Bei der Abwicklung eines Bauprojektes sind in der Regel viele Unternehmen beteiligt. Diese Vielfalt entsteht aber gar nicht nur aufgrund der vielen für die Bauplanung und -durchführung erforderlichen Fachdisziplinen und Gewerke. Oftmals kommt es auch zu unterschiedlich gearteten Formen einer Zusammenarbeit von Unternehmen mit gleicher Ausrichtung. Bei Planungsleistungen handelt es sich dabei oft um eine ARGE, bestehend aus mehreren Planungsbüros, und bei Bauunternehmen werden bei der Auftragsdurchführung oft Nachunternehmer beauftragt. Bei jeder Form der Kooperation bringen Unternehmen ihre jeweilige spezielle Expertise ein, die letztlich auch zu dieser ARGE oder zu diesem Auftrag geführt hat. Aber nicht nur die fachliche Kompetenz ist ausschlaggebend dafür, wer mit wem ein Projektteam bildet. Auch die Art der Zusammenarbeit ist bei einem gemeinsamen Bauprojekt von Bedeutung. Damit Sie erfolgreich im Projektteam arbeiten, und auch Auftraggeber davon überzeugen können, lohnt es sich, mit einem Qualitätsmanagement-System Standards zu etablieren. Warum gerade kleinere Unternehmen davon profitieren, erläutert Ines Mansfeld, Produktmarketing Managerin bei NEVARIS.
Wie (nicht nur) kleine Bau- und Planungsbüros mit einem Qualitätsmanagement Ihr Unternehmen noch Wettbewerbsfähiger machen können
Mit QM vom Chaos zur Ordnung
Das Qualitätsmanagement (QM) ist heute in der produzierenden Wirtschaft etabliert. Betriebe lassen sich zertifizieren und erklären damit nachweisbar, immer im Sinne der Kundenzufriedenheit und im Sinne des Betriebes zu handeln. Dabei sollen der Mensch, Zulieferer, Mitarbeitende und die öffentliche Gemeinschaft immer im Mittelpunkt stehen. Nicht nur die Kunden sollen zufrieden sein, sondern alle mit dem Betrieb im Zusammenhang stehenden Beteiligten. Ziel des Qualitätsmanagements ist es, eine ständige Weiterentwicklung und Verbesserung des Unternehmens und seiner Abläufe zu erreichen. Es handelt sich nicht um ein starres System, dass es unter allen Umständen einzuhalten gilt, sondern es geht um die Optimierung von Abläufen und Prozessen durch alle Mitarbeitende. Die Motivation und Identifizierung mit der Tätigkeit und dem Unternehmen werden so gefördert, was dem Arbeitsfluss zugutekommt. Diese Grundsätze besitzen eine generelle Gültigkeit für alle Branchen, und somit auch für Unternehmen der Baubranche.
Bei der Vergabe öffentlicher Bau- und Präqualifikationsverfahren kann die Vergabestelle als Eignungsnachweis ein implementiertes Qualitätsmanagement-System einfordern, egal ob das Volumen des Auftragsgegenstandes oberhalb oder unterhalb von Schwellenwerten liegt. Dies gilt aber nicht nur bei öffentlichen Bauvergaben. Auch bei privaten Auftragsvergaben ist es üblich, dass sich die Auftraggeber mittels eines zertifizierten Qualitätsmanagements von der Eignung eines Bewerbers überzeugen. Ein Qualitätsmanagement kann also ein klarer Vorteil bei der Bewerbung in den verschiedenen Bauauftragsvergaben sein.
Das hat seinen Grund: Die Verfahrensweise zur Erreichung der festgelegten Ziele hinsichtlich der Qualitätssteigerung und -optimierung wird im QM-Handbuch festgelegt. Es dient nicht nur in einem zertifizierten QM-System bei Audits als Prüfungsgrundlage, sondern auch für alle Mitarbeitende und das Management als Nachschlagewerk zu Arbeits- und Prozessabläufen sowie Bürostandards. Hier wird verbindlich geregelt, wie welche Prozessschritte durchgeführt werden sollen und wie bei Fehlern vorzugehen ist. Was nun im ersten Moment sehr bürokratisch klingen mag, bringt einen sehr entscheidenden Vorteil mit sich: Sie belegen damit, dass in Ihrem Unternehmen Ordnung statt Chaos herrscht.
