XRechnung: So gelingt die elektronische Rechnungsstellung im Baugewerbe

Ab Januar 2025 wird die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland zur Pflicht – eine entscheidende Neuerung auch für die Baubranche. Hier erfahren Sie, warum die XRechnung den neuen Standard für digitale Rechnungen darstellt, wie Sie dadurch Zeit und Kosten sparen und welche Tools bei der Erstellung und dem Versand unterstützen.

Was ist eine XRechnung? Definition & begriffliche Abgrenzung

Die europäische Richtlinie 204/55/EU definiert eine elektronische Rechnung als Dokument, das in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch ermöglicht es eine automatische, elektronische Verarbeitung.

In Deutschland wurde dafür die XRechnung als Standard für die öffentliche Verwaltung entwickelt und im Juni 2017 eingeführt. Sie ähnelt einer XML-Datei und lässt sich problemlos über verschiedene Schnittstellen übertragen. Die XRechnung ist kostenfrei und kann einfach in bestehende Firmensoftware integriert werden. Der gesamte Rechnungsprozess läuft sowohl beim Rechnungssteller als auch beim Empfänger vollständig digital und papierlos ab.

Unterschied E-Rechnung und XRechnung

Der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung liegt in ihrer Spezifikation: Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff für elektronische Rechnungen nach EU-Norm. Die XRechnung wiederum ist eine spezifische deutsche Ausprägung dieses Formats, die sich an die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung richtet. Während die E-Rechnung verschiedene Standards umfasst, ist die XRechnung speziell auf maschinelle Verarbeitung und die Nutzung im öffentlichen Sektor ausgelegt.

Unterschied XRechnung und ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es enthält sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare PDF-Komponente (PDF/A-3). Im Gegensatz dazu ist die XRechnung ein reines XML-Format, das speziell für den Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. Während XRechnung die Syntaxen UB und CII unterstützt, nutzt ZUGFeRD ausschließlich CII und ist vor allem im B2B-Bereich verbreitet.

XRechnung Pflicht ab 2025: Alle Fristen im Überblick

Im Jahr 2025 wird die elektronische Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland zur Pflicht. Grundlage für diese Verpflichtung ist das Wachstumschancengesetz, das die Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) neu regelt. Die XRechnung spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht und häufig als Standardformat für die E-Rechnung verwendet wird. Neben der XRechnung sind jedoch auch andere Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.2.0 zulässig, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Da Unternehmen durch die Umstellung umfangreiche Änderungen beim Ausstellen und Empfangen von XRechnungen erwarten, werden im Folgenden die wesentlichen Punkte der neuen Verpflichtung, wie Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmen, näher erläutert. Weitere Einzelheiten über die Einführung der E-Rechnung und die Rolle der XRechnung erfahren Sie im ausführlichen BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) zu erstellen und zu empfangen. Eine E-Rechnung ist laut Gesetzgeber eine Rechnung, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Klassische Rechnungen im PDF- oder Papierformat, die nicht der oben genannten Norm entsprechen, gelten dann als „sonstige Rechnungen“ und dürfen nur noch in Ausnahmefällen verwendet werden. Dazu zählen auch alle unstrukturierten elektronischen Dateien wie zum Beispiel PDF-Dateien ohne eingebettete Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.

Wer ist betroffen?

Die neue E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen in Deutschland, die steuerpflichtige Leistungen und Lieferungen im Inland an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Dies schließt auch Kleinunternehmer ein, die spätestens ab 2028 ebenfalls zur E-Rechnung verpflichtet sind.

Umsätze an Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Geschäfte sind von dieser Pflicht ausgenommen. Außerdem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und steuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG von der Pflicht befreit.

Ab wann gilt die Verpflichtung?

Die allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Auch wenn dies zunächst nur für B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands gilt, sollte jede Firma auf diese Änderung vorbereitet sein.

Welche Übergangsfristen gibt es?

Der Umsetzungsaufwand der XRechnungspflicht ist für Unternehmen sehr hoch. Um den Übergang zu erleichtern, hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen:

• 2025-2026: Unternehmen dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen senden, solange der Empfänger einverstanden ist.
• Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt vollständig. Alle Rechnungen im B2B-Bereich müssen dann als XRechnung ausgestellt werden.

