Kalkulatorenfrust – wie die richtige Software helfen kann

 

Übersicht behalten bei komplexen Projekten, Eigenanteil auf Knopfdruck und alles immer normgerecht. Den Job-Alltag eines Kalkulators kennt Stefan Pernet, Consultant bei NEVARIS. Ohne Kalkulatoren kein Bauvorhaben. Das ausgepreiste Leistungsverzeichnis, das sie erstellen, ist die Basis für jedes Projekt. Dafür braucht es jede Menge Erfahrung.

 

Die Arbeit von Kalkulatoren ist äußerst anspruchsvoll – besonders, wenn sich die Rahmenbedingungen und Normen ändern. Bauspezifische Software kann dabei helfen, bestehende Vorgaben effizienter umzusetzen. Die tägliche Arbeit von Kalkulatoren – oder Kalkulanten, wie sie in Österreich heißen – zeigt, dass bei der Digitalisierung der Baubranche noch ein Weg zu gehen ist. Kalkulatoren haben bisher wenige Berührungspunkte mit IT, einmal abgesehen von der Software, mit der sie ihre Kalkulation durchführen. Eigentlich unverständlich, denn der Prozess ist zwar gelernt, aber oft mühsam.

 

Vielfach arbeiten Kalkulatoren noch mit Papiermodellen. Ein DIN-A0-Plan ist 1,20 Meter breit und 90 Zentimeter hoch – wenn man ihn auf einen 24-Zoll-Bildschirm bringt, ist die Ansicht schon sehr klein. Es gibt Programme, die den Alltag von Kalkulatoren erleichtern – von einfachen Anwendungen bis hin zu Building Information Modeling, kurz BIM, bei dem alle Akteure in Echtzeit auf dieselbe Information zugreifen können. Wer im BIM-Modell arbeitet, hat den Überblick. Aber BIM muss von vielen Beteiligten erst noch wirklich gelebt werden. Dabei kann die passende bauspezifische Software Kalkulatoren unterstützen, bestehende Vorgaben ihrer hoch spezialisierten Arbeit einfacher umzusetzen.

 


 

Eine tägliche Herausforderung für Kalkulatoren:
Projekte sind in der Regel wesentlich komplexer, als auf dem Plan erkennbar ist.

 


 

Komplexe Baustellen: herausfordernd für Kalkulatoren bei der Erstellung des ausgepreisten Leistungsverzeichnisses

Ein Beispiel: Ein Kran innerhalb des Rohbaus wächst zunächst mit der Baustelle mit, bis er schließlich abgebaut wird, damit die Geschossdecken und das Dach geschlossen werden können. Der Kran ist meist in der Einreichplanung nicht enthalten. Daher entsprechen die Leistungsverzeichnisse oft nicht zu 100 Prozent dem Plan. Diese Komplexität ist ein Grund, warum Objekte schließlich teurer werden können als gedacht.

Ein erfahrener Kalkulator kennt diese Bauprozesse zwar sehr genau und erstellt ein entsprechendes ausgepreistes Leistungsverzeichnis – auch wenn die Arbeitsweise sich nicht immer in allen Einzelschritten modellieren oder darstellen lässt. Der Kalkulator muss sie im Kopf haben, damit keine nachträglichen Kosten entstehen.

 

Gemeinkosten auf Leistungsverzeichnis verteilen

Auch Gemeinkosten lassen sich nicht modellieren. Sie müssen zusätzlich zu den Positionen des Leistungsverzeichnisses einkalkuliert werden. Die Höhe der Gemeinkosten liegt zwar nicht in der Verantwortung des Kalkulators. Er übernimmt den handwerklichen Teil, doch die Zuständigkeit für das, was eventuell gewinnrelevant ist, übernehmen die Ergebnisverantwortlichen. Eine Software kann hier unterstützen, indem sie die Gemeinkosten auf die Positionen des Leistungsverzeichnisses verteilt.

 

Eigen- oder Fremdleistung berechnen auf Knopfdruck

Nicht alle Leistungen erbringt eine Baufirma immer selbst. Die Standardkalkulationen der NEVARIS Bausoftware sind daher so intelligent aufgebaut, dass sie sowohl als Eigenleistungs- als auch als Fremdleistungskalkulation verwendet werden können. Dazu enthalten die kalkulierten Positionen beispielsweise eine Variable Eigenanteil, über die die Steuerung erfolgt. Eine weitere Möglichkeit der Software sind automatische Erstellungen von Nachunternehmerausschreibungen auf Basis der effizient aufgebauten Standardkalkulationen. Durch intelligente Features wie die vorher genannten Beispiele unterstützt ein Softwareprogramm den Kalkulator. Dies sind wichtige Stellschrauben, die die Arbeit effizienter machen.