QM sollte nicht als lästige Pflicht, sondern als nutzbringender Vorteil angesehen werden.
Ordnung bedeutet vor allem eins: Mehr Struktur und Effizienz. Genau das ist es, was Auftraggeber überzeugt und für Vertrauen bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit sorgt.
Strukturen und Standards erleichtern die (Zusammen-)Arbeit
Strukturen und Standards machen die tägliche Arbeit deutlich effizienter. Einer der größten Zeitfresser im unternehmensinternen Arbeitsalltag ist das Suchen von Informationen – lesen Sie dazu auch unser Whitepaper „ERP im Baumanagement“. Mit einer definierten Ablagestruktur entfällt die aufwendige Detektivarbeit im Firmennetzwerk. Noch wichtiger wird ein QM-System allerdings, wenn Sie mit anderen Unternehmen kooperieren oder Nachunternehmer beauftragen. Je mehr Akteure beteiligt sind, desto unübersichtlicher können die Koordination und Dokumentation werden. Mit einem verbindlichen und gelebten QM-System verläuft die Zusammenarbeit einfacher. Wer es gewohnt ist, unternehmensintern nach festen Strukturen und Standards zu arbeiten, der tut sich leichter, dies auch unternehmensübergreifend weiterzuführen. Denn genau das ist die Basis einer Zusammenarbeit im Bauprojekt: Vereinbarungen, die genau definieren, wer wann was in welcher Form an wen liefert.
Sorgen Sie mit einem etablierten QM-System dafür, dass nicht die einfachsten Abläufe schon zum Problem werden. Das Chaos überblickende Genie ist vielleicht in seinem eigenen Dunstkreis unschlagbar, kommt allerdings bei den Kollegen, Ihren Partnern und Subunternehmern und vor allem auch beim Auftraggeber in der Regel nicht so gut an. Wer möchte z.B. auf der Baustelle bei einem Blick in den Plan ständig mit neuen Planköpfen oder unterschiedlichen Darstellungsarten konfrontiert werden, oder im Büro mit Anhängen, die auf „neu“, „neuer“, „am neuesten“ o.ä. enden? Nutzen Sie Ihre Zeit für die Lösung echter Probleme, Bauprojekte halten genug davon bereit.
Letztlich kommt es allen Beteiligten, auch Ihrem Unternehmen, zugute, wenn im komplexen Baualltag durch eine selbst auferlegte und in Gewohnheit übergegangene Disziplin alle Tätigkeiten in einer immer konstant guten Qualität erledigt werden. Gerade für kleinere Bauunternehmen und Planungsbüros ist dies entscheidend, denn mehr Effizienz macht sich bei kleineren Unternehmen direkt wirtschaftlich bemerkbar.
Die Gewinnspanne ist für viele an einem Bauprojekt beteiligte Unternehmen nicht sehr groß. Je mehr die Desorganisation zum Zeitfresser wird, desto schlechter ist es am Ende des Tages für das Unternehmen.
Führen Sie ein Qualitätsmanagement für das Datenmanagement und die Datensicherung ein
Ein wichtiges Thema ist mit zunehmender Digitalisierung der Umgang mit Daten. Sie haben Dateien auf Ihrer Festplatte, und die steht bei Ihnen zu Hause im Homeoffice? Oder landen Dokumente im Büro und es gibt keine verbindliche Regelung, wie und wo sie digital für alle verfügbar gemacht werden, so dass auch dezentral arbeitende Mitarbeiter Zugriff haben? In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass Dateien lokal auf den Rechnern von Mitarbeitern gespeichert sind. Das ist zwar bequem, aber nicht empfehlenswert. Es macht eine gute Zusammenarbeit unmöglich, weil Kollegen nicht darauf zugreifen können. Aber auch ein zentraler Speicherort ist nicht automatisch besser. Wenn die Ordnerstruktur auf dem Server nur der Logik einzelner Mitarbeiter folgt und auch noch in jeder Abteilung anders angelegt ist, führt eine Suche nach Dateien – vor allem nach den aktuellsten Versionen – auch schnell ins Leere. Eine standardisierte Ablage ist in vielen Fällen essenziell, bei unerwarteten Ausfällen von Mitarbeitern, aber auch in der Zusammenarbeit.
Nicht nur die Ablage, sondern auch die Sicherung der Daten sollte standardisiert erfolgen. Ihre Daten sind Ihr Kapital und Sie sollten sicherstellen, dass sie Ihnen nicht verloren gehen. Abgesehen davon, dass Sie über ein Backup verfügen, hat das Standardisieren der Datensicherung einen weiteren Vorteil für Sie: Sie müssen sich beim Erstellen des QM-Handbuchs gründlich mit dem Thema auseinandersetzen. Das hat schon in einigen Unternehmen zu Tage gebracht, dass Sicherungen gar nicht erst erstellt werden oder mit dem Mitarbeitenden und dem Firmenwagen zum Einkaufen fahren.
Ein QM-System verhilft Ihnen zu einem guten Renomee
Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, die Zufriedenheit Ihrer Auftraggeber, Zulieferer oder Nachunternehmer zu messen? Eines der Ziele des QM ist das Erreichen und Verbessern der Zufriedenheit der Kunden und aller mit dem Betrieb im Zusammenhang stehenden Beteiligten. Darum ist sie auch ein wichtiger Bestandteil des QM-Handbuchs. Nur mit einer standardisierten Erfassung und Auswertung der Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit und Ihrem Unternehmen bekommen Sie eine belastbare Basis, aufgrund der Sie Ihr Unternehmen optimieren können.
Ein klarer Vorteil für Sie im Wettbewerb, wenn Sie mit einem QM-Handbuch anstelle einer Hochglanzbroschüre belegen können, dass Sie sich stetig verbessern.
Spezielle Bausoftware unterstützt das Qualitätsmanagement
Eine spezielle Bausoftware kann das QM sinnvoll unterstützen. Automatisierte Prozesse für das Nachunternehmermanagement und die Rechnungslegung, eine Stammdatenbank, eine integrierte Dokumentenverwaltung, eine systemseitige Prüfung Ihrer Kalkulation oder des LV auf Rechts- und Regelkonformität usw. sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Datenkonsistenz. Ein projektbezogener Rechnungsversand direkt aus der Bausoftware über Outlook vermeidet von vornherein eine falsche Ablage.
Mit mobilen Lösungen für die Baustelle, beispielsweise durch Produkte von 123erfasst erfolgen Mängelmanagement, Bautagebuch, Zeiterfassung und Flottenmanagement direkt vor Ort auf der Baustelle und die Datensicherung geschieht automatisch. Die Information wird in die App eingegeben oder fotografiert und ist sofort einer Baustelle zugewiesen. Alle QM-relevanten Informationen wie z.B. eine Zeitmarke, Witterungsverhältnisse oder Ortung sind automatisch dokumentiert und zuverlässig im richtigen Projekt verortet.
Branchenspezifische QM-Systeme helfen bei der Implementierung
Mit Planer am Bau haben die langjährig in der Baubranche beratend tätigen Bauingenieure Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng und Dr.-Ing. Knut Marhold im Jahr 2006 ein spezielles QM-System für Planungsbüros aller Baufachdisziplinen entwickelt. Im Gegensatz zur üblicherweise in der Industrie angewendeten ISO 9001 ist das QM-System Planer am Bau weniger starr und speziell auf den Planungsprozess ausgerichtet.
Mit dem „QualitätsZertifikat Planer am Bau“ dokumentieren die Planungsbüros ihr Qualitätsbewusstsein und das Einhalten ihrer QM-Standards, mit dem Gütesiegel „QualitätsStandard Planer am Bau“ die Zertifizierung durch den TÜV Rheinland. Der Erhalt des Zertifikats setzt überdurchschnittliche Leistungsfähigkeit und großes Engagement voraus und wird dadurch zu Recht auch von öffentlichen Auftraggebern bei Bauauftragsvergaben anerkannt.
Wer noch nicht davon überzeugt ist, dass sich ein QM-System wirklich für alle Unternehmen lohnt, sollte sich das Video von Planer am Bau ansehen und sich danach fragen, ob es nicht doch Zeit ist, diese Meinung nochmal zu überdenken.
Keine Neuigkeiten mehr verpassen – der Know-How Alarm per E-Mail
Möchten Sie mit uns Vordenker sein und regelmäßig über aktuelle Trendthemen rund um die Baubranche und NEVARIS Softwarelösungen informiert werden? Dann ist unser Newsletter genau das Richtige für Sie.
Bildnachweise: wera Rodsawang/Moment via Getty Images; Tinpixels/E+ via Getty Images.