Welche Anforderungen gelten an die Aufbewahrung?

Für XRechnungen gelten weiterhin die allgemeinen Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren. Die XRechnung muss im originalen elektronischen Format (XML) gespeichert und unveränderlich archiviert werden, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Ist eine zusätzliche PDF-Darstellung vorhanden, muss dennoch die XRechnung im XML-Format aufbewahrt werden, da nur dieser Teil maschinell auswertbar ist.

Wie funktioniert die XRechnung am Bau?

Im Bauwesen gehören Projekte mit öffentlichen Auftraggebern oft zum Tagesgeschäft. Da die XRechnung in Deutschland für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen bereits Pflicht ist und bald auch für alle B2B-Geschäfte vorgeschrieben wird, gewinnt sie für die Bauwirtschaft zunehmend an Bedeutung. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine XRechnung in der Praxis aussieht und was es bei der Verarbeitung und dem Versand zu beachten gilt.

XRechnung Format

Die XRechnung basiert auf der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache), die im allgemeinen Sprachgebrauch meist als XML abgekürzt wird. Das XML-Format ist speziell für die maschinelle Lesbarkeit und automatisierte Verarbeitung ausgelegt. Die XRechnung wurde von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) entwickelt, um die europäische Norm EN 16931 für die Rechnungslegung umzusetzen. Daher werden die Begriffe „XML-Rechnung“ und „XRechnung“ oft synonym verwendet.

Die Norm EN 16931 wurde 2017 als gemeinsamer Standard für elektronische Rechnungen in der EU festgelegt. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung überall in Europa verstanden und verarbeitet werden kann, lässt den Ländern aber Spielraum für eigene Anpassungen. Deutschland hat diese Norm in die XRechnung übersetzt. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse und Vorschriften der deutschen Verwaltung zugeschnitten.

XRechnung Beispiel

Eine XRechnung ist nach einem festgelegten Standard aufgebaut und enthält alle wichtigen Daten, die für die Verarbeitung einer Rechnung erforderlich sind. Welche Informationen eine XRechnung enthalten muss, ist ebenfalls durch die EN 16931 festgelegt. Hierzu gehören:

• Angaben zum Rechnungsersteller: Dazu gehören der Name, die Anschrift und die Umsatzsteuer-ID des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt. Auch Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer sind meist enthalten.
• Angaben zum Rechnungsempfänger: Der Name und die Adresse des Empfängers sind grundlegende Informationen. Falls die Rechnung an eine öffentliche Einrichtung geschickt wird, muss zusätzlich die Leitweg-ID angegeben werden, damit die Rechnung korrekt zugeordnet werden kann.
• Rechnungsdetails: Dazu zählen die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Rechnungspositionen. Außerdem muss der gesamte Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer und Steuersatz ersichtlich sein.
• Zahlungsinformationen: Die Bankverbindung des Rechnungserstellers, das Zahlungsziel und eventuelle Konditionen wie Rabatte oder Anzahlungen sind ebenfalls Bestandteil der XRechnung.
• Referenzen und Verknüpfungen: Die XRechnung enthält meist auch Referenznummern wie Vertrags-, Bestell- oder Auftragsnummern. Das erleichtert die Zuordnung zu einem bestimmten Projekt oder Auftrag.

Inhaltlich gibt es also keine großen Unterschiede zu einer „normalen“ Rechnung. Das XML-Format sorgt jedoch dafür, dass die XRechnung sich optisch stark von herkömmlichen Rechnungen abhebt.

Wie wird die XRechnung versendet?

Der Versand und die Zustellung der XRechnung erfolgt in einem strukturierten, elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Dabei stehen Unternehmen verschiedene Übertragungswege zur Verfügung, die technisch und rechtlich zulässig sind. Dazu gehören unter anderem:

• Der Versand per E-Mail,
• die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen oder
• die Nutzung von Online-Portalen.

Der Empfänger wiederum benötigt ein System, das in der Lage ist, die XRechnung im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. In den meisten Fällen ist ein einfaches E-Mail-Postfach hierfür bereits ausreichend.

