Digital besser: So geht digitale Ablage heute

Wie die passende Software Ihre Prozesse im Bauunternehmen unterstützt

Kennen Sie das auch? Sie prüfen eine Rechnung und suchen den entsprechenden Vertrag dazu. Oft geht dann die Lauferei los, Sie telefonieren, durchsuchen alles und am Ende sind immer mehr Personen involviert.

Wie die passende Software für Dokumentenmanagement und Workflows den Arbeitsalltag von Bauunternehmen optimiert und welche Vorteile ein intelligentes System hat, weiß Robert Buchner, Sales Manager bei NEVARIS.

Digital geht Ablage besser: Ihr neues effizientes DMS

Je besser die internen Prozesse laufen, desto stärker können Sie sich auf die eigentlichen Aufgaben in Ihrem Bauunternehmen konzentrieren. Digital geht vieles noch effizienter, zum Beispiel mit individuellem Dokumentenmanagement (DMS). Eine digitale Ablage ermöglicht

  • eine einfache und , die gesetzliche Vorgaben (GoBD) unmsetzt
  • eine intelligente Ablage, die Dokumente automatisch verknüpft
  • ein papierloses Büro und somit standortübergreifendes Arbeiten
  • sowie die einfache Überwachung der Fristen im Rahmen von Vertragsvereinbarungen.

Außerdem optimieren Sie damit Ihre Prozesse und können individuelle Workflows festlegen. Die Umstellung auf ein digitales System startet unserer Erfahrung nach meist beim Rechnungseingangsprozess. Dieser Bereich ist zentral in allen Unternehmen in der Baubranche – egal, wie sie sich ansonsten in ihren Tätigkeitsfeldern unterscheiden.

Der häufigste Startpunkt für eine digitale Ablage: der Rechnungseingangsprozess

Geht eine Rechnung ein, liest ein digitales System alle Daten der Rechnung aus. Es bietet dann eine Auswahl von dazu passenden Verträgen und Nachunternehmerverträgen an. Damit kann Ihre Buchhaltung die Rechnung schnell und direkt prüfen.

Die Ansicht der Dokumente können Unternehmen dabei frei konfigurieren. Sie arbeiten gerne mit einer Suche? Dann geben Sie einfach das entsprechende Schlagwort ein und suchen über die Volltextsuche. Oder setzen Sie auf strukturierte Ordnerhierarchien? Dann legen Sie für jedes Projekt Unterordner an wie etwa: Schriftverkehr, Pläne, E-Mails, Rechnungen, Angebote und ähnliches. Dort können Sie sich dann durchklicken. Natürlich lässt sich Sie auch beides kombinieren. Arbeiten Sie noch nicht mit einem DMS, können Sie die Dokumente zunächst auch ganz einfach über Windows ablegen und so die vertraute Ansicht behalten. 

 

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Gemeinsam setzen wir Ihre Software individuell zugeschnitten auf

Ein webbasiertes Workflow Management System bildet wiederkehrende Unternehmensprozesse wie z. B. Rechnungsläufe automatisch ab. Es hilft dabei, individuelle Arbeitsabläufe aufzubauen.

Neue Software einzusetzen ist wie ein Haus zu bauen: Sie beginnen beim Fundament und bauen nach und nach alles auf – nach Ihren Wünschen.

Prozesse werden damit bearbeitet und gleichzeitig dokumentiert, beispielsweise in JobRouter. Digitale Workflows entlasten Ihre Mitarbeitenden und beschleunigen die Arbeit. Sie haben stets die Übersicht über Ihre Unternehmensabläufe.

 

Viele unserer Kunden sehen sich am Anfang als „ganz normales Bauunternehmen“ und wünschen sich eine Standardlösung.

Schnell wird deutlich, dass Bauunternehmen mit einer individuellen Softwarelösung wesentlich effizienter arbeiten können.

Ein Beispiel: Rechnungen sollen zusätzlich an weitere Kollegen gehen? Dann ist dies eine individuelle Einstellung. Am Anfang braucht es deshalb eine sorgfältige Planung – so haben Sie später Ruhe und optimal eingestellte Prozesse. Das System ist dann ein Erfolg, wenn es so reibungslos läuft, dass Sie es gar nicht bemerken.

Passen Sie Ihre Prozesse jederzeit selbst an

Sie können bei Bedarf selber neue Prozesse erstellen oder anpassen. Dafür nehmen Ihre Mitarbeitenden an unserer Schulung teil, die ihnen den Einstieg in die neue Software noch einfacher macht. Sie erfahren, wie sie ein Konzept ins System übertragen. Das System stellt grafisch anschaulich dar, wie ein Workflow aussehen kann. Sie können dann später etwa aus einer Rechnungseingangsprüfung zusätzlich einen Workflow zur Lieferscheinprüfung generieren – oder andere für Sie passende Abläufe.

Das System führt eine Plausibilitätsprüfung durch

Das Softwaresystem geht Dokumente außerdem vorab einmal durch und macht eine grundsätzliche Plausibilitätsprüfung. Das spart Zeit und entlastet Ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung. Durch eine intelligente Texterkennung können sie direkt im PDF arbeiten.

Bekommt Ihr Bauleiter eine lange Rechnung mit Preisen, die geändert werden müssen, dann ist es nicht so schwer, aus 1 Euro 80 Cent zu machen. Sind es jedoch verschiedene Positionen, dann muss alles neu gerechnet werden und auch der Übertrag muss stimmen. Ein Softwaresystem macht das vollautomatisch. Es ändert den Euro aus dem Beispiel in 80 Cent, passt automatisch alle Überträge auf den folgenden Seiten an und korrigiert den Schlusswert, Mehrwertsteuerwert sowie den Gesamtwert.

Das System überprüft Rechnungen auf Rundungsfehler

Rechenfehler sollten im Zeitalter der Digitalisierung eigentlich nicht mehr vorkommen – in der Realität gibt es sie aber immer wieder, ebenso wie ärgerliche Rundungsdifferenzen. Ein modernes Softwaresystem erkennt auch dies und rechnet automatisch nach, ob die Summen passen. Bei hohen Rundungsdifferenzen wirkt sich das pro Rechnung vielleicht mit zehn oder 20 Euro aus – doch wenn Sie tausend Rechnungen im Jahr erhalten, summieren sich kleine Ungenauigkeiten auf große Beträge. Allein dafür lohnt sich die Investition in eine gute Software, denn schon dieser Bereich kann die Investition komplett rausholen.

Wie steht es um Ihr Dokumentenmanagement? Finden Sie es heraus.  Machen Sie direkt den DMS-Check!

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Setzen Sie auf Softwarehersteller speziell für die Baubranche

Eine Software für Dokumentenmanagement und Workflows speziell für die Baubranche liefert gleichzeitig Verbesserungsvorschläge und Optimierungspotenzial. Wichtige Erkenntnisse für Ihren Workflow bekommen Sie nebenbei dazu.

Bei eingehenden Rechnungen sehen Sie etwa:

  • Wann ist die Rechnung eingegangen?
  • Wer hat die Rechnung geprüft?
  • Wer hat die Rechnung eventuell nicht wie vorgesehen geprüft?
  • Wie lange lag die Rechnung unbearbeitet im Postfach?

Diese Daten helfen Ihnen dabei, Ihren Workflow zu analysieren und zu optimieren.

Verknüpfungen sparen Zeit und bieten Transparenz

Verknüpfungen sind ein weiterer riesiger Vorteil digitaler Ablage und Workflows. So können Sie zum Beispiel den kompletten Personalstamm grafisch aufbereitet steuern und Workflow-Prozesse generieren: Krankmeldung, Dienstreiseanträge – oder weitere Verknüpfungen zwischen Ihrem Workflow-System und dem ERP-System Ihres Unternehmens.

6 Vorteile einer digitalen Ablage

  • Auch in der Buchhaltung gibt es Potenzial zu Verknüpfungen. Die Rechnung liegt dann im Dokumentenmanagement, kann aber über eine Schnittstelle zusätzlich übertragen werden. Der Vorteil: Das Dokument geht ausgefüllt an die Buchhaltung und Mitarbeitende müssen Daten nicht doppelt pflegen.
  • Sie arbeiten über alle involvierten Abteilungen hinweg in einem System.
  • Sie sparen Kosten alleine durch die Zeiteffizienz.
  • Sie optimieren Prozesse.
  • Das System sorgt für Transparenz.
  • Sie sehen alle Daten auf einen Blick.

Klingt das für Sie spannend? Dann lassen Sie uns doch reden! Wir sind Ihr Partner an Ihrer Seite. Machen Sie direkt den DMS-Check und finden Sie so heraus, wie es um Ihr Dokumentenmanagement steht.

Nach Ihrem Gespräch mit unseren DMS-Experten wissen Sie,

  • wie Sie in Sachen digitalem Dokumentenmanagement aufgestellt sind,
  • wie Sie Ihre Prozesse verbessern und dadurch Einsparungspotentiale gewinnen können und
  • ob Sie auf der sicheren Seite sind, wenn es um die GoBD-Anforderungen geht.
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Bildnachweise: NEVARIS Bausoftware GmbH/Foto Flausen, NEVARIS Bausoftware GmbH/Cosima Hanebeck.