 

Nachberechnung und Änderungen leicht möglich

Aktenordner, Kalkulationen Taschenrechner und Laptop auf Schreibtisch

Ein spitzer Bleistift und viel Erfahrung sind für Kalkulatoren unerlässlich.

 

Oft sind während der Angebotsbearbeitung Anpassungen der Kalkulation notwendig. Zum Beispiel, wenn der Kalkulator einen Fehler in der Ausschreibung bemerkt oder vor der Abgabefrist eine technische Adaption des Planes vorgenommen wird, die beispielsweise die Arbeitsweise verändert. In den letzten Jahren ist dies stark in den Fokus gerückt. Ausschreibungen werden kritisch hinterfragt oder etwa unter ökologischen Gesichtspunkten angepasst. Sehr viel liegt dabei am Kalkulator beziehungsweise der Gruppe rund um den Kalkulator, die sich miteinander berät, wie das Projekt noch besser durchzuführen ist.

 


 

Ergänzende Vorschläge sind in den Fokus gerückt, statt nur das Angebot auszupreisen.
Viele Unternehmen bieten zusätzlich zum gefragten Angebot auch Alternativen oder Varianten an.

 


 

Normen regeln die Kalkulation

Die formalen Vorgaben an Kalkulatoren sind sehr umfassend und präzise, denn die Kalkulation für Bauprojekte ist durch entsprechende nationale Normen geregelt. Leistungsverzeichnisse für die Bauausführung werden entsprechend der Normen klassifiziert und strukturiert.

Der Vorteil: Angebote lassen sich vergleichen, Durchlaufzeiten werden verkürzt, Prozesse optimiert. Fehler bei der Erfassung entfallen außerdem, weil der Ausschreiber einen Leistungsverzeichnis-Datenträger erzeugt, den er Baufirmen in der vorgegebenen Norm übersendet. Die Software, die den GAEB-Datenträger oder ÖNORM A2063:2015 erkennt, liest diesen entsprechend der jeweiligen Norm ein.

 

Die Software muss kompatibel mit den geltenden Normen sein

Die geltenden Normen regeln den Aufbau der Kalkulation sowie die Darstellung der Preisermittlung mit Kalkulationsformblättern. Die Softwarelösung muss daher immer mit der geltenden Norm kompatibel sein – in Österreich derzeit [Stand 2020] mit der neuen österreichischen ÖNORM B 2061:2020. Die alte ÖNORM B2063, die 2009 für ungültig erklärt worden ist, wird in Österreich aber gerade von privaten Ausschreibern noch immer verwendet. Das bedeutet, dass die Software auch eine Norm unterstützen muss, die schon mehr als 10 Jahren nicht mehr gültig ist.

 

Allerdings: Lediglich das Ergebnis der Kalkulation mit Einheitspreisen und Gesamtpreis muss der Norm entsprechen, etwa bei den Rundungsvorschriften. Die eigentliche Kalkulation unterliegt keiner Norm. Sie ist normen-unabhängig, daher kann dieselbe Kalkulation sowohl bei GAEB- als auch bei ÖNORM-Projekten verwendet werden. Auch hier kann sich der Kalkulator von der Software unterstützen lassen: Wird beispielsweise ein GAEB-Datenträger eingelesen, wird die Software nur einen entsprechenden GAEB-Datenträger ausgeben.

 

Fazit:

Für Projektarbeit mit vielen Beteiligten ist eine passende Software unentbehrlich. Alle Projektbeteiligten können dann beispielsweise am selben Projekt arbeiten, ganz gleich, wo sie sich physisch aufhalten. Technische Hilfsmittel und digitale Eingabegeräte werden künftig noch viel mehr zum Einsatz kommen, weil sie auch den Kalkulator unterstützen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens gar keine Rolle.

Sich in digitale Prozesse einzuarbeiten, lohnt sich für Kalkulatoren, denn am Ende des Tages sind sie verantwortlich für die Kalkulation der direkten Kosten eines Projektes. Eine bauspezifische Software kann sie hier wesentlich unterstützen. Damit läuft die digitale Transformation am Ende viel leichter als zunächst gedacht und unterstützt Kalkulatoren bei ihrer anspruchsvollen und verantwortungsvollen Arbeit.

 


 

Damit läuft die digitale Transformation am Ende viel leichter als zunächst gedacht und unterstützt Kalkulatoren bei ihrer anspruchsvollen und verantwortungsvollen Arbeit.

 


 

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