sie sich also, ob die alte Gliederung der Daten noch passt.

Expertentipp: Der Systemwechsel ist eine gute Gelegenheit, „alte Zöpfe” abzuschneiden und Strukturen neu aufzusetzen.

Fokussieren Sie sich auf das, was einfach umzusetzen ist, und diskutieren Sie nicht vorab ausschließlich Sonderfälle.

Allerdings gibt es auch Daten, die beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Logiken der Systeme oder entsprechender Komplexität gar nicht oder nur mit sehr hohen Aufwänden übernommen werden können. Hier sollte immer eine Analyse vorausgehen.

Ein konkretes Beispiel: Der Betriebsmittelstamm in NEVARIS Build arbeitet mit einer multidimensionalen Logik. In Altsystemen treffen wir dagegen meist 2-dimensionale Logiken an. Diese in die multidimensionale Logik von NEVARIS Build pressen zu wollen, also das Altsystem zu übernehmen, lässt die großen Potenziale, die NEVARIS Build bietet, direkt außen vor.

Die 5 Schritte einer Datenmigration

  1. Planung und Analyse der Migration
  2. Export der Altdaten aus dem Vorsystem
  3. Analyse, Bereinigung und Aufbereitung der Daten
  4. Import der Daten in das neue System
  5. Prüfung der Daten im Neusystem

Manchmal ist es sinnvoller, einzelne Daten von Hand einzugeben und nachzupflegen, wenn sie beispielsweise schon zu 80 Prozent vorhanden sind. Das geht wesentlich schneller und ist unkomplizierter. Der Vorteil: Durch eine manuelle Eingabe lernen Mitarbeiter das neue System gleich ein Stück weit kennen. Ähnlich verhält es sich mit Schnittstellen: Im Grunde ist – fast – alles machbar, doch es kommt immer auf die Details an. Wenn es darum geht, dass Schnittstellen auch für die sogenannte Business-Logik genutzt werden und daher eine gewisse Intelligenz mitbringen sollen, dann müssen Sie genau hinschauen: Sind Zeit, Kosten und Nutzen auch entsprechend werthaltig für das Unternehmen? Eine vorherige genaue Betrachtung der Anforderungen erspart im Nachgang oft viel Zeit, Kosten und vor allem Nerven.

Die Business Logik bei der Umstellung auf neue Software

Wenn Sie ein Softwareprojekt neu implementieren, dann brauchen das alte und das neue Produkt dennoch die gleiche Geschäftslogik (Business Logic) und gemeinsame Geschäftsregeln. Die Programmiersprache, der Quellcode, Werkzeuge oder Benutzeroberfläche können zwar völlig unterschiedlich sein. Doch unabhängig davon, welche Software Sie verwenden, bleibt etwa die Geschäftsregel, dass eine Rechnung mindestens eine Position haben muss, gleich.

Jede Datenmigration ist individuell und muss immer in Zusammenarbeit von Kunde und Softwareanbieter ausgearbeitet und abgestimmt werden. Ein Systemwechsel bedeutet deshalb auch auf Kundenseite Mitarbeit. Als Softwareunternehmen haben wir natürlich eine Expertise und Erfahrung in der Implementierung  unserer Systeme. Doch müssen Daten oftmals auch interpretiert werden oder es bedarf einer Entscheidung, wie genau Daten migriert werden sollen. Eine 1:1-Datenübernahme ist nur in sehr seltenen Fällen möglich. Deshalb geht es ohne Mitarbeit des Bauunternehmens nicht.

Wie Sie die Altdaten aufbereiten müssen, spricht der Berater vorab mit Ihnen durch. In der Regel gibt es hierzu je nach System und Ausprägung entsprechende Templates. Hierbei ist es immer ganz wichtig, die Pflichtwerte und Inhalte zu besprechen, welche übernommen werden können.

Diese 4 Probleme bei der Datenmigration sollten Sie vermeiden

Bei der Datenmigration kann es Probleme geben. Die gängigen haben wir hier zusammengefasst. Oft ist es auch ein Zusammenspiel mehrerer Faktoren:

  • Bei der Datenübernahme wird die Menge der Daten und die Zeit für die Aufbereitung unterschätzt.
  • Es gibt keinen klaren Zeitplan für die Datenübernahme. Bei der Analyse wird etwas übersehen oder Entscheidungen ändern sich kurzfristig. Dies ist völlig normal, daher müssen die Auswirkungen auf den Zeitplan und die Aufwände bedacht werden.
  • Die personellen Kapazitäten reichen nicht aus, um die Daten sauber aufzubereiten und zu exportieren.
  • Unternehmen testen und prüfen die Daten zu wenig.

Der Softwareanbieter unterstützt Ihr Team dabei, alle gewünschten Daten im neuen System zur Verfügung zu haben

Für die meisten Unternehmen ist die Datenmigration eine Aufgabe, die parallel zum Tagesgeschäft laufen muss. Bauunternehmer sollten dies immer mit bedenken und Mitarbeitende einplanen. So stellen sie sicher, dass die Arbeit im Tagesgeschäft nicht wegen der Umstellung liegen bleibt. Ein erfahrener Softwareanbieter steht Ihnen außerdem zur Seite – und gemeinsam wird die Softwareumstellung ein Erfolg.

Expertentipp: Definieren und prüfen Sie die einzelnen Teilschritte präzise. Kommunizieren Sie, an welchem Punkt Sie im Projekt stehen. Alle Mitwirkenden sollten sich unbedingt an die abgesprochene Vorgehensweise halten. Je strukturierter diese ist, desto schneller wird die Datenmigration ein Erfolg und alle wichtigen Daten stehen im neuen System zur Verfügung.

Wir sind Ihr Partner an Ihrer Seite, wenn es um die Softwareumstellung in Ihrem Bauunternehmen geht – damit Sie zukünftig Ihrem Kerngeschäft besser nachgehen können. Informieren Sie sich über unsere Lösungen zu AVA, Baulohnabrechnung, Baukalkulation, BIM, Buchhaltung, Materialwirtschaft oder mobiler Zeiterfassung, Bautagebuch und Mängelmanagement.

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Bildnachweise: NEVARIS Bausoftware GmbH/Cosima Hanebeck.