Mit Digitalisierung gegen ineffiziente Einkaufsprozesse vorgehen

Ineffiziente Einkaufsprozesse haben wesentlichen Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg.

Ebendiese Einkaufsprozesse sind einer der Gründe für Intransparenz, unnötig höhere Kosten, lange Prozessdurchlaufzeiten oder mögliche Compliance Probleme in Unternehmen. Laut einer Studie lassen sich einige Probleme auf folgende Ursachen zurückführen:

• Unvorhersehbare Lieferprozesse
• Erhöhtes Fehlerrisiko durch falsch erfasste Mengen oder Artikel
• Keine Übersicht der offenen Bestellungen
• Missverständnisse aufgrund von fehlender Dokumentation
• Die Bedarfsträger sind unzufrieden mit der Versorgungssituation und bestellen am Einkauf vorbei
• Telefonische Bestellungen werden oft nicht dokumentiert und sind daher nicht nachvollziehbar
• Wegen Einzelbestellungen werden Rahmenverträge nicht voll ausgenutzt
• Fehlerhafte Lagerbestände

Im folgenden Artikel gehen wir auf diese Ursachen ein und wie sie mithilfe von digitalisierten Geschäftsprozessen im Rahmen des ganzheitlichen ERP-Systems NEVARIS Finance vermieden werden können.

Die Vorteile kluger Materialwirtschaft in herausfordernden Zeiten

Anhaltende Materialengpässe begleiten das Bauwesen seit jeher. Die damit einhergehenden Preissteigerungen sind ein kritisches Thema und stellen Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Hier erörtern wir aus materialwirtschaftlicher Sicht die wichtigsten Punkte und zeigen effektive Möglichkeiten auf, damit Sie in Ihrem derzeitigen Alltag besser gewappnet sind.

Materialengpässe machen sich auf der Baustelle und im Lager bemerkbar. Aufgrund der aktuellen weltpolitischen und wirtschaftlichen Lage ist der Lieferprozess instabil, so dass der Einkäufer keine konkrete Aussage zum erwarteten Lieferzeitpunkt treffen kann. Die Lieferanten haben selbst mit Materialknappheit und Engpässen zu kämpfen, weshalb sich dieser Zustand durch die gesamte Wertschöpfungskette zieht.

Mithilfe der Digitalisierung von Einkaufsprozessen können Bauunternehmen den unberechenbaren Lieferungen positiv entgegenwirken. So können in einer ganzheitlichen ERP-Software wie NEVARIS Finance Mindest-, Melde- und Maximalbestände im Artikelstamm hinterlegt und der Bestellprozess automatisiert werden. Unterschreitet der Lagerbestand eines Artikels den angegebenen Meldebestand, wird dieser vom System automatisch zur Bestellung vorgeschlagen und kann frühzeitig nachbestellt werden. Waren, die aufgrund dieser Automatisierung im System bereits rechtzeitig nachbestellt werden und nicht erst bei Erschöpfung des Lagerbestandes, führen zu einer enormen Zeit- und Kostenersparnis. So profitiert der strategische Einkauf von einem optimierten Bestellprozess und die rechtzeitige Warenlieferung reduziert das Risiko teurer Baustopps.

Effiziente Prozesse mittels der Belegschnittstelle

Weitere Risiken in vielen Einkaufsprozessen ergeben sich aus der fehlenden oder fehlerhaften Dokumentation von Bestellungen, die teilweise von mehreren Mitarbeitern oder Abteilungen durchgeführt werden. Das Resultat sind unnötige Missverständnisse, intransparente Informationsflüsse oder eine nicht vorhandene Übersicht der offenen Bestellungen im Unternehmen.

Bei spontanen Bestellungen durch den operativen Einkauf ordern sie die Ware über ein Einkaufssystem (z.B. Newtron, Cathago, DIG, uvm.) vor Ort auf der Baustelle und können Sie direkt an den gewünschten Ort liefern lassen. Zudem werden die zugehörigen Dokumente über die Belegschnittstelle aus dem Einkaufssystem direkt an das ERP-System NEVARIS Finance übermittelt und den entsprechenden Bestellungen zugeordnet, wodurch der Bestellprozess transparent und nachvollziehbar dokumentiert ist. Der Einkauf und andere Beteiligte sind somit über alle Bestell- und Lieferprozesse informiert. Eine weitere Zeitersparnis und die Reduktion von administrativen Aufgaben liegen auf der Hand.

Wirksames Lieferantenmanagement

Der Abschluss von Rahmenverträgen zur Warenlieferung zu vereinbarten Konditionen bietet sowohl für den Einkäufer als auch Lieferanten Vorteile. Die in einem Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen senken den Verwaltungsaufwand und die Prozesskosten, bieten transparente Kosten und günstigere Preise sowie langfristige Produktions- und Liefersicherheit für beide Seiten. In regelmäßigen Verhandlungen tauschen sich Einkauf und Lieferanten über ihre bisherige Geschäftsbeziehung aus, ob Konditionen angepasst werden oder mögliche Lieferengpässe berücksichtigt werden müssen.

Mit NEVARIS Finance können Sie die Rahmenverträge digital anlegen und verwalten. Die vereinbarten Konditionen je Artikel und Lieferant können Sie entsprechend hinterlegen. Sobald ein Einkäufer eine neue Bestellung erstellt, werden die Rahmenverträge zu den jeweiligen Lieferanten automatisch erkannt und vorgeschlagen.

Bessere Übersicht durch Materiallieferscheine

Eine gute Möglichkeit den Warenfluss im Blick zu behalten, sind die Materiallieferscheine. Jegliche Materialien (u.a. Geräte, Werkzeuge, Werkstoffe, etc.) lassen sich unmittelbar auf die Baustelle liefern und bieten eine vollständige Übersicht in NEVARIS Finance, was wann auf welcher Baustelle im Einsatz ist. Dies vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern ermöglicht auch eine direkte Versorgung der Baustellen vom Lieferanten oder aus dem eigenen Lager.

Materiallieferscheine bieten mehr Details als herkömmliche Lieferscheine. So wird in NEVARIS Finance das gesamte Material und der Gerätepool mit in die Verwaltung, Logistik und Organisation aufgenommen, was die Grundlage für die Baubetriebsabrechnung darstellt. Das gewährleistet die stetige Kontrolle und Übersicht über Baustellenfahrzeuge, Zubehör, Gerätesets und vieles mehr und sorgt für einen reibungslosen Ablauf in der Verwaltung. Mithilfe dieser vollumfänglichen Übersicht ist jede Baubetriebsabrechnung schnell und einfach erledigt.

Unkomplizierte Inventur

Um fehlerhafte Lagerbestände zu vermeiden und das Materiallager zu verwalten, stehen in NEVARIS Finance verschiedene digitale Inventurmethoden zur Verfügung. Dank der mobilen Datenerfassung (MDE) lassen sich die Waren an den Lagerorten schnell erfassen. Eine entsprechende Scanner-Hardware nimmt alle Informationen der Lager- und Vermögensgegenstände in das System auf.

Eine digitale Inventur liefert Ihnen tagesaktuelle Auskünfte. Mithilfe von softwaregestützten Datenanalysen und Auswertungen berechnen Sie wichtige Kennzahlen für fundierte Entscheidungsgrundlagen und zur optimalen Vorbereitung von Verhandlungen mit Geschäftspartnern oder Banken.

Fazit:

Es gibt mehrere effiziente Möglichkeiten und smarte Ansätze den organisatorischen Ablauf und die Prozesse von Bauunternehmen zu optimieren. Ihr Gewinn? Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und mehr Flexibilität aufgrund der optimierten Prozesse. Diesen Weg müssen Sie nicht allein bestreiten. Mit einem verlässlichen Partner an Ihrer Seite lässt sich eine Win-win-Situation aufbauen.

Bildnachweis: Dmytro Zinkevych/Shutterstock.com; NEVARIS.