Unser DMS-Experte Thorsten Sprenger hat sich für Sie mit vier wichtigen Fragen zum Thema Dokumentenmanagementsystem auseinandergesetzt. Lesen Sie nachfolgend seine Antworten.
Revisionssicher zum papierlosen Büro mit NEVARIS DMS
1. Welchen Mehrwert liefert ein DMS-System für das Unternehmen?
Viele denken bei digitalem Dokumentenmanagement an die digitale Ablage. Ein DMS kann aber viel mehr. Der Anwender kann zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus auf alle Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, etc. zugreifen. Die Suche nach Dokumenten kann dabei über vorhandene Metadaten und/oder durch die integrierte Volltextsuche geschehen.
Durch Workflows können Dokumente automatisch an zuständige Mitarbeiter zu weiteren Bearbeitung verteilt werden. Die elektronische Ablage schützt darüber hinaus vor Datenverlust. Und der wohl wichtigste Punkt: Unternehmen sind auf der sicheren Seite, wenn es um die Vorschriften der Finanzbehörden geht.
2. Welchen Einfluss hat das DMS auf die typischen internen Abläufe der Buchhaltung sowie auf die Arbeitsabläufe auf den Baustellen?
Verpasste Skontofristen, nicht rechtzeitig ausgeglichene Rechnungen oder Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Durch die Freiformerkennung sind fehleranfällige, manuelle Eingaben nicht mehr nötig. Ein DMS-System warnt außerdem bei entscheidungsreifen Unterlagen, automatisiert und verkürzt die Bearbeitungsdauer von Dokumenten und senkt die Kosten durch Begrenzung der Anzahl herkömmlicher Papierdokumente. Aber nicht nur das Büro profitiert von einem DMS. Auch auf Baustellen können Bauleiter bspw. Rechnungen durch die mobile Integration in Sekundenschnelle prüfen und freigeben und sich dann wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
3. Wie unterstützt ein DMS bei Betriebsprüfungen / steuerlichen Prüfungen? Kann ein DMS auch bei der Bau-arge unterstützen?
Stundenlanges Vorbereiten auf eine anstehende Betriebsprüfung muss nicht mehr sein. Mit wenigen Klicks können Unternehmen die gewünschten Daten und Informationen beschaffen. Wer seine elektronischen Belege in einer GoBD-konformen Umgebung archiviert, hat bei einer Betriebsprüfung in formaler Hinsicht somit nichts mehr zu befürchten.
In Arbeitsgemeinschaften gibt es immer ein Unternehmen, das kaufmännisch „den Hut aufhat“. Dieses muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten bei Bedarf auf projektrelevante Dokumente zugreifen können. Hier unterstützt das DMS insbesondere, weil ein entsprechendes „selbsttragendes Archiv“ in einem Datencontainer offline oder online kosten- und lizenzfrei bereitgestellt werden kann.
4. Wie läuft die Einführung eines DMS ab?
Vor jeder neuen Einführung sollten zunächst die beteiligten Mitarbeiter und Organisationen ins Boot geholt und bestehende Zweifel ausgeräumt werden. Meistens wird für die Einführung eines DMS-Systems eine Person auserkoren, die sich verantwortlich darum kümmert. Auch hier gilt: Planung ist das A&O. Ist das Unternehmen gut vorbereitet und liegen am Tag der Implementierung alle relevanten Ordner, Belege sowie die internen Abläufe vor, kann die Einführung oft innerhalb eines Monats abgeschlossen sein.
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