Pflicht bei öffentlichen Bauaufträgen

Die elektronische Rechnung wir ab 27. November 2020 Pflicht

Es ist Zeit, sich von der Papierrechnung zu verabschieden: Ab dem 27.11.2020 dürfen Unternehmen in Deutschland und Europa an öffentliche Auftraggeber grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen in bestimmtem Format versenden. Betroffen von der neuen Regelung sind also auch Betriebe, die für Bund, Länder oder Kommunen planen und bauen. Das jetzt gesetzlich vorgeschriebene E-Invoicing ist ein weiterer Schritt der Baubranche in Richtung Digitalisierung – und keiner, den man unterschätzen sollte, denn er wird weitere nach sich ziehen.

Die Rechnungsstellung in der Baubranche verändert sich grundlegend. Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU müssen bereits seit dem 18. April 2020 alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Grundlagen hierfür hat die Bundesregierung im September 2017 mit der E-Rechnungs-Verordnung gelegt. Im Zuge der Umsetzung ihrer Vorgaben wurde das neue Datenaustauschformat XRechnung entwickelt.

Unternehmen, die keine spezielle IT-Lösung für die neue elektronische Rechnungsstellung haben, sind nicht per se von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen. In vielen Bundesländern können Rechnungssteller ihre Rechnungen über ein Web-Portal generieren und versenden. Trotzdem gibt es gute Gründe, in eine Software-Lösung zu investieren: Die Abwicklung über das Webportal ist umständlich, sie kann je nach Umfang des Auftrags bis zu zwei Stunden pro Rechnung in Anspruch nehmen. Ohne entsprechende Buchhaltungs-Software gerät man schnell in eine nervtötende Rechnungsbürokratie, außerdem ist die Anfälligkeit für Übertragungsfehler hoch. Hinzu kommt, dass diese externe Lösung noch nicht in allen Bundesländern möglich ist. Im Freistaat Bayern zum Beispiel steht die Einrichtung eines zentralen Verwaltungsportals noch in den Sternen.

Zukünftig wird auch der Prüfprozess digital

Aktuell müssen bei Bauaufträgen der öffentlichen Hand nur der elektronische Empfang und Versand von Rechnungsdokumenten gewährleistet sein. Die zur Rechnung gehörenden Belege und Unterlagen wie etwa CAD-Pläne können im Rahmen einer Compliance-Lösung vorerst weiterhin in Papierform oder in digitaler Form per E-Mail übermittelt werden. Die Prüfung der Baurechnung kann also auch im etablierten Papierprozess vorgenommen werden (Ausnahmen bestätigen hier jedoch die Regel). Als Übergang zu einer ganzheitlichen Lösung sollen allerdings im nächsten Schritt auch der Prüfprozess digitalisiert, also analog eingehende Dokumente gescannt und in den digitalen Prozess integriert werden. Sobald die Digitalisierung der Dokumente gewährleistet ist, kann dann schließlich die Automatisierung des Prüfprozesses von Baurechnungen angegangen werden.

Die Digitalisierung in der Bauwirtschaft nimmt Fahrt auf

Das heißt, die Digitalisierung in der Bauwirtschaft, allen voran Bestell- und Rechnungsprozesse, beschleunigt sich. Dabei wirkt die aktuelle Corona-Situation als Katalysator, denn sie hat offengelegt, wie wichtig digitale Geschäftsprozesse für flexible, reibungslose Abläufe sind. Auch ist zu vermuten, dass nicht nur die Öffentliche Hand, sondern zunehmend auch Unternehmen der Privatwirtschaft künftig mehr zum E-Invoicing übergehen werden. Auf kurz oder lang kommen Bauunternehmen, die in die Zukunft denken, um eine Modernisierung ihres Zahlungsverkehrs also nicht herum.

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