9 Merkmale, an denen Sie erkennen, dass Ihre Bausoftware veraltet ist

1. Merkmal: Ihre Software ist nicht BIM-fähig

BIM fordert Aktualität. Nicht nur in der Unternehmensdenke, in den einfließenden Daten und Informationsflüssen, sondern auch in der Software – zum Beispiel durch IFC-Schnittstellen mit Kalkulationsprogrammen. Building Information Modelling ist in Ihrem Bauunternehmen noch Zukunftsmusik? Das ist es heute in der Tat in vielen Bereichen. Aber alle Branchenexperten gehen davon aus, dass sich BIM in den nächsten Jahren etablieren wird.

• Sie sollten handeln, wenn Sie Planungsprozesse in Ihrem Bauunternehmen zukunftssicher aufstellen wollen.

2. Merkmal: Bei öffentlichen Ausschreibungen bieten Sie nicht (mehr) mit

Der Austausch zu öffentlichen Vergabestellen läuft ausschließlich digital genormt. Sowohl vom Bauunternehmen in Richtung öffentliche Stelle als auch umgekehrt. Insbesondere die Rechnungsstellung ist genormt, in diesem Fall über XRechnung. Selbst wenn Ihr Bauunternehmen derzeit nicht für den öffentlichen Sektor tätig ist – oftmals tun sich interessante Ausschreibungen spontan auf, dann sind Sie im Vorteil, wenn Sie schnell reagieren können.

• Sie sollten handeln, wenn Sie mit Ihrem Bauunternehmen an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen möchten.

3. Merkmal: Sie können nicht schnell auf gesetzliche Änderungen reagieren

Die vergangene Mehrwertsteuersenkung hat auf Unternehmensseite deutlich gezeigt, wo sich die Spreu vom Weizen trennt. Etliche Bauunternehmen konnten aufgrund veralteter Software nicht zeitnah auf die Änderung reagieren. Um die Mehrwertsteuersenkung korrekt abzubilden, mussten IT-Dienstleister teilweise mehrere Wochen entwickeln. Kann der Softwareanbieter nicht schnell reagieren, bedeutet das für Sie Mehraufwand. Denn letztendlich heißt das, dass die Arbeit an der IT-Abteilung des Bauunternehmens hängen bleibt.

• Sie sollten handeln, wenn Sie Gesetzesänderungen mit möglichst geringem Aufwand in Prozesse integrieren wollen.

4. Merkmal: Ihre Software hat Sicherheitslücken und hemmt neue technologische Einführungen

Alte Software-Produkte sind oft nicht mehr mit den neuesten Sicherheitsmechanismen und -anforderungen kompatibel. Letztendlich hemmt so ein altes Produkt auch die Einführung neuer Technologien. Die IT-Abteilung muss immer auf die Eigenheiten des alten Programms Rücksicht nehmen. Ganz nebenbei ist eine veraltete Software wie eine Einladung zu Datendiebstahl und Cyberkriminalität.

• Sie sollten handeln, wenn Sie die IT Ihres Bauunternehmens wirkungsvoll vor Kriminalität schützen wollen.

5. Merkmal: Die Wartungskosten sind hoch, der Support wird zunehmend schlechter

Es ist normal, dass im Laufe des Produktzyklus auch die Wartungskosten steigen. Denn auch für den Softwareanbieter wird die Pflege eines alten Produktes deutlich aufwendiger. Die Software wird immer komplexer, die Themenvielfalt wird größer und man braucht auch mehr Experten und Fachleute, was dazu führt, dass der Softwareanbieter Personal aufstockt. Das steigert die Kosten – und die werden an das Bauunternehmen weitergegeben.

Unter diesen Punkt fällt auch der Support. In der Regel nimmt die Supportleistung bei alter Software qualitativ ab – Supportfälle brauchen mehr Zeit in der Bearbeitung. Die Folge sind letztlich höhere Supportkosten.

• Sie sollten handeln, wenn die Wartungskosten für Ihre Bausoftware in keinem akzeptablen Verhältnis zum Nutzen stehen.

6. Merkmal: Sie arbeiten mit einer Vielzahl von Programmen

Die Softwarelandschaft ist in vielen Bauunternehmen über die Jahre gewachsen – ohne strategischen Überbau. Es gab ein Problem, ein Softwareprogramm brachte die Lösung. Über die Jahre hat sich so ein ganzes Konglomerat aus Insellösungen etabliert. Mit dem Ergebnis, dass man für einen Prozess unterschiedliche Softwareprodukte benötigt. Neue Bausoftware arbeitet prozessgetrieben. Das heißt, die Software löst nicht punktuell ein Problem, sondern führt durch den gesamten Arbeitsablauf.

• Sie sollten handeln, wenn Sie heute noch mit vielen unterschiedlichen Programmen arbeiten.

7. Merkmal: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert lange

Ein neuer Mitarbeiter kommt, die Hardware wird bereitgestellt, für die Programme gibt es eine kurze Einweisung. Und dann heißt es in den meisten Fällen ‘learning by doing‘. Erklärt sich ein Programm nicht von selbst, beanspruchen Rückfragen die Arbeitszeit anderer Kollegen oder auch der IT-Abteilung. Gerade jüngere Mitarbeitende sind moderne Produkte gewohnt. Sie bedienen Programme intuitiv und erwarten den Standard der Ausbildung, mindestens aber das Qualitätsniveau, das sie als Privatnutzer haben.

• Sie sollten handeln, wenn sich Ihre Software für neue Mitarbeiter nicht intuitiv erklären lässt und viel Zeit für die Einarbeitung beansprucht.

8. Merkmal: Ihre Software ist nicht mobil

Bauleiter, Bauausführende und auch die Mitarbeiter in der Verwaltung arbeiten noch mit Papier? Das ist ein sicheres Indiz dafür, dass Ihre Software nicht mehr zeitgemäß ist. Informationen, Modelle und Daten sind digital. Und moderne Software ist immer da, wo ich sie brauche. Sodass ich mobil agieren kann und alle Informationen jederzeit abrufbar sind – beim Kunden, auf der Baustelle, im Büro.

• Sie sollten handeln, wenn Ihre Mitarbeiter immer noch überwiegend mit Papier arbeiten und Ihre Software nicht mobil einsetzbar ist.

9. Merkmal: Mäßige Controlling-Funktionen

Wo stehe ich im Projekt? Was habe ich angeboten? Was wurde intern kalkuliert und wie ist der Stand gegenüber der Abrechnung? Je mehr Daten und Informationen ich verarbeite, desto mehr Datenaustausch findet im Controlling statt. Hier entstehen Medienbrüche, die durch neue Software verhindert werden können. Eben weil alles in einem System läuft und das Controlling damit reibungslos auf die Datenmenge zurückgreifen kann.

• Sie sollten handeln, wenn das Controlling in Ihrem Bauunternehmen Sie immer wieder vor Herausforderungen stellt.