Wie Sie eine XRechnung öffnen

Um eine XRechnung zu öffnen, benötigen Sie einen XML-Viewer oder eine Software, die in der Lage ist, das XML-Format zu verarbeiten. Viele Unternehmen integrieren die XRechnung-Visualisierung direkt in ihr ERP-System. Diese Systeme wandeln die XML-Daten automatisch in ein benutzerfreundliches Format um, das die relevanten Rechnungsdaten strukturiert und leicht verständlich darstellt.

Auch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bietet eine spezielle Visualisierungskomponente für XRechnungen an. Diese Komponente lässt sich in bestehende Systeme integrieren und steht auch im XRechnung-GitHub öffentlich zur Verfügung.

Wenn eine automatische Verarbeitung nicht möglich ist, hilft eine separate Anzeige-Software, mögliche Fehler schneller zu erkennen. Auch für den Rechnungssteller ist die Visualisierung wichtig, um die XRechnung vor dem Versand zu überprüfen – entweder direkt im eigenen System oder mithilfe einer speziellen Anzeige-Software. Auf diese Weise kann die Rechnung sowohl maschinell verarbeitet als auch vom Menschen gelesen werden.

XRechnung erstellen für Bauprojekte: Diese Möglichkeiten gibt es

Wenn Sie XRechnungen für Ihre Bauprojekte erstellen möchten, stehen Ihnen diese drei Optionen zur Verfügung:

1. Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme: Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme sind heute bereits mit der Funktion ausgestattet, XRechnungen zu erstellen. Diese XRechnungs-Programme bieten den Vorteil, dass sie alle Pflichtfelder abdecken und auch die Speicherung und Verwaltung der Rechnungen erleichtern. Eine solche XRechnungs-Software ist besonders geeignet, wenn Sie regelmäßig Rechnungen erstellen und ein effizientes System für Buchhaltung und Mahnwesen benötigen.

2. Online-Generatoren für XRechnungen: Wenn Sie eine XRechnung online erstellen möchten, stellen XRechnungs-Generatoren eine einfache Lösung dar. Auf diesen Plattformen tragen Sie alle relevanten Daten in eine Maske ein und erhalten eine fertige XRechnung im XML-Format. Diese Tools sind meist kostenfrei oder günstig erhältlich und ideal, wenn keine umfassende Buchhaltungssoftware erforderlich ist. Der Nachteil ist, dass die Daten manuell eingegeben werden müssen und oft keine Speicher- oder Archivierungsfunktionen integriert sind.

3. Cloudbasierte Lösungen und spezialisierte Anbieter: Einige Cloud-Anbieter und spezialisierte Rechnungsprogramme unterstützen die XRechnung und bieten Ihnen die Möglichkeit, von überall darauf zuzugreifen. Besonders für Unternehmen, die ortsunabhängig arbeiten oder zahlreiche Rechnungen für verschiedene Projekte erstellen, sind solche Lösungen nützlich. Viele dieser XRechnungs-Programme bieten zusätzliche Funktionen wie Vorlagen, automatische Steuerberechnungen und die Integration in bestehende ERP-Systeme.

So profitieren Sie von der XRechnung im Bauwesen

Die XRechnung als neuer Standard für die Baubranche

Die kommende XRechnungspflicht betrifft auch die Baubranche, die regelmäßig Bauvorhaben für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber realisiert. Entscheidend bei der XRechnung ist das richtige Format: Sie basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm legt fest, wie Rechnungsdaten aufgebaut sein müssen, um eine einheitliche und maschinelle Verarbeitung in ganz Europa zu ermöglichen.

Diese standardisierte Struktur erlaubt es, XRechnungen automatisiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme einzulesen und weiterzuverarbeiten. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Für die Baubranche bietet die XRechnung eine zukunftssichere Lösung, um Rechnungen rechtssicher und effizient abzuwickeln.

Die fortschreitendende Digitalisierung im Baugewerbe betrifft allerdings nicht nur die Rechnungsstellung. Von der Kostenplanung über die Bauausführung bis hin zur Projektverwaltung: Immer mehr Arbeitsschritte werden heutzutage digital abgebildet und so effizienter gestaltet. Unsere Bausoftware unterstützt Sie bei diesem Prozess. Sie bietet Ihnen eine zentrale Plattform für Planung, Kommunikation und Kontrolle. So behalten Sie stets den Überblick über Kosten, Termine und Fortschritte und sind in der Lage flexibel auf Änderungen zu reagieren.

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