Warum das digitale Bautagebuch unverzichtbar ist

Das Bautagebuch ist ein zentrales Dokument in jedem Bauprojekt. Es dokumentiert den Fortschritt, hält die Wetterbedingungen fest und dient als rechtlicher Nachweis. Das Führen eines Bautagebuchs ist gesetzlich vorgeschrieben. Digitale Lösungen bieten hierbei gegenüber Papierdokumentationen erhebliche Vorteile: Sie ermöglichen eine lückenlose, übersichtliche und rechtssichere Dokumentation, die jederzeit abrufbar ist.

Was ist ein digitales Bautagebuch?

Das digitale Bautagebuch ist das wichtigste Instrument im Baustellenmanagement. Bei jedem Bauprojekt ist das Führen eines Bautagebuchs verpflichtend, und Bauherren haben das Recht, es auf Anfrage einzusehen. Kein Wunder, dass Architekten und Bauleiter großen Wert darauf legen, ihre Baustellendokumentation sorgfältig zu pflegen.

Ein handschriftliches Bautagebuch ordentlich zu führen, stellt jedoch viele Beteiligte vor erhebliche Herausforderungen. Je nach Projektdauer und Projektgröße wird die papierbasierte Dokumentation schnell unübersichtlich. Komplexe Sachverhalte lassen sich oft nur mit großem Zeitaufwand nachvollziehen.

Baupläne, Fotos oder handschriftliche Notizen können leicht verloren gehen oder übersehen werden, was zu schwerwiegenden Fehlern führt – im schlimmsten Fall sogar zu rechtlichen Konsequenzen bei Regressansprüchen.

Der Einsatz einer Software für die digitale Baustellendokumentation bietet hier erhebliche Vorteile. Mit einem digitalen Bautagebuch lassen sich Fehlerquellen minimieren, administrative Hürden und Redundanzen vermeiden und das Haftungsrisiko wird deutlich reduziert. Immer mehr Bauprofis setzen daher auf die Effizienz der digitalen Baustellendokumentation.

Was sollte ein digitales Bautagebuch können?

Echtzeit-Zusammenarbeit: Alle Projektbeteiligten sollten von überall Einträge erstellen und die Informationen anderer jederzeit abrufen können. Egal ob vom PC im Büro oder mit dem Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle.

Automatische Datenerfassung: Ein digitales Bautagebuchs sollte Daten automatisch erfassen, das heißt, die Wetterdaten, Stammdaten der Kunden und weitere relevante Informationen werden via App eigenständig zugeordnet, ohne dass irgendjemand diese Daten gesondert erfassen muss. Die so entstehende Zeitersparnis senkt die Kosten und vereinfacht die Arbeitsabläufe.

Einblicke für Externe: Ein digitales Bautagebuch sollte zudem in der Lage sein, externen Auftraggebern Einblicke zu geben, das ermöglicht eine transparente Zusammenarbeit. Diese wird bei guten digitalen Bautagebüchern noch durch eine Mailfunktion ergänzt: Bautagesberichte sollten einfach via Mail als Excel oder PDF zu versenden sein.

Alle relevanten Daten erfassen: Neben den genannten Punkten sollte das digitale Bautagebuch vor allem seiner ursprünglichen Funktion nachkommen, nämlich alle relevanten Daten und Informationen zur Baustelle bzw. dem Bauprojekt an einer Stelle zu erfassen: Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Bilder der Baustelle und weitere wichtige Details sind essenziell für die digitale Baustellendokumentation und die rechtliche Absicherung.

Wie leicht ist die Bedienung eines digitalen Bautagebuchs?

Moderne digitale Bautagebücher sind sehr benutzerfreundlich gestaltet und lassen sich intuitiv bedienen – ähnlich wie gängige Apps auf dem Smartphone. Mitarbeiter müssen keine IT-Experten sein, um die Software zu verwenden. Nach der Registrierung und dem Download der App können Sie innerhalb weniger Minuten Ihr erstes Projekt anlegen und mit der Dokumentation beginnen.

Auf einen Blick: Welche Funktionen sollte ein digitales Bautagebuch haben?

Ein digitales Bautagebuch sollte nicht nur einfache Dokumentationsaufgaben übernehmen, sondern auch für eine effiziente Baustellenkoordination sorgen. Wichtige Funktionen umfassen:

• Mobile Datenerfassung: Einträge können direkt auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet erfolgen.
• Automatische Erfassung von Wetterdaten: Wichtige Wetterinformationen werden automatisch protokolliert, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
• Integration in bestehende Systeme: Eine gute Software lässt sich in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren und nutzt die gewonnenen Daten weiter.
• Einfache Berichterstellung: Berichte können automatisch generiert und per Mail als PDF oder Excel-Datei verschickt werden.
• Transparenz: Alle Projektbeteiligten haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, was die Kommunikation erleichtert und Missverständnisse vermeidet.

Welche Daten erfasst ein digitales Bautagebuch?

Mit einem digitalen Bautagebuch verabschieden Sie sich von der Zettelwirtschaft und profitieren von zahlreichen Funktionen, die Ihr Baumanagement erheblich erleichtern:

• Baustellendaten (Projektnummer, anwesende Mitarbeiter)
• Mängel und deren Behebung
• Baufortschritt und ausgeführte Arbeiten
• Verwendete Geräte und Materialien
• Nachunternehmerdaten
• Wetterverhältnisse (Niederschlag, Temperatur, etc.) mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten
• Fotos der Baustelle und dokumentierte Fortschritte
• Arbeitszeiten der Mitarbeiter
• GPS-Daten zur genauen Standortbestimmung

Das Programm generiert aus diesen Informationen ein rechtssicheres, digitales Bautagebuch, das alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenführt.

Anbieter-Vergleich leicht gemacht

Es gibt verschiedene Software-Unternehmen, die digitale Bautagebücher anbieten. Um diese bestmöglich vergleichen zu können, müssen die genauen Anforderungen klar sein. Stellen Sie sich folgende Fragen?

• Benötige ich nur das Bautagebuch oder hätte ich auch gerne weitere Funktionen wie zum Beispiel die Zeiterfassung oder die Geräteverwaltung in einer Anwendung?
• Bietet das Unternehmen einen guten Support oder eine ausführliche Wissensdatenbank für Fragen an?
• Ist es mir wichtig, dass die Software möglichst viel kann oder dass sie besonders nutzerfreundlich ist?
• Gibt es eine kostenfreie Testphase?

Das Bautagebuch: Rechtliche Pflicht digital erfüllen

Rechtlich ist das Führen eines Bautagebuchs verpflichtend. Die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) fordert, dass das Bautagebuch folgende Anforderungen erfüllt: 

1. Es wird zeitnah, am besten täglich geführt  
2. Es enthält alle relevanten Ereignisse auf der Baustelle. Dazu gehören der Arbeitsfortschritt, die Wetterbedingungen, Besprechungen und eventuelle Probleme, Verzögerungen und Behinderungen.
3. Es muss in schriftlicher Form geführt werden, egal ob handschriftlich oder digital

Kann ich das Bautagebuch als Beweismittel einsetzen?

Ein Bautagebuch kann als Beweismittel im Streitfall dienen. Hierfür ist es besonders wichtig, dass es möglichst lückenlos gefüllt wurde. Wird das Bautagebuch digital gefüllt, sind Wetter- und GPS-Daten sowie Datum und Uhrzeit automatisch enthalten. Das gilt sowohl für eingegebene Text-Informationen als auch für erfasste Fotos. Das macht die Dokumentation vertrauenswürdig.

Bautagebuch handschriftlich oder digital?

Die lückenlose Dokumentation gelingt leichter, wenn alle Beteiligten ihre Informationen eigenständig in das digitale Bautagebuch via App sofort eintragen können: So ist ihr Bautagebuch immer tagesaktuell gepflegt und das gemeinsame Arbeiten wird zeit- und kostensparender gestaltet.

Vorteile des digitalen Bautagebuchs

Neben der besseren rechtliche Absicherung bietet die Baustellendokumentation via App und Software-Lösung weitere nennenswerte Vorteile:

Lückenloses, einfaches erfassen von Daten

• Daten, Fotos und Dokumente lassen sich bei der digitalen Baustellendokumentation mit wenigen Klicks gezielt bestimmten Tagen zuordnen.
• Sich wiederholende Inhalte können automatisiert hinzugefügt werden, anstatt sie jeden Tag erneut von Hand einzuschreiben.
• Prozesse rund um die Kommunikation und Dokumentation werden mit dem digitalen Bautagebuch wesentlich beschleunigt.

Transparenz und bessere Koordination

• Alle berechtigten Mitarbeiter haben digitalen Zugriff auf das Bautagebuch, wichtige Daten stehen jedem sofort zur Verfügung.
• Über Suchfunktionen kann auf Einträge bestimmter Tage oder auf Notizen digital zugegriffen werden.
• Für Transparenz sorgt das unkomplizierte Versenden von Mängelberichten, Protokollen oder ähnlichem per E-Mail. So sind alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand des Projekts.

Flexibilität und Mobilität

• Das digitale Bautagebuch kann von jedem Berechtigten sowohl im Büro am Desktop-PC als auch mit Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle verwendet werden.
• Bei schlechtem Empfang ist die Datenerfassung offline möglich.
• Auch eine spätere Nachpflege im Büro ist kein Problem.

Was kostet ein digitales Bautagebuch?

Ein Anbieter für das digitale Bautagebuch ist 123erfasst. Das Unternehmen bietet fünf verschiedene Module (Projekte, Planung, Personal, Geräte, Qualität). Das Bautagebuch gehört zum Modul Projekte. Es kann für bis zu drei Nutzer komplett kostenfrei genutzt werden. Ist Ihr Team größer, kostet die Dokumentation in der Standard-Version 12 Euro pro Nutzer und Monat. Möchten Sie zusätzlich Formulare und Dokumente nutzen, kostet es 18 Euro pro Nutzer und Monat.

Das digitale Bautagebuch in der Praxis

Der Umstieg vom klassischen Bautagebuch auf eine digitale Baustellendokumentation verläuft recht unkompliziert. Nach der Registrierung und dem Download der Software können Sie erste Projekte innerhalb weniger Minuten anlegen. Die Bedienung ist vergleichbar intuitiv wie zum Beispiel die von WhatsApp.

Beispiel für Unternehmen, die das digitale Bautagebuch nutzen

Der Wuppertaler GaLaBauer Jakob Leonhards Söhne nutzt die digitale Baustellendokumentation 123erfasst. Das Unternehmen setzt deutschlandweit Großprojekte um wie zum Beispiel Europas größte Grünfassade, der Kö-Bogen 2 in Düsseldorf. Um stets den Überblick zu behalten, dokumentiert die Bauleitung den Baustellenfortschritt mit Fotos und Bemerkungen. So ist jederzeit ersichtlich, welche Tätigkeiten erledigt wurden und wo Nachbesserungen durchzuführen sind. Das System erfasst diese mit Datum und Uhrzeit und koppelt es jeweils mit dem aktuellen Wetterbericht. So ist der Galabauer in der Lage, im Schadensfall dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfstelle auf Knopfdruck die ordnungsgemäße Arbeit zu dokumentieren. Alle erfassten Informationen lassen sich auch automatisch zum Bautagebuch zusammenfassen und stehen als Leistungsnachweis zur Verfügung.

Zur vollständigen Referenz

Lässt sich das digitale Bautagebuch in die vorhandene Softwarelandschaft integrieren?

Ihr neues digitales Bautagebuch lässt sich problemlos in Ihre Softwarelandschaft integrieren, sodass Sie die gewonnenen Daten vielfältig nutzen und verarbeiten können. Die Software-Lösungen aus dem Hause Nevaris sind speziell für Bauunternehmen entwickelt worden und sind ausgelegt, miteinander zu kommunizieren.

Arbeiten mit dem digitalen Bautagebuch: Einfach starten!

Nur durch ein sauber und zuverlässig geführtes Bautagebuch können Sie sicher gehen, im Schadensfall alle wichtigen Informationen vorlegen zu können. Digitale Lösungen zur Baustellendokumentation vereinfachen die lückenlose Datenerfassung während Ihres Bauprojekts.

Möchten auch Sie in Zukunft mit einem digitalen Bautagebuch arbeiten? Dann schauen Sie doch mal bei unserer Tochterunternehmung 123erfasst vorbei und starten Sie die digitale Baustellendokumentation in Ihrem Bauunternehmen kostenfrei!

Bildnachweis: 123erfasst